Schnellnavigation

Steuerleiste | Navigation | Suche | Inhalt

Suche

Erweiterte Suche Tipps und Tricks

Alle Dokumente

Suchmaske und Trefferliste maximieren
 


Trefferliste

Dokument

  in html speichern drucken pdf Dokument rtf Dokument Ansicht maximierenDokumentansicht maximieren
Vorschrift
Normgeber:Ministerium der Justiz
Aktenzeichen:1454-105.1533/09
Erlassdatum:25.08.2009
Fassung vom:21.11.2018
Gültig ab:01.01.2019
Quelle:Wappen Sachsen-Anhalt
Gliederungs-Nr:1454
Fundstelle:JMBl. LSA. 2009, 1
Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften des Landes Sachsen-Anhalt (Aktenordnung - AktO-oG)

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis


1454



Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften des Landes Sachsen-Anhalt
(Aktenordnung – AktO-oG)



AV des MJ vom 25.8.2009 – 1454-105.1533/09





Fundstelle: JMBl. LSA 2009, S. 1

Zuletzt geändert durch AV vom 21.11.2018 (JMBl. LSA 2018, S. 178)





Bezug:

AV des MJ vom 14.7.1992 (MBl. LSA S. 942), zuletzt geändert durch AV vom 18.5.2009 (JMBl. LSA S. 113)





1.
In der Anlage wird die Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften des Landes Sachsen-Anhalt (Aktenordnung - AktO-oG) bekannt gemacht und für Sachsen-Anhalt in Kraft gesetzt.


2.
Diese AV tritt am 1. 9. 2009 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Bezugs-AV außer Kraft.




Anlage



Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit

und die Staatsanwaltschaften des Landes Sachsen-Anhalt;

(Aktenordnung - AktO-oG)



Inhaltsübersicht



A. Allgemeiner Teil



§

1

Aktenregistrierung im Allgemeinen

§

2

Erfassung von Personen- und Verfahrensdaten im Allgemeinen

§

3

Bildung der Akten

§

4

Aktenzeichen und Aufbewahrung der Akten

§

5

Nachweis des Verbleibs der Eingänge und Akten

§

6

Fristen, Termine, Haftkontrollen

§

7

Rechtskraft der Entscheidungen, Weglegen der Akten

§

8

Registerzeichen AR, Rechts- und Amtshilfe

§

8a

Güterichterverfahren

§

9

Überführungsstücke

§

10



B. Besonderer Teil



I. Amtsgerichte



a) Zivilsachen



§

11

...

§

12

Mahnsachen

§

13

Zivilprozesssachen, Niederlegung von Anwaltsvergleichen

§

13a

Familiensachen




§

14

Vollstreckungssachen des Vollstreckungsgerichts

§

14a

Vollstreckungssachen des Zentralen Vollstreckungsgerichts

§

15

Konkurssachen

§

15a

Insolvenzverfahren

§

16

Vergleichsverfahren zur Abwendung des Konkurses

§

17





b) Strafsachen und Bußgeldsachen



§

18

Register- und Aktenführung

§

19

Abgabe der Akten bei Vollstreckung

§

20

Strafkammer bei dem Amtsgericht





c) Angelegenheiten des Grundbuchs und der öffentlichen Register



§

21

Grundbuchsachen

§

22

Pachtkreditsachen

§

23

Öffentliche Register

§

24

Registerakten

§

24a

Sammelakten





d) Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit im Übrigen



§

25

Urkundssachen

§

26

Schriftgut der Notare, Gerichtsvollzieher und Schiedspersonen

§

27

Erbrechtsangelegenheiten, Verfügungen von Todes wegen

§

28

Nachlass- und Teilungssachen

§

29

Betreuungssachen und betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen

§

29a

Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung oder freiheitsentziehenden Maßnahmen

§

29b

Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen

§

29c





e) Landwirtschaftssachen



§

30

Register und Namenverzeichnis für Landwirtschaftssachen

§

31





f) Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte



§

32

Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte





g) Landwirtschaftliche Entschuldungssachen



§

33

...

§

34

...

§

35

...





h) Erbgesundheitssachen



§

36

...

§

37

...





II. Landgerichte und Oberlandesgericht





a) Zivilsachen



§

38

Erstinstanzliche Prozesssachen des Landgerichts

§

38a

Erstinstanzliche Prozesssachen des Oberlandesgerichts

§

39

Berufungs-, Beschwerde- und sonstige Zivilsachen des Landgerichts und des Oberlandesgerichts

§

39a

Beschwerden und einstweilige Anordnungen in Familiensachen des Oberlandesgerichts

§

40

Besondere Geschäfte des Präsidenten des Land-(Amts-)gerichts und des Präsidenten des Oberlandesgerichts





b) Strafsachen und Bußgeldsachen



§

41

Register, Kalender für Hauptverhandlungen, Aktenkontrolle

§

42

Angelegenheiten der Strafvollstreckungskammer

§

43

Unterrichtung des Haftrichters über Entscheidungen zur Haftfrage





c) Gerichtliche Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Justizverwaltungsakte



§

44

Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte





d) Verwaltungsbeschwerden und Bußgeldsachen des Oberlandesgerichts nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen

(Kartellsachen)



§

44a

Verwaltungsbeschwerden und Bußgeldsachen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen)





e) Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Entscheidungen

der Vergabekammern



§

44b

Entscheidungen des Oberlandesgerichts über die Entscheidungen der Vergabekammern





f) Disziplinarverfahren und berufsgerichtliche Verfahren



§

45

Erstinstanzliche Verfahren

§

45a

Berufungs- und Beschwerdeverfahren





III. Staatsanwaltschaften, Generalstaatsanwaltschaft, Gerichte





a) Zivilsachen und Entschädigungssachen für Strafverfolgungsmaßnahmen



§

46

Zivilsachen

§

46a

Entschädigungssachen für Strafverfolgungsmaßnahmen





b) Strafsachen und Bußgeldsachen



§

47

Staatsanwaltschaft

§

48

Generalstaatsanwaltschaft

§

49

Handakten, Hilfsakten

§

50

Allgemeine Vorschriften

§

51

Zentrale Registerführung

§

51a

Übergangsvorschriften bei Einführung des zentralen Js-Registers





c) Disziplinarverfahren, anwaltsgerichtliche und berufsgerichtliche Verfahren



§

52

Register für Vorverfahren und Handaktenverzeichnis





C. Schlussbestimmungen



§

53

Sprachliche Gleichstellung

§

54

Befugnis für ergänzende Anordnungen





A. Allgemeiner Teil



§ 1
Aktenregistrierung im Allgemeinen



(1) 1Die einzelnen Geschäftsvorgänge werden mit den in der Anlage I aufgeführten Registerzeichen erfasst. 2Ein verfahrenseinleitendes Schriftstück ist grundsätzlich - ausgenommen bei einer durch das Gericht angeordneten Trennung - unter einer Nummer zu registrieren, auch wenn es mehrere Gegenstände oder Anträge umfasst. 3Die zu erfassenden Daten ergeben sich im Einzelnen aus den Listen (Anlage II).



(2) 1Für Angelegenheiten des Grundbuchs und der öffentlichen Register gilt § 4 Abs. 3 und 4.



(3) 1Für Mahnsachen gilt die Sonderregelung in § 12.



(4) 1Die besonderen Bestimmungen, die außerhalb der Aktenordnung über die geschäftliche Behandlung bestimmter Angelegenheiten getroffen sind, bleiben unberührt. Geschäftsvorgänge, die weder in der Aktenordnung noch in sonstigen die Verwaltung des Schriftguts regelnden Vorschriften behandelt sind, werden zu Sammelakten zusammengefasst. 2Sammelakten sind gesondert nach Schriften mit gleicher Aufbewahrungsdauer anzulegen. 3Die Behördenleitung kann über ihre Anlegung nähere Bestimmungen treffen, insbesondere ihre Trennung nach Gruppen von Rechtsangelegenheiten anordnen.



(5) 1Justizverwaltungsangelegenheiten werden nach einem für alle Justizbehörden einheitlichen Generalaktenplan auf Grund besonderer Anweisung geordnet.



(6) 1Die allgemeinen Anordnungen über den Geschäftsbetrieb werden in jeder Abteilung der Geschäftsstelle zu einer oder mehreren Sammelakten zusammengefasst. 2Beim Vorhandensein mehrerer gleichartiger Abteilungen kann die Behördenleitung anordnen, dass nur eine von ihnen diese Sammelakten für die ganze Gruppe zu führen hat. 3Auf die Führung der Sammelakten in Papierform kann auf Anordnung der Behördenleitung verzichtet werden, wenn die allgemeinen Anordnungen über den Geschäftsbetrieb für jede Abteilung der Geschäftsstelle elektronisch verfügbar sind.



(7) 1Personalakten sind getrennt nach Laufbahngruppen zu erfassen; die Nummernfolge ist, soweit sie nicht maschinell vorgegeben ist, durch Listen in einfachster Form sicher zu stellen.





§ 2
Erfassung von Personen- und Verfahrensdaten im Allgemeinen



(1) 1Soweit die Registrierung nicht maschinell erfolgt, werden die Aktenregister in Buchform geführt; bei manueller Registerführung können diese nach Anordnung der Behördenleitung auch in Kartei- oder Loseblattform geführt werden. 2Die Registrierungen und Register sind die Grundlage für die Geschäftsübersichten und die Monatsübersichten bzw. Übersendungsschreiben im Rahmen der Zählkartenerhebung, soweit diese nicht auf Grund von Zählkartenerhebungen erstellt werden.



(2) 1Die Registrierung erfolgt, soweit nichts anderes bestimmt ist, jahrgangsweise und wird mit einer Zusammenstellung der Ergebnisse abgeschlossen; Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. 2Bei maschineller Registrierung sind die Daten so zu erfassen, dass eine Zusammenstellung der Ergebnisse für bestimmte Zeiträume möglich ist. 3Bei der Registrierung von Verfahren, die durch Zählkarten oder Monatsübersichten bzw. Übersendungsschreiben im Rahmen der Zählkartenerhebung erfasst werden, entfällt die Zusammenstellung der Ergebnisse, soweit die Behördenleitung nicht etwas anderes bestimmt. Bei nicht maschineller Registrierung können mehrere Jahrgänge in einem Band vereinigt werden; jedem Jahrgang ist dann die Jahreszahl voranzustellen.



(3) 1Wird zur Registrierung eines früheren Jahrgangs ein Datum erfasst, so ist das Jahr der Erfassung beizufügen. 2Sachen älterer Jahrgänge können bei manueller Registerführung in ein neu anzulegendes Register übertragen werden, wenn die Akten bei Beginn des vierten Jahres nach Ablauf des Eintragungsjahres noch nicht weggelegt sind; die Übertragung ist im alten Register zu vermerken. 3Bei maschineller Registrierung und kalenderjahrgangsweiser Archivierung können, wenn die Daten eines früheren Jahrgangs archiviert werden, die Daten der noch nicht abgeschlossenen Verfahren dem nächsten noch nicht archivierten Jahrgang zugeordnet werden; bei dem archivierten Jahrgang ist dies zu vermerken. 4Die übertragenen Sachen werden in dem neuen Jahrgang den neuen Sachen vorangestellt oder anderweitig besonders kenntlich gemacht. 5Das bisherige Aktenzeichen wird beibehalten. 6 Straf- und Bußgeldsachen, in denen lediglich die Vollstreckung noch nicht erledigt ist, werden nicht übertragen.



(4) 1Die vom Richter oder Staatsanwalt und die vom Rechtspfleger wahrgenommenen Geschäfte werden gleichmäßig registriert, soweit nicht nach Maßgabe der Listen Abweichungen vorgesehen sind.



(5) 1Politische Strafsachen und Pressestrafsachen sind bei ihrer Registrierung durch eine entsprechende Erfassung an der für Bemerkungen vorgesehenen Stelle besonders kenntlich zu machen.



(6) 1Soweit die Angabe von Namen vorgeschrieben ist, ist regelmäßig nur der Familienname zu erfassen; genauere Angaben sind nur da zu machen, wo dies nach Maßgabe der Listen ausdrücklich vorgesehen oder wenn es aus besonderen Gründen geboten ist.



(7) 1Soweit Personendaten nicht maschinell erfasst werden, können die Namenverzeichnisse zu den Aktenregistern und zu den öffentlichen Registern sowie das Eigentümerverzeichnis zum Grundbuch nach Anordnung der Behördenleitung in Karteiform, in Loseblattform oder in Buchform geführt werden. 2Das Namenverzeichnis zum Erbrechtsregister und das Schuldnerverzeichnis sind, soweit Daten nicht maschinell erfasst werden, in Karteiform zu führen. 3Namenverzeichnisse können auf Anordnung der Behördenleitung für alle oder mehrere Abteilungen gemeinschaftlich und auch dann geführt werden, wenn sie nicht ausdrücklich vorgeschrieben sind. 4Die Namen, insbesondere solche, die häufig vorkommen, müssen so genau bezeichnet sein, dass die Brauchbarkeit des Verzeichnisses gewährleistet ist; sämtliche Aktenzeichen sind anzugeben. 5Besteht eine Geschäftsverteilung nach Buchstaben und sind an einer Sache Personen beteiligt, die nach den Anfangsbuchstaben des Namens zur Zuständigkeit einer anderen Abteilung gehören würden, so sind sie auch von dieser Abteilung im Namenverzeichnis zu erfassen.





§ 3
Bildung der Akten



(1) 1Schriftstücke, die die gleiche Angelegenheit betreffen, sind, nach dem Tag des Eingangs geordnet, zu Akten (vgl. Absatz 2) zu vereinigen. 2Sammelakten sind ebenso zu ordnen; sie können auch in der Weise angelegt werden, dass innerhalb eines Bandes mit den zu einer Angelegenheit gehörigen Stücken ein besonderes Heft gebildet wird. 3Schriften, Abbildungen oder Ähnliches, die später zurückzugeben sind oder sich zur Einheftung nicht eignen, sind, soweit nicht ihre Aufbewahrung auf sonstige Art erforderlich ist, in einem einzuheftenden Umschlag aufzubewahren. 4Zustellungsurkunden über Zeugen- und Sachverständigenladungen sowie Zustellungsurkunden in Konkurs-, Insolvenz-, Aufgebots-, Zwangsversteigerungs-, Zwangsverwaltungssachen und ähnlichen Rechtsangelegenheiten können in einem besonderen Heft vereinigt werden, auf das auf dem Aktenumschlag hinzuweisen ist. 5Zustellungsurkunden, die zu den Akten genommen werden, sind, wenn sie zu einer Entscheidung gehören, möglichst unmittelbar hinter der Entscheidung einzuordnen. 6Sämtliche Kostenrechnungen, Beanstandungen der Kostenprüfungsbeamten, Zahlungsanzeigen der Gerichtskasse (Gerichtszahlstelle), Nachrichten der Gerichtskasse über die Sollstellung oder über die Löschung des Kostensolls und Niederschriften über vereinnahmte Sicherheitsleistungen sowie Hinterlegungsquittungen in Zivilprozess-, Strafprozess-, Bußgeld-, Konkurs-, Vergleichs-, Insolvenz-, Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungsverfahren, in Familiensachen, in Vormundschafts-, Betreuungs- und Dauerpflegschaftssachen sowie in Nachlasssachen sind vor dem ersten Aktenblatt einzuheften oder in eine dort einzuheftende Aktentasche lose einzulegen oder, soweit die Akten nicht zu heften sind, unter dem Aktenumschlag lose zu verwahren. 7Das Gleiche kann auch in anderen Verfahren geschehen, wenn dies zweckmäßig erscheint, insbesondere, wenn die Akten umfangreich sind. 8Ist in Strafprozesssachen ein Vollstreckungsheft angelegt, so sind die Kostenrechnungen, Beanstandungen, Zahlungsanzeigen und Nachrichten in diesem entsprechend zu verwahren. 9Auf Anordnung der Behördenleitung kann der Akte in Jugendverfahren und – soweit vorhanden – dem Vollstreckungsheft ein Blatt vorgeheftet werden, auf welchem die Erledigung der nach der MiStra oder der für das Bundeszentralregister zu fertigenden Mitteilungen unter Angabe der jeweiligen Blattzahl für jeden Verurteilten vermerkt ist. 10Entsprechende Mitteilungen können im Fachverfahren besonders kenntlich gemacht werden. 11Aktenbestandteile, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, sind von Beginn an ohne weiteres trennbar von den übrigen Aktenbestandteilen zu verwahren. 12In einem besonderen Umschlag unter dem Aktendeckel, bei umfangreichem Schriftgut gegebenenfalls auch in einer besonderen Aktenhülle, in einem Sonderheft oder in sonstiger geeigneter Weise sind beispielsweise



a)
Auskünfte aus dem Bundeszentralregister, dem Verkehrszentralregister, dem Erziehungsregister und dem Gewerbezentralregister sowie sonstige Mitteilungen dieser Behörden, die Rückschlüsse auf andere Straf- und Bußgeldverfahren des Betroffenen zulassen,


b)
medizinische oder psychologische Gutachten (mit Ausnahme solcher im Sinne des § 256 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 4 StPO), Berichte der Gerichts- und Bewährungshilfe, der Jugendgerichtshilfe sowie anderer sozialer Dienste, Niederschriften über Maßnahmen nach §§ 98a, 100a, 110a und 163f StPO sowie personenbezogene Informationen aus Maßnahmen nach den §§ 100c und 100f Abs. 1 StPO sowie andere Unterlagen, die von dem Staatsanwalt, oder dem Richter besonders gekennzeichnet sind,


zu verwahren; werden die Akten an mit dem Strafverfahren nicht unmittelbar befasste Stellen versandt oder wird diesen Stellen Akteneinsicht gewährt, so ist der nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegende Teil vorher aus den Akten herauszunehmen (Nr. 16 Abs. 2 Satz 2, Nr. 220 Abs. 2 Satz 1 RiStBV), es sei denn, dass der Staatsanwalt oder der Richter die Mitübersendung der zu b) genannten Aktenteile aus den besonderen Gründen des Einzelfalles ausdrücklich anordnet. 13Die von der Mitgabe der Akten an den Verteidiger gemäß § 147 Abs. 4 Satz 1 StPO ausgenommenen Beweismittel sind ebenfalls ohne weiteres trennbar von den übrigen Aktenbestandteilen zu verwahren. 14Wird es notwendig, die vor dem ersten Aktenblatt eingehefteten oder verwahrten Schriftstücke mit Blattzahlen zu versehen, so sind dazu römische Ziffern zu verwenden. 15Auskünfte der Steuerbehörden, die für Zwecke der Gebührenberechnung oder zur Vergütung unrichtiger Eintragungen erteilt werden (z. B. nach § 379 FamFG), sind nicht zu den Verfahrensakten zu nehmen; sie sind unter Verschluss zu halten und dürfen nur von den mit der Registerführung und der Kostenberechnung befassten Beamten eingesehen, anderen behördlichen Stellen oder dem Publikum aber nicht zugänglich gemacht werden.



(2) 1Die Akten werden entweder als feste Akten oder als Blattsammlungen angelegt. 2Ob feste Akten oder Blattsammlungen zu führen sind, richtet sich nach den Angaben in Spalte 6 der Übersicht der Registerzeichen (Anlage I) in Verbindung mit den Vorschriften in Absatz 4 sowie nach den für einzelne Aktenarten in der Aktenordnung sonst noch getroffenen Bestimmungen (z. B. § 4 Abs. 6 Satz 2, § 8 Abs. 4, § 8a Abs. 2). 3Sie sind mit einem Aktenumschlag (Schnellhefter oder Hülle) zu versehen; für Blattsammlungen geringeren Umfangs gilt die Sondervorschrift in Absatz 4 Satz 1. 4Muss ein Aktenumschlag ersetzt werden, so sind alle für das weitere Verfahren nicht entbehrlichen Vermerke auf den neuen Aktenumschlag zu übertragen.



(3) 1Feste Akten werden als geheftete Bände geführt, die als Aktenumschlag einen Aktendeckel erhalten. 2Jeder Band ist mit fortlaufenden Blattzahlen, jeweils beginnend mit 1, zu versehen und soll in der Regel nicht mehr als 250 Blätter umfassen. 3Die Anlegung eines zweiten oder weiteren Bandes ist auf dem geschlossenen Band zu vermerken.



(4) 1Die als Blattsammlungen anzulegenden Akten bedürfen keines Aktenumschlags und keiner Blattzahlen, wenn sie nur ein oder zwei selbständige Schriftstücke enthalten. 2Im Übrigen sind die Blattsammlungen mit einer Blattsammlungshülle als Aktenumschlag und mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen. 3Sie sind zu heften, wenn sie versandt werden sollen oder wenn sie mehr als zehn Eingänge umfassen. 4Die Blattsammlungshülle ist zu verwenden und auch bei dem Anwachsen des einzelnen Aktenstückes beizubehalten, wenn und solange durch sie eine ordnungsgemäße Aktenhaltung gewährleistet ist. 5Andernfalls können feste Akten angelegt werden. 6Akten mit weniger als 50 Blättern sollen jedoch als feste Akten nur angelegt werden, wenn besondere Umstände dies rechtfertigen. 7Feste Akten sind stets anzulegen, sobald in einer Sache ein Rechtsmittel eingelegt ist; die Anlegung obliegt der Geschäftsstelle der unteren Instanz. 8In Strafsachen sind spätestens feste Akten anzulegen, sobald die öffentliche Klage erhoben wird.



(5) 1Auf dem Aktenumschlag bzw. dem Aktenvorblatt sind die Behörde, die Angelegenheit (Parteien, Beschuldigte, Erblasser und dgl.) sowie die Namen der Prozessbevollmächtigten oder der Verteidiger kurz anzugeben; das Aktenzeichen ist zu vermerken. 2Auf der Innenseite des Aktenumschlags oder auf einem Vorblatt der Akten sind die dazugehörigen Gegenstände, wie z. B. Beweis- oder Musterstücke sowie etwa gebildete Sonderhefte, zu denen auch die aus Zustellungsurkunden gebildeten Hefte (Absatz 1 Satz 4) gehören, und die Beiakten zu verzeichnen; für die Überführungsstücke in Straf- und Bußgeldsachen gilt die besondere Regelung in § 9 Abs. 5. 3Haftsachen, Pressestrafsachen, Strafsachen gegen Jugendliche und Heranwachsende und Strafsachen gegen ausländische Staatsangehörige, Sicherungsverfahren und Unterbringungsmaßnahmen in Betreuungssachen sind als solche durch Aufkleben eines farbigen Zettels mit dem Aufdruck „Haft", „Pressestrafsache", „Jugendlich", „Heranwachsender", „Ausländerschutzbestimmungen beachten", „Sicherungsverfahren" bzw. „Unterbringungsmaßnahme“, Strafsachen, die einer beschleunigten Bearbeitung bedürfen, durch Aufkleben eines farbigen Zettels mit dem Aufdruck „Eilsache" oder in anderer Weise auffällig zu kennzeichnen. 4Wegen der Kennzeichnung der Akten für Prüfungszwecke sind die hierzu ergangenen besonderen Vorschriften zu beachten. 5Beiakten, die für längere Zeit einem Aktenstück beigefügt werden, erhalten auf ihrem Aktenumschlag einen die Zugehörigkeit kennzeichnenden Vermerk.



(6) 1Auf jedem Aktenstück ist das Jahr der Weglegung und nach Maßgabe der hierüber geltenden Bestimmungen zu vermerken, ob das Aktenstück dauernd oder bis zu welchem Jahr es aufzubewahren, und auch ob es als archivwürdig anzusehen ist. 2Auf dem Aktenumschlag sind die von der Vernichtung auszuschließenden Blätter, und zwar schon bei ihrem Entstehen, zu bezeichnen. 3Bevor die Weglegung erfolgt, ist dieser Vermerk auf seine Vollständigkeit zu prüfen und mit Datum, Unterschrift und Dienst-/Amtsbezeichnung des verantwortlichen Beschäftigten zu versehen; zu sonstigen Eintragungen darf der für den bezeichneten Vermerk vorgesehene Raum nicht benutzt werden. 4Satz 3 ist nicht anzuwenden in Ermittlungsverfahren der Staatsanwaltschaft, wenn das Verfahren vor Anklageerhebung eingestellt worden ist.



(7) 1Wenn bürgerliche Rechtsstreitigkeiten auf Berufung oder Revision gegen ein Teilurteil bei einem höheren Gericht anhängig werden, das Verfahren im Übrigen aber gleichzeitig in der niederen Instanz fortzusetzen ist, können bei dieser nach Anordnung des Richters (Vorsitzenden) Doppelakten angelegt werden. 2Das Verfahren nach den Doppelakten ist erst auf Anordnung des Richters (Vorsitzenden) in den Hauptakten fortzuführen. 3Die Doppelakten werden nicht mit den Hauptakten vereinigt, ihnen aber nach Beendigung der abgetrennten Führung beigefügt. 4Durch Vermerke auf besonderen Blättern in den Hauptakten und auf ihrem Aktenumschlag muss der Zusammenhang gewahrt werden.



(8) 1Anfragen der Verwaltungsbehörden auf Grund des Gesetzes über Unschädlichkeitszeugnisse sind urschriftlich zu beantworten oder zu Sammelakten zu nehmen und daraus zu erledigen.





Zusatzbestimmungen



1.
1Werden Akten elektronisch geführt, muss die Fachanwendung die Authentizität, Integrität und Vollständigkeit sowie die jederzeitige Benutzbarkeit, Auffindbarkeit und Lesbarkeit der Akte gewährleisten. 2Zur Akte gehören sämtliche Dokumente des zuständigen Gerichts einschließlich der in der Rechtsmittelinstanz oder bei dem Rechtshilfegericht eingehenden und entstehenden Vorgänge. 3Ordnungsmerkmal zur Kennzeichnung der Zugehörigkeit zu einer elektronischen Akte ist das Aktenzeichen. 4Endet die Zuständigkeit des Gerichts, sind die Dokumente zu sperren, sobald das nunmehr zuständige Gericht die Übernahme des Verfahrens angezeigt hat. 5Geht die Zuständigkeit auf ein Gericht über, das die Akten nicht elektronisch führt, ist ein vollständiger beglaubigter Ausdruck der Akte in Papierform zu übersenden. 6In gleicher Weise ist zu verfahren, wenn die Akte vorübergehend einem anderen Gericht als Rechtsmittelinstanz oder Rechtshilfegericht zur Verfügung zu stellen ist, das keinen Zugriff auf die elektronische Akte hat.


2.
Die Übermittlung von Daten ins Ausland, an über- und zwischenstaatliche Stellen oder an nichtöffentliche Stellen im Inland ist mit folgendem Hinweis an den Empfänger zu verbinden:
Die Informationen dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie übermittelt worden sind.


3.
1Bei der Weglegung prüft die Geschäftsstelle, ob bei den in Betracht kommenden Aktengruppen der Vermerk zur Kennzeichnung der Archivwürdigkeit am Kopfe der Vorderseite des Aktenumschlags ausgefüllt ist. 2Wenn dies nicht der Fall ist, regt sie die Prüfung der Archivwürdigkeit bei dem zuständigen Sachbearbeiter an. 3Im Falle der Archivwürdigkeit ist im Register in Spalte „Bemerkungen“ mit Rotstift oder in sonst auffälliger Weise das Wort „Staatsarchiv“ zu vermerken. 4Werden Akten elektronisch geführt, sind die Vermerke im System zu hinterlegen.




§ 4
Aktenzeichen und Aufbewahrung der Akten



(1) 1Jedes Aktenstück erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Schriftstücke zu führen sind. 2Vorgänge der Berufungs- oder Revisionsinstanz oder einer gerichtlichen Beschwerdeinstanz sind jedoch nach Vorschrift der Absätze 5 und 6 zu behandeln. 3Das Aktenzeichen ist zugleich die Geschäftsnummer. 4Ordnungsnummern werden nur in Grundbuchsachen geführt und bilden dort mit dem Aktenzeichen zusammen die Geschäftsnummer (vgl. § 21 Abs. 1 und 2). 5Reicht die Kennzeichnung eines Schriftstücks durch das Aktenzeichen nicht aus (z. B. bei Zustellungen), so ist dem Aktenzeichen die Blattzahl oder ein sonstiger das Schriftstück näher kennzeichnender Zusatz hinzuzufügen. 6Erscheint das Aktenzeichen, wie insbesondere bei Zustellungen, in der Außenanschrift des Schriftstücks, so ist der Zusatz neutral zu fassen.



(2) 1In Rechtssachen wird das Aktenzeichen durch das Registerzeichen, die Nummer der Registrierung und, wenn diese jahrgangsweise erfolgt, unter Beifügung der Jahreszahl gebildet. 2Wo mehrere Abteilungen einer Geschäftsstelle bestehen, ist dem Aktenzeichen die arabische Ziffer der Abteilung voranzustellen. 3Bei Doppelakten (§ 3 Abs. 7) wird dem Aktenzeichen eine II hinzugefügt, z. B. C 427/92 II. 4Sammelakten erhalten ihr besonderes Aktenzeichen nach Vorschrift der Behördenleitung; Satz 2 gilt auch hier.



(3) 1Für Grundakten dient als Aktenzeichen die Bezeichnung des Grundbuchs nach Bezirk und Blatt, nötigenfalls unter der Angabe des Bandes; Bergwerksakten erhalten den Zusatz „Bgw".



(4) 1Bei den Akten zu den öffentlichen Registern und zu dem Register für Pachtkreditsachen bilden die abgekürzte Bezeichnung des Registers und die Eintragungsnummer das Aktenzeichen; bei Güterrechtssachen tritt, sofern das Register in Buchform geführt wird, an die Stelle der Erfassungsnummer die durch mehrere Bände fortlaufende Seitenzahl, und zwar stets die erste, auch wenn die dasselbe Ehepaar betreffenden Eintragungen auf einer späteren Seite fortgesetzt sind. 2Dabei sind die folgenden Abkürzungen zu gebrauchen:



HR

=

Handelsregister (bei Einteilung des Handelsregisters in verschiedene Abteilungen gegebenenfalls unter Bezeichnung der Abteilung,

z. B. HRA = Handelsregisterabteilung A),




PR

=

Partnerschaftsregister,



GR

=

Güterrechtsregister,




VR

=

Vereinsregister,




GnR

=

Genossenschaftsregister,




MR

=

Musterregister




SSR

=

Seeschiffsregister,




BSR

=

Binnenschiffsregister,




SBR

=

Schiffsbauregister,




Pk

=

Register für Pachtkreditsachen.



(5) 1Die in der Berufungs- oder Revisionsinstanz oder in einer gerichtlichen Beschwerdeinstanz entstehenden Vorgänge werden im Allgemeinen den Akten erster Instanz einverleibt, aber unter dem besonderen Aktenzeichen ihrer Instanz geführt; wird hierbei die Anlegung eines neuen Aktenbandes erforderlich, so ist auch der neue Band als Bestandteil der Akten erster Instanz zu behandeln. 2Der Präsident des Oberlandesgerichts kann bestimmen, welche Schriftstücke nicht oder nicht in Urschrift zu den erstinstanzlichen Akten zu nehmen sind; Berufungsurteile in Strafsachen, Versäumnisurteile gegen den Berufungskläger und Anerkenntnisurteile sind jedoch stets in Urschrift zu den Akten der ersten Instanz zu bringen. 3Auf dem Aktenumschlag bzw. dem Aktenvorblatt ist außer dem Aktenzeichen der ersten Instanz das der zweiten und dritten Instanz anzugeben. 4Auf jeder Beschwerde-, Berufungs- oder Revisionsentscheidung ist unter dem Aktenzeichen auch das erstinstanzliche Aktenzeichen anzugeben (Bruchform), z. B.



9 S 12/03

3 C 400/02





(6) 1Die in der Berufungs- oder Revisionsinstanz oder einer gerichtlichen Beschwerdeinstanz in Urschrift oder in Abschrift zurückbehaltenen Schriftstücke sind zu Sammelakten zu nehmen. 2Soweit es sich dabei nicht um Entscheidungen handelt, können die Schriftstücke beim Oberlandesgericht auch auf Anordnung des Senatsvorsitzenden zu Blattsammlungen (Senatsakten) vereinigt werden; solche Blattsammlungen erhalten das Aktenzeichen der Hauptakten in dieser Instanz, bei den erfassten Daten der einschlägigen Registrierung ist ihre Anlegung unter Bemerkungen durch den Zusatz „Bl. S." kenntlich zu machen.



(7) 1In Justizverwaltungssachen bestimmt der Generalaktenplan für sämtliche Behörden einheitliche Aktenzeichen. 2Für Personalakten (§ 1 Abs. 7) gilt Absatz 2 sinngemäß; im Allgemeinen bilden also der Anfangsbuchstabe des Namens und die laufende Nummer das Aktenzeichen.





Zusatzbestimmungen



Sind auf einer Seite des Güterrechtsregisters zwei Ehepaare eingetragen, so gilt als Eintragungsnummer für das zweite Ehepaar die Seitenzahl mit dem Unterscheidungsbuchstaben A.





§ 5
Nachweis des Verbleibs der Eingänge und Akten



(1) 1Die Geschäftsstelle hat den Verbleib der eingegangenen Schriften und der Akten nachzuweisen und muss sich bei ihrer Abgabe, soweit dies nicht durch maschinelle Kontrollfunktionen, Register oder Kalender geschieht, durch Vermerke sichern, so dass sie jederzeit den Verbleib feststellen kann. 2Sofern der Geschäftsgang es zulässt, können bei der Abgabe von Akten innerhalb einer Abteilung die nach Satz 1 erforderlichen Vermerke mit Genehmigung der Behördenleitung unterbleiben. 3Auf Anordnung der Behördenleitung kann der Verbleib der Akten auch durch ein IT-System oder Karteien einfachster Art (Bewegungskarteien) überwacht werden.



(2) 1Ersuchen um Übersendung von Akten legt die Geschäftsstelle mit den angeforderten Akten dem zuständigen Sachbearbeiter zur Entscheidung vor.



(3) 1Werden Akten versandt, so ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Empfängers und des Grundes der Versendung unter Festsetzung einer Vorlegungsfrist anzulegen; das Ersuchen um Übersendung der Akten kann dazu verwendet werden. 2Ist in einer Strafsache ein Urteil ergangen und werden die Strafakten versandt, so ist eine vorhandene überzählige Abschrift des Urteils bei dem Kontrollblatt oder den Handakten (§ 49 Abs. 3) zurückzubehalten. 3Die Kontrollblätter können anstelle der Akten mit gesondert zu erfassenden Fristen oder unter vereinfachter Fristenkontrolle gesammelt aufbewahrt werden; Sammelmappen für Kontrollblätter sind spätestens am Monatsschluss durchzusehen. 4Die bis zur Rückkunft der Akten eingehenden Schriften werden bei dem Kontrollblatt gesammelt. 5DasKontrollblatt kann mit den Angaben nach Satz 1 auch maschinell geführt werden.



(4) 1Die endgültige Abgabe von Akten zu anderen Akten oder an eine andere Abteilung oder eine andere Behörde wird durch einen entsprechenden Vermerk bei den erfassten Daten nachgewiesen; bei endgültiger Abgabe einzelner Schriftstücke ist an ihrer Stelle in die Akten ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das Aktenzeichen und das sachlich Nötige zu vermerken sind, das aber im Übrigen unbeschrieben zu bleiben hat. 2Werden in Mahnsachen Verfahrensdaten nicht gesondert erfasst (§ 12 Abs. 2 Satz 2), so genügt ein Vermerk auf der Sammelmappe. 3Überall, wo die Akten nicht oder nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Erfassung verwahrt oder geführt, sondern anderen Akten einverleibt werden, ist bei den Verfahrensdaten des früher erfassten Verfahrens auf das neue Verfahren zu verweisen. 4Entsprechend ist zu verfahren, wenn spätere Vorgänge zwar neu erfasst, aber bereits bestehenden Akten hinzugefügt werden, z. B. bei der Annahme einer zweiten oder weiteren Verfügung von Todes wegen desselben Erblassers zur besonderen amtlichen Verwahrung.



(5) 1Akten dürfen nicht unter persönlichem Verschluss gehalten werden; abweichende Bestimmungen bleiben unberührt. 2Richter, Beamte und Angestellte dürfen Akten nur mit Wissen des verantwortlichen Geschäftsstellenverwalters aus den Diensträumen entfernen.



(6) 1Sind Akten oder Aktenteile verloren gegangen oder nicht mehr aufzufinden, so ist alsbald dem Sachbearbeiter sowie der Behördenleitung Anzeige zu machen.





§ 6
Fristen, Termine, Haftkontrollen



(1) 1Sämtliche angeordneten oder von Amts wegen zu beachtenden Fristen sind in der Weise zu erfassen, dass die in Liste 2 aufgeführten Daten, sortiert nach Kalendertagen, in Listenform dargestellt werden können. 2Die Möglichkeit zur Darstellung in Listenform ist entbehrlich, wenn durch ein IT-System auf andere Weise sichergestellt ist, dass der Vorgang rechtzeitig vorgelegt bzw. die Aktion, die an den Fristablauf anknüpft, rechtzeitig eingeleitet wird. 3In Ausnahmefällen können auf Anordnung der Behördenleitung Fristen in der Weise überwacht werden, dass die Akten in mehreren, ausschließlich dafür bestimmten Fächern niedergelegt werden; dann bedarf es der Erfassung nach Satz 1 nur, wenn es im Einzelfall angeordnet ist oder wenn die Akten vor Erledigung der Frist aus dem Fristenfach entnommen und nicht alsbald wieder hineingelegt werden. 4Es ist darauf zu achten, dass die Menge der in den Fristenfächern niedergelegten Akten stets in angemessenen Grenzen gehalten wird. 5Auf Anordnung der Behördenleitung kann die Kontrolle der gewöhnlichen kurzen Fristen auch in sonstiger Weise (z. B. bei Hängeregistraturen) geführt werden.



(2) 1Fristen in Haftsachen und in Sachen, in denen die einstweilige Unterbringung des Beschuldigten gemäß § 126a StPO angeordnet ist, sind stets so zu erfassen und bei der Erfassung so zu kennzeichnen, dass sie von sonstigen Fristen unterschieden und, nach Kalendertragen sortiert, in einer gesonderten Liste dargestellt werden können. 2Für jeden Beschuldigten, gegen den ein Haftbefehl, ein Unterbringungsbefehl (§§ 126a, 275a StPO, § 71 Abs. 2, § 72 Abs. 4 JGG) oder ein Unterbringungsbeschluss (§ 81 StPO, §§ 73, 109 JGG) erlassen wird, ist den Akten ein Haftmerkzettel vorzuheften, aus dem die in Liste 53 aufgeführten Daten ersichtlich sind. 3Werden gemäß § 67e StGB Fristen verfügt, um die Dauer der Unterbringung in einem psychiatrischen Krankenhaus, der Sicherungsverwahrung oder der Unterbringung in einer Entziehungsanstalt zu überwachen, so sind sie von der Vollstreckungsbehörde in der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Weise zu erfassen und in der in Satz 1 bezeichneten Weise besonders zu kennzeichnen; ist die Staatsanwaltschaft die Vollstreckungsbehörde, so hat sie auch die Vorlage der Akten an das Gericht zu bewirken.



(3) 1Die Termine für mündliche Verhandlungen in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten und für die Hauptverhandlungen in Strafsachen und Bußgeldsachen sind in der im Besonderen Teil der Aktenordnung bezeichneten Weise zu erfassen, und zwar dergestalt, dass die Daten für jeden Spruchkörper gesondert abgerufen werden können.



(4) 1Füralle Gerichtssitzungen ist ein Terminsverzeichnis dem Gericht vorzulegen und eine Mehrfertigung des Verzeichnisses vor Beginn des ersten Termins an dem Eingang zum Sitzungszimmer und ggf. an der zentralen Informationstafel auszuhängen. 2In das auszuhängende Terminsverzeichnis sind für alle öffentlichen Sitzungen der Terminstag, die Terminsstunde, das Aktenzeichen sowie die Saal- bzw. Raumnummer und, sofern der Richter (Vorsitzende) oder der Rechtspfleger nichts anderes anordnet, die Namen des Vorsitzenden oder des Rechtspflegers, der mitwirkenden Richter einschließlich der Laienrichter, der Verfahrensbeteiligten (ggf. Kurzbezeichnung) und der Verfahrensgegenstand aufzunehmen; in Strafsachen darf die dem Angeklagten zur Last gelegte Straftat nicht vermerkt werden. 3Für Sitzungen, in denen ausschließlich nicht öffentlich zu verhandeln und zu verkünden ist, sind die Namen der Verfahrensbeteiligten und der Verfahrensgegenstand nicht in das auszuhängende Terminsverzeichnis aufzunehmen.



(5) 1Alleübrigen Termine sind in der in Absatz 1 Satz 1 und 2 bezeichneten Weise zu erfassen.



(6) 1Bei jedem Gericht und jeder Staatsanwaltschaft ist eine Liste für die Personen, gegen die eine freiheitsentziehende Maßnahme vollzogen wird, zu führen (Liste 53a). 2Sofern die Liste IT-unterstützt geführt wird, müssen die Daten in Listenform abrufbar sein, und zwar wahlweise sortiert nach laufenden Nummern, Namen oder Terminen. 3Eine nach laufenden Nummern sortierte Liste genügt, wenn darin für jeden Eintrag mindestens drei Haftprüfungstermine dargestellt werden können, es sei denn, die Behördenleitung erachtet das Vorhalten zusätzlicher Listen nach Satz 2 oder Absatz 1 Satz 1 für erforderlich (z. B. weil bei einem großen Anfall von Haftsachen die Überwachung der Haftprüfungstermine anhand der nach laufenden Nummern sortierten Liste nicht in ausreichendem Maße gewährleistet wäre). 4Für Personen, die zur Festnahme ausgeschrieben sind, sind die Daten zu erfassen, die aus den Vordrucken für die Ausschreibung ersichtlich sind.





Zusatzbestimmungen



Alle Terminsakten sind am Tage vor dem Termin oder zu dem sonst bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.





§ 7
Rechtskraft der Entscheidungen, Weglegung der Akten



(1) 1Sobald die Rechtskraft einer Entscheidung in Zivil-, Straf- oder Bußgeldsachen, die der Rechtskraftbescheinigung bedarf, bei den Akten nachgewiesen ist oder aus dem Verfahrensablauf hervorgeht, hat der für die Rechtkraftbescheinigung zuständige Bedienstete die Entscheidung am Kopf mit dem Vermerk „Rechtskräftig" zu versehen; Unterschrift, Amtsbezeichnung und Datum sind beizufügen. 2In Ehesachen, Abstammungssachen, Straf- und Bußgeldsachen sowie in den Fällen, in denen nach dem Inhalt der Entscheidung eine Frist mit dem Eintritt der Rechtskraft in Lauf gesetzt wird (z. B. Räumungsfrist), ist auch der Tag anzugeben, an dem die Rechtskraft eingetreten ist („Rechtskräftig seit ...").



(2) 1Sobald die Angelegenheit oder das Verfahren beendet ist oder für beendet gilt, ist die Weglegung der Akten anzuordnen; gleichzeitig ist nach Maßgabe der Aufbewahrungsvorschriften anzuordnen, ob die Akten dauernd oder bis zu welchem Jahr sie aufzubewahren sind.



(3) 1Für die Anordnung der Weglegung der Akten in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten gilt eine Angelegenheit, deren endgültige Erledigung (z. B. durch Vergleich, rechtskräftig gewordenes Urteil usw.) sich nicht ohne weiteres aus den Akten ergibt, im Sinne der Aktenordnung als erledigt, wenn



a)
die Klage bzw. der Antrag zurückgenommen worden ist,


b)
bei einem den ganzen Gegenstand umfassenden Versäumnisurteil bzw. -beschluss, das/der nicht zugestellt werden konnte, nicht innerhalb von drei Monaten nach dem letzten erfolglosen Zustellungsversuch Einspruch eingelegt worden ist,


c)
bei einem den ganzen Prozessgegenstand umfassenden nicht verkündeten Anerkenntnisurteil (§ 307 Abs. 2, § 310 Abs. 3 ZPO) bzw. -beschluss eine Zustellung nicht möglich ist und drei Monate nach dem letzten erfolglosen Zustellungsversuch verstrichen sind,


d)
bei Verfahren über Arreste, einstweilige Verfügungen und Verfahren zur vorläufigen Kontenpfändung nicht innerhalb von drei Monaten nach Entscheidung durch Beschluss Widerspruch eingelegt worden ist,


e)
ein Verfahren seit sechs Monaten nicht mehr betrieben worden ist. § 240 ZPO ist zu beachten.


(4) 1Wird das Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten weggelegt worden sind oder das Verfahren als erledigt gilt (Absatz 3), so behält die Angelegenheit ihre bisherige Geschäftsnummer. 2Satz 1 gilt entsprechend beim Eingang einer Klage oder eines Antrags auf Einleitung eines Verfahrens, wenn hierfür bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe läuft oder schon erledigt worden ist. 3Folgeanträge in bereits beschiedenen Vollstreckungsverfahren, insbesondere Erinnerungen gegen Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse und andere auf Änderung oder Aufhebung eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses gerichtete Anträge des Schuldners, Gläubigers oder Drittschuldners sind ebenfalls nicht neu zu registrieren, sondern aus den Akten zu bearbeiten, in denen sich die betreffende Entscheidung befindet.



(5) 1In Strafsachen und in Bußgeldsachen ist die Aktenweglegung erst dann anzuordnen, wenn die Sache auch hinsichtlich der Vollstreckung erledigt ist. 2Stellt das Gericht das Verfahren nach § 154 Abs. 2, § 154b Abs. 4 StPO vorläufig ein, so sind die Akten wegzulegen, wenn seit der Einstellung sechs Monate verstrichen sind, ohne dass das Verfahren fortgesetzt worden ist. 3Wird das Verfahren nach § 205 StPO vorläufig eingestellt, so sind die Akten erst wegzulegen, wenn die Verfolgungsverjährung eingetreten ist.



(6) 1Die Weglegung von Mahn- und Vollstreckungssachen (M/MZ) kann für bestimmte Zeitabschnitte einheitlich ohne besondere Verfügung erfolgen. 2Die weggelegten Jahrgänge können verschnürt oder in sonstiger Weise geordnet aufbewahrt werden; in einer Aufschrift sind der Inhalt und das Jahr, bis zu dem die Akten aufzubewahren sind, ggf. auch in welchem Jahr sie als archivwürdig an die Staatsarchive abzuliefern sind, anzugeben. 3Soweit einzelne Akten nicht schon mit dem Jahrgang, zu dem sie gehören, weggelegt werden, sind sie gesondert aufzubewahren.



(7) 1Die Weglegung der Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und der sonstigen Verzeichnisse ist anzuordnen, sobald alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an die Staatsarchive abgeliefert sind. 2Bei Karteien ist bzgl. jeder Karteikarte entsprechend zu verfahren.



(8) 1Für die in einem IT-System aufgeführten Verfahrens- und Namenslisten gilt Absatz 7 Satz 1 entsprechend. 2Die in einem IT-System geführten Verfahrens- und Namenslisten sind am Jahresende in geeigneter Form zu sichern.



(9) 1Wegen der Dauer der Aufbewahrung weggelegter Akten, ihrer Aussonderung und Vernichtung oder Ablieferung an andere Stellen gelten die darüber erlassenen besonderen Vorschriften.



(10) 1Beigezogene Akten und eingereichte Unterlagen sind nach den Bestimmungen über die Behandlung der in amtliche Verwahrung genommenen Gegenstände zu behandeln und aufzubewahren. 2Sie sind daher erst nach endgültiger Erledigung des Verfahrens zurück zu geben. 3Werden Beiakten vor endgültiger Erledigung zurückgefordert, so ist darauf hinzuweisen, dass von einer Vernichtung im Fall des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen vorerst abzusehen ist. 4In diesen Fällen ist die Geschäftsstelle des die Beiakten verwahrenden Gerichts über die endgültige Erledigung des Verfahrens zu unterrichten.





Zusatzbestimmungen



In Strafsachen und Bußgeldsachen ordnet der Richter, Staatsanwalt oder Amtsanwalt, im Falle der Strafvollstreckung durch den Rechtspfleger dieser, die Weglegung der Akten an. Sind die Geschäfte der Strafvollstreckung dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle übertragen, trifft dieser die Anordnung.





§ 8
Registerzeichen AR, Rechts- und Amtshilfe



(1) 1Im Allgemeinen Register werden mit den aus Liste 3 ersichtlichen Daten unter dem Registerzeichen AR erfasst:



a)
Eingänge, bei denen zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten gehören oder ob sie in das Verfahrensregister einzutragen sind,


b)
Eingänge, die ohne Verfügung in der Sache an ein anderes Gericht oder eine Behörde abzugeben sind,


c)
Ersuchen um Rechtshilfe,


d)
Schutzschriften.


2Zu den unter AR zu erfassenden Angelegenheiten gehören auch


a)
Aus- und Durchlieferungsverfahren des Oberlandesgerichts,


b)
Anträge nach § 51 RVG,


c)
ausgehende Ersuchen nach § 1077 ZPO,


d)
Ersuchen auf Beeidigung von Zeugen.


3An das Gericht oder die Staatsanwaltschaft gerichtete Ersuchen um Amtshilfe sind nur dann zu erfassen, wenn Vorgänge nicht vorhanden sind, zu denen sie genommen werden können.



(2) 1Eingaben, Gesuche und Anträge, für die nicht die angegangene Dienststelle, sondern eine andere Behörde oder Dienststelle zuständig ist, sind unmittelbar an die zuständige Stelle weiterzuleiten, wenn diese ohne besondere Schwierigkeiten festgestellt werden kann und der Abgabe keine sachlichen Bedenken entgegenstehen. 2Von einer Weiterleitung ist in geeigneten Fällen der Einsender durch Abgabenachricht in Kenntnis zu setzen. 3Abgabenachrichten, die Schlüsse auf Ermittlungs- oder Strafverfahren gegen bestimmte Personen zulassen oder zur Bloßstellung eines in einem gerichtlichen Verfahren Beteiligten führen könnten, dürfen nur in einem verschlossenen Umschlag versandt werden.



(3) 1Die Erfassung unter dem Registerzeichen AR schließt die Erfassung unter einem anderen Registerzeichen aus, solange die Sache unter dem Registerzeichen AR weitergeführt wird. 2Eine Ausnahme gilt für das Amtsgericht, wenn es in Sachen der Freiwilligen Gerichtsbarkeit im Wege der Rechtshilfe eine Beurkundung vorzunehmen hat. 3In diesem Fall ist die Verhandlung auch unter dem nach § 25 maßgeblichen UR-Registerzeichen zu erfassen. 4Dem ersuchenden Gericht ist nicht die Urschrift, sondern eine Ausfertigung der Verhandlung mitzuteilen. 5Abweichend von Satz 4 ist in Nachlasssachen die Urschrift dem Nachlassgericht zu übersenden.



(4) 1Mit den unter dem Registerzeichen AR erfassten Schriften werden Blattsammlungen angelegt, deren Geschäftsnummer unter Verwendung des genannten Registerzeichens zu bilden ist und beispielsweise zu lauten hat: 4 AR 284/06; eine Sachgebietsbezeichnung kann in Klammern angefügt werden, dabei sollen die Registerzeichen, in Grundbuchsachen „GB", verwendet werden (z. B. 4 AR (C) 284/06, 4 AR (F) 285/06 oder 4 AR (GB) 286/06). 2Wird eine unter dem Registerzeichen AR erfasste Sache später unter einem anderen Registerzeichen erfasst, so wird die Blattsammlung unter der neuen Geschäftsnummer weitergeführt und gegebenenfalls bestehenden oder anzulegenden Akten einverleibt.



(5) 1Abweichend von der Regel des Absatz 4 werden Rechtshilfevorgänge den Akten einverleibt, wenn die ersuchende Behörde eine deutsche Justizbehörde ist und ihre Akten mitübersandt hat, es sei denn, dass es sich um den in Absatz 3 geregelten Ausnahmefall (Beurkundung durch das Amtsgericht) handelt.



(6) 1Nach Erledigung eines inländischen Rechtshilfeersuchens sind die Akten der ersuchenden Behörde zu übersenden. 2Müssen von dem ersuchten Gericht aus besonderen Gründen einzelne Schriftstücke zurückbehalten werden, so ist damit eine Blattsammlung zu bilden; in den erfassten Daten ist dies besonders kenntlich zu machen, z. B. durch einen Vermerk: „Bl. S." an der für Bemerkungen vorgesehenen Stelle.



(7) 1Sind Zivilprozessakten von einem Rechtshilfegericht an ein zweites um Rechtshilfe ersuchtes Gericht weiterzugeben, so hat die erste Stelle den Parteien oder Parteivertretern vor der Weitersendung alsbald unmittelbar Protokollabschriften zu erteilen, wenn ein Antrag auf Erteilung solcher Abschriften vorliegt.



Zusatzbestimmungen



Wegen der Behandlung der Angelegenheiten nach den §§ 30, 42 BZRG wird auf die AV über die Zentralregisterangelegenheiten in Strafverfahren und in Bußgeldverfahren sowie Durchführung der Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen vom 14.12.1993 (MBl. LSA 1994 S. 275), zuletzt geändert durch AV vom 2.5.2008 (JMBl. LSA S. 140), verwiesen.





§ 8a
Güterichterverfahren



(1) 1Verfahren vor dem Güterichter nach § 278 Absatz 5 ZPO oder § 36 Absatz 5 FamFG werden ebenfalls unter dem Registerzeichen AR mit dem Zusatz G (Liste 3a) erfasst. 2Für die Jahreszahl des Jahrgangs bei dem Aktenzeichen ist das Datum maßgeblich, an dem die Verweisung vor den Güterichter erfolgt ist oder bei Güteverfahren in Verbundlösungen das Verfahren auf der zentralen Geschäftsstelle eingegangen ist. 3Ist eine Güterichtergeschäftsstelle nicht eingerichtet, ist das Datum des Verweisungsbeschlusses maßgeblich. 4Im Register des Herkunftsverfahrens ist das Aktenzeichen des Güterichterverfahrens in der Spalte Bemerkungen zu vermerken; im Güterichterverfahren ist das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens zu erfassen. 5Bei Terminen vor dem Güterichter sind zusätzlich die für die Kostenberechnung relevanten Angaben auf dem Aktenumschlag oder dem Aktenvorblatt zu vermerken, insbesondere Ort, Beginn und Ende der Verhandlung sowie die Teilnehmer, soweit sie nicht aus dem Akteninhalt ersichtlich sind. 6Auf Protokollen ist unter dem Aktenzeichen des Güterichterverfahrens auch das Aktenzeichen des Herkunftsverfahrens und das Herkunftsgericht anzugeben.



(2) 1Mit den Schriftstücken und Unterlagen in Güterichterverfahren werden Blattsammlungen angelegt. 2Die Akten des Güterichterverfahrens sind bis zum Abschluss des Güterichterverfahrens separat und ohne Einsichtsmöglichkeit für Dritte aufzubewahren. 3Schriftstücke und Unterlagen, die im Rahmen eines Güterichterverfahrens von den Parteien, den Beteiligten oder dem Güterichter als vertraulich bezeichnet werden, werden in einem besonderen Umschlag aufbewahrt, auf dem Aktenzeichen, Einsender, Inhalt und eine eventuelle Rückgabe zu vermerken sind.



(3) 1Ein Güterichterverfahren ist abgeschlossen, wenn eine Mitteilung über die Beendigung des Rechtsstreits (z. B. Abschluss eines Vergleichs oder einer Vereinbarung über die Rücknahme der Klage) durch den Güterichter oder eine sonstige Rückgabe zum Herkunftsverfahren erfolgt ist. 2Das als vertraulich bezeichnete Schriftgut ist an den Einsender zurückzugeben oder zu vernichten, es sei denn, die Parteien oder die Beteiligten haben eine andere Vereinbarung getroffen. 3Das in der Akte oder Blattsammlung verbleibende Schriftgut ist an das Prozessgericht zurückzugeben und bei den Akten des Herkunftsverfahrens aufzubewahren.





§ 9
Überführungsstücke



(1) 1Werden in einer Strafsache oder Bußgeldsache Gegenstände in Verwahrung genommen, die als Beweismittel von Bedeutung sind oder der Einziehung unterliegen (§§ 94, 111b StPO, §§ 22 ff., 46 OWiG), so sind die aus Liste 54 ersichtlichen Daten zu erfassen. 2Die Verwahrung der Gegenstände und die Erfassung und Verwaltung der Daten obliegen der Geschäftsstelle, sofern nichts anderes bestimmt wird.



(2) 1An jedem einzelnen Gegenstand oder seiner Umhüllung ist ein Zettel zu befestigen, der die laufende Nummer trägt, unter der der Gegenstand erfasst worden ist, und die Straf- oder Bußgeldsache bezeichnet, zu der er gehört.



(3) 1Unter der Annahmeverfügung ist die Erfassungsnummer, unter der Ausgabeverfügung die Herausgabe zu vermerken. 2Bei nur vorübergehender Ausgabe sind die Angaben über den Verbleib in Kurzform zu erfassen und die Rückgabe zu überwachen.



(4) 1Den Akten und Handakten ist ein Verzeichnis der Überführungsstücke vorzuheften, das die Erfassungsnummer, die Bezeichnung der Stücke und die sich auf die Verwahrung beziehenden Aktenblätter angibt.



(5) 1Die Verwahrung und Erfassung der Überführungsstücke ist im Laufe eines jeden Geschäftsjahres mindestens zweimal vor der Behördenleitung oder einem von ihr zu bestimmenden Bediensteten unvermutet zu prüfen. 2Dabei ist eine Liste aller erfassten Überführungsstücke in Papierform zu erstellen und von der prüfenden Person mit einem Sichtvermerk zu versehen. 3Über das Ergebnis ist ein Protokoll zu fertigen, in das aufzunehmen ist, ob die Verwahrung und die Datenerfassung den Vorschriften entsprechen und ob die Gegenstände vorgefunden worden sind. 4Erscheint eine Prüfung erforderlich, ob die weitere Verwahrung noch notwendig ist, so ist zu den Sachakten eine Vorlage zu machen.





Zusatzbestimmungen



1Eine Verwahrungsstelle für Überführungsstücke ist bei jedem Gericht und jeder Staatsanwaltschaft einzurichten. 2Für mehrere in einem Gebäude untergebrachte Justizbehörden ist eine gemeinsame Verwahrungsstelle für Überführungsstücke einzurichten. 3Bei in benachbarten Gebäuden untergebrachten Justizbehörden ist sie einzurichten, wenn hierdurch Synergieeffekte zu erwarten sind.





§ 10
...





B. Besonderer Teil



I. Amtsgerichte



a) Zivilsachen





§ 11
...





§ 12
Mahnsachen



(1) 1Die Kontrolle über die Mahnsachen wird getrennt nach konventionellen Verfahren, automatisierten Verfahren - EDV-Verfahren (Formular- und elektronische Datenaustauschverfahren) - und Nicht-EDV-Verfahren (Verfahren, die von der automatisierten Bearbeitung aus technischen, konzeptionellen oder sonstigen Gründen ausgenommen sind) nach Bestimmung der Behördenleitung entweder durch ein in einfachster Form gehaltenes Register oder nach Maßgabe des Absatzes 2 geführt. 2In Mahnsachen wird die Geschäftsnummer durch den Buchstaben „B", eine jahrgangsweise fortlaufende Nummer und die Jahreszahl gebildet, nötigenfalls unter Voranstellung der Abteilungsnummer, z. B. 16 B 123/06. 3In Mahnverfahren nach der Verordnung (EG) Nr. 1896/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einführung eines Europäischen Mahnverfahrens vom 12. Dezember 2006 wird das Geschäftszeichen durch die Buchstaben „EU“, die laufende Nummer und die Jahrgangszahl (zweistellig) gebildet, weitere - auch alphanumerische - Zeichen (z. B. eine Prüfziffer) können angefügt werden, z. B. EU 125-10-1. 4Bei maschineller Bearbeitung (§ 689 Abs. 1 Satz 2 ZPO) wird die Geschäftsnummer mindestens durch eine zweistellige Jahreszahl und eine jahrgangsweise fortlaufende Nummer gebildet; weitere - auch alphanumerische - Zeichen (z. B. eine Schuldnerkennziffer und eine Prüfziffer) können angefügt werden, z. B. 98-0004372-0-1; nötigenfalls kann ein Länder- oder Gerichtsmerkmal vorangestellt werden.



(2) 1Wird ein Register nicht geführt, so sind die einzelnen Mahnsachen zu je 50 Stück in eine besondere Hülle zu legen und der Reihenfolge nach in den Aktenfächern aufzubewahren. 2Auf der Hülle ist die Zeit des Eingangs der darin befindlichen 50 Sachen, z. B. 10. 3. bis 30. 3. 2006, und der Geschäftsnummernabschnitt, z. B. B 351 bis 400/06, zu vermerken. 3Im Übrigen sind in der vorgedruckten Einteilung mit laufenden Nummern zeilenweise die Namen der Antragsteller und Antragsgegner aufzuführen; bei jeder laufenden Nummer ist Raum für Abgabevermerke vorzusehen.



(3) 1Die Mahnsachen solcher Antragsteller oder ihrer Bevollmächtigten, die laufend in bedeutendem Umfang Mahnbescheide beantragen, können je für sich in fortlaufender Nummernfolge geführt werden und erhalten zu ihrer Geschäftsnummer neben der Abteilungsnummer als Unterscheidungsmerkmal eine römische Ziffer oder einen kleinen lateinischen Buchstaben, z. B. 16 I B 123/06 oder 16 a B 344/06. 2Falls diese Antragsteller Listen zu den eingereichten Anträgen übergeben, sind diese für jeden Antragsteller in einem besonderen Heft aufzubewahren.



(4) 1Nach Erhebung des Widerspruchs wird die Sache bei dem Amtsgericht, das das Mahnverfahren bearbeitet hat, als Zivilprozesssache nach Maßgabe der Liste 20 oder Familiensache nach Maßgabe der Liste 22 nur dann erfasst, wenn dieses Amtsgericht im Mahnbescheid als das für das streitige Verfahren zuständige Gericht bezeichnet worden ist. 2Die Erfassung erfolgt erst, wenn eine Partei die Durchführung des streitigen Verfahrens beantragt hat und die nach § 12 Abs. 3 Satz 3 des Gerichtskostengesetzes vorweg zu leistenden Gebühren gezahlt sind oder das Verfahren ohne Vorwegleistung dieser Kosten weiter zu betreiben ist.



(5) 1Die Erteilung der Ausfertigung des Vollstreckungsbescheides ist auf der Urschrift zu vermerken. 2Der Erteilung der Vollstreckungsklausel bedarf es nur in den Fällen des § 796 ZPO. 3Anträge, einen Vollstreckungsbescheid aufgrund der Bestimmungen über die Vollstreckung deutscher Vollstreckungstitel im Ausland mit der Vollstreckungsklausel zu versehen, sind aus den Akten der anhängigen oder anhängig gewesenen Mahnsache zu erledigen.



(6) 1Wird die Erteilung der Vollstreckungsklausel für oder gegen einen Rechtsnachfolger des Antragstellers oder des Antragsgegners nach den §§ 727 ff., 796 ZPO zu einem Vollstreckungsbescheid beantragt, gegen den Einspruch eingelegt ist, so sind die Prozessakten beizuziehen.





§ 13
Zivilprozesssachen, Niederlegung von Anwaltsvergleichen



(1) 1In das Zivilprozessregister (Liste 20) gehören mit Ausnahme der Mahnsachen alle Angelegenheiten der streitigen Gerichtsbarkeit, für die nicht das Familiengericht, das Vollstreckungsgericht oder das Landwirtschaftsgericht zuständig ist.



(2) 1Als bürgerliche Rechtsstreitigkeiten (C) sind insbesondere zu erfassen



-
die Zivilprozesse einschließlich der Urkunden-, Wechsel- und Scheckprozesse,


-
die Arreste und Anträge auf Erlass eines Beschlusses zur vorläufigen Kontenpfändung,


-
einstweilige Verfügungen,


-
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen,


-
die Anträge auf Aufhebung oder Abänderung der Vollstreckbarerklärung und die Verfahren auf Aufhebung von Schiedssprüchen, soweit hierfür ausnahmsweise auf Grund staatsvertraglicher Festlegung die Amtsgerichte zuständig sind*),


-
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Anwaltsvergleichen (§ 796a ZPO),


-
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung ausländischer Vollstreckungstitel,


-
die Anträge auf Aufhebung oder Abänderung einer solchen Vollstreckbarerklärung,


-
die Klagen im Europäischen Verfahren für geringfügige Forderungen nach Art. 4 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 861/2007 - small claims - (§§ 1097 ff. ZPO)


-
die den vorgenannten Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe (§ 117 ZPO),


-
die eingehenden Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO).


(3) 1Ist einem Verfahren ein Mahnverfahren vorangegangen, so wird dieser Vorgang mit der Prozessakte vereinigt und unter deren Aktenzeichen fortgeführt. 2Auch die Anträge, die nach endgültiger Erledigung der Hauptsache (Rechtskraft) gestellt werden, sind ohne Neuerfassung zu den Prozessakten zu nehmen, z. B.



-
Anträge auf Kostenfestsetzung,


-
Anträge auf Erteilung von Vollstreckungsklauseln für oder gegen den Rechtsnachfolger,


-
Anträge auf Bestätigung inländischer Titel als Vollstreckungstitel (§ 1079 ZPO) und Anträge auf Berichtigung oder Widerruf gerichtlicher Bestätigungen (§ 1081 ZPO),


-
Anträge im Zwangsvollstreckungsverfahren, für die das Prozessgericht zuständig ist (wie z. B. nach §§ 887, 888, 890, 721 Abs. 3 ZPO),


-
Anträge auf Bewilligung, Verlängerung oder Verkürzung einer Räumungsfrist nach § 794a Abs. 1 und 2 ZPO.


3Über Arreste, einstweilige Verfügungen und Verfahren zur vorläufigen Kontenpfändung werden stets besondere Blattsammlungen angelegt; sie werden aber, wenn die Hauptsache anhängig ist, nicht gesondert, sondern bei den Hauptakten aufbewahrt.



(4) 1Als Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens (H) sind nur solche Anträge in Sachen der streitigen Gerichtsbarkeit anzusehen, die nicht zur Zuständigkeit des Familiengerichts oder des Vollstreckungsgerichts gehören, z. B. die Niederlegung von Anwaltsvergleichen ohne Antrag auf Vollstreckbarerklärung, Anträge auf selbständige Beweisverfahren (§§ 485 bis 494a ZPO), Anträge auf Unterstützung bei der Beweisaufnahme oder auf Vornahme einer sonstigen richterlichen Handlung im Laufe eines schiedsrichterlichen Verfahrens (§ 1050 ZPO), Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung außerhalb einer anhängigen Sache, falls sie an das Prozessgericht gerichtet sind. 2Unter H sind auch einzutragen die Anträge auf Bewilligung, Verlängerung oder Verkürzung einer Räumungsfrist nach § 794a Abs. 1 und 2 ZPO, wenn das Gericht mit dem vorausgegangenen Rechtsstreit, in dem der Räumungsvergleich geschlossen wurde, nicht befasst war.



(5) 1Über die Verhandlungstermine in gewöhnlichen Prozessen, in Urkunden-, Wechsel- und Scheckprozessen sowie in Sachen betreffend Arreste und einstweilige Verfügungen und in Sachen betreffend Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, Anträge auf Aufhebung oder Abänderung der Vollstreckbarerklärung und Verfahren auf Aufhebung von Schiedssprüchen sowie Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Anwaltsvergleichen nach § 796a ZPO wird ein Verhandlungskalender (Liste 29) geführt.



(6) 1Das alphabetische Namenverzeichnis über die C-Sachen ist nach dem Namen des Beklagten (Antragsgegners) für 5 bis 10 Jahre anzulegen; der Name des Klägers (Antragstellers) ist ebenfalls anzugeben.



(7) 1Die nach § 796a ZPO auf der Geschäftsstelle niedergelegten Anwaltsvergleiche werden mit den zugehörigen Schriften zu Sammelakten vereinigt; dabei sind die dieselbe Angelegenheit betreffenden Schriften zusammenzuhalten und die verschiedene Angelegenheiten betreffenden Schriften unter fortlaufender Nummer nach einem Inhaltsverzeichnis zu ordnen.





§ 13a
Familiensachen



(1).1Familiensachen, d. h.



-
Ehesachen (§§ 121 ff. FamFG),


-
Kindschaftssachen (§§ 151 ff. FamFG),


-
Abstammungssachen (§§ 169 ff. FamFG),


-
Adoptionssachen (§§ 186 ff. FamFG),


-
Ehewohnungs- und Haushaltssachen (§§ 200 ff. FamFG),


-
Gewaltschutzsachen (§§ 210 ff. FamFG),


-
Versorgungsausgleichssachen (§§ 217 ff. FamFG),


-
Unterhaltssachen (§§ 231 ff. FamFG),


-
Güterrechtssachen (§§ 261 ff. FamFG),


-
sonstige Familiensachen (§§ 266 ff. FamFG) und


-
Lebenspartnerschaftssachen (§§ 269 ff. FamFG)


einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Verfahrenskostenhilfe (§§ 76, 113 FamFG), eingehende Ersuchen um grenzüberschreitende Verfahrenskostenhilfe (§ 1078 ZPO) sowie weitere Einzelangelegenheiten, die in die Zuständigkeit des Familiengerichts gehören, werden unter den Registerzeichen F, FH erfasst (Liste 22). 2Verfahren der einstweiligen Anordnung sind selbständige Verfahren (§ 51 Abs. 3 Satz 1 FamFG).



(2) 1Für Folgesachen (§ 137 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 3 FamFG) sind – ausgenommen anders lautende Anordnung des Richters – grundsätzlich Sonderhefte zu führen, die bei der zugehörigen Akte über die Familiensache aufzubewahren sind. 2Auf dem Aktenumschlag ist auf das Sonderheft hinzuweisen. 3Zur Kennzeichnung dieser Sonderhefte wird dem Aktenzeichen der Familiensache ein auf die jeweilige Folgesache bezogener Zusatz, der von dem Aktenzeichen in geeigneter Weise (z. B. durch einen Punkt) getrennt ist, beigefügt, und zwar



für den Versorgungsausgleich

VA

für den Unterhalt des Kindes

UK

für den Unterhalt des Ehegatten

UE

für die Regelung der Rechtsverhältnisse an der Ehewohnung und am Haushalt

WH

für Ansprüche aus dem ehelichen Güterrecht

für Verfahren nach den §§ 1382 und 1383 BGB

ZA

für die Regelung der elterlichen Sorge

SO

für die Regelung des Umgangs mit dem Kind

UG

für die Herausgabe des Kindes

HK.



4Folgesachen nach § 137 Abs. 3 FamFG sowie Folgesachen in den Fällen des Art. 111 Abs. 4 Satz 2 des FGG-Reformgesetzes werden nach Abtrennung als selbständige Verfahren fortgeführt und neu erfasst. 5Für Zwangs- und Ordnungsmittelverfahren können auf Anordnung des Richters ebenfalls Sonderhefte geführt werden, diese erhalten folgenden Zusatz



für Zwangsmittelverfahren nach § 35 FamFG

ZV

für Vollstreckungsverfahren nach §§ 89 ff. FamFG

OV.



6War oder ist das Gericht mit der Familiensache befasst, so sind ohne Neuerfassung zu den Verfahrensakten (zum Sonderheft) zu nehmen



-
Anträge auf Kostenfestsetzung,


-
Anträge auf Erteilung der Vollstreckungsklausel,


-
Anträge nach § 46 FamFG,


-
Anträge in Verfahren nach Abschnitt 8 des Buches 1 des FamFG sowie nach § 120 FamFG, soweit nicht das Vollstreckungsgericht zuständig ist,


-
Rechtsbehelfe nach § 11 RPflG,


-
Unterlagen betreffend Zwangsmittelverfahren nach § 35 FamFG,


-
Anträge auf Bewilligung, Verlängerung oder Verkürzung einer Räumungsfrist,


(2a) 1Der Antrag der Eltern auf Erteilung einer familiengerichtlichen Genehmigung für ein Rechtsgeschäft oder eine Erbausschlagung nach § 1643 BGB in Verbindung mit §§ 1821, 1822 Nummern 1, 3, 5, 8 bis 11 BGB ist als F-Sache zu erfassen. 2Gleiches gilt für jeden Antrag, für eine vom Vormund oder Pfleger vorgenommene Handlung eine familiengerichtliche Genehmigung zu erteilen. 3In den Fällen, in denen bei dem Gericht ein Vormundschafts- oder Pflegschaftsverfahren läuft, zu dem die Schriftstücke über die familiengerichtliche Genehmigung genommen werden können, kann an Stelle einer Neuerfassung die Zählung der Genehmigungsverfahren abweichend vorgenommen werden. 4Die entstehenden Schriftstücke sind zu den laufenden Vormundschafts- oder Pflegschaftsakten zu nehmen.



(3) Unter FH sind die zur Zuständigkeit des Familiengerichts gehörenden Anträge außerhalb eines gerichtlichen Verfahrens zu erfassen, hierzu gehören



-
Verfahren zur Festsetzung von Unterhalt nach den §§ 249 bis 254 FamFG,


-
Anträge auf Vollstreckbarerklärung einer Entscheidung über die elterliche Verantwortung nach VO (EG) Nr. 2201/2003,


-
Vollstreckung einer Entscheidung über das Umgangsrecht nach Art. 41 VO (EG) Nr. 2201/2003,


-
Vollstreckung einer Entscheidung auf Rückgabe des Kindes nach Art. 42 VO (EG) Nr. 2201/2003,


-
Bescheinigung nach Art. 41 und 42 VO (EG) Nr. 2201/2003,


-
Bestätigung einer Entscheidung als Europäischer Vollstreckungstitel nach VO (EG) Nr. 805/2004,


-
Anträge auf selbstständige Beweisverfahren,


-
Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung außerhalb einer anhängigen Sache, sofern sie an das Familiengericht gerichtet sind,


-
Zwangsmittelverfahren nach § 35 FamFG,


-
Vollstreckungsverfahren nach §§ 89 ff. FamFG,


-
die Niederlegung von Anwaltsvergleichen,


-
Vorgänge, die eine Fürsorge des Familiengerichts für ein unter elterliche Sorge stehendes Kind betreffen und weder zu einer anhängigen Pflegschaft gehören noch zu ihrer Einleitung Anlass geben.


(4) 1Anzeigen und Mitteilungen an das Familiengericht, die zu Maßnahmen keinen Anlass geben, sind alphabetisch (ein- oder mehrjährig geordnet) in Sammelmappen abzulegen bzw. auf Anordnung der Behördenleitung nach Erfassung der Personendaten zu Sammelakten zu bringen. 2Wird später ein Verfahren eingeleitet, so sind die Vorgänge zu den Akten dieses Verfahrens zu nehmen.



(5) 1Einwendungen, die die Zulässigkeit der von einem Jugendamt (§ 59 Abs. 1 SGB VIII) erteilten Vollstreckungsklausel betreffen, und Anträge auf Erteilung einer weiteren vollstreckbaren Ausfertigung einer gemäß § 59 SGB VIII aufgenommenen Urkunde sind aus den bei dem Familiengericht geführten Akten zu bearbeiten (§ 60 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 SGB VIII) 2Ist das für das Jugendamt zuständige Amtsgericht nicht zugleich das Familiengericht, so sind die Einwendungen und Anträge nach Satz 1 entsprechend § 25 Absatz 5 Satz 3 zu c) in Sammelakten zu bearbeiten.



(6) 1Die Termine zur mündlichen Verhandlung oder Erörterung und zur Anhörung in Verfahren vor dem Familiengericht werden nach Maßgabe der Liste 29 erfasst.



(7) 1Um das Auffinden der Verfahrensdaten zu ermöglichen, ist der berechtigungsgesteuerte Zugriff auf die erfassten Personendaten der Verfahrensbeteiligten sicherzustellen. 2Betrifft das Verfahren ein Kind, ist zusätzlich auch dessen Name zu erfassen.



(8) 1Adoptionsvorgänge werden nicht zu den Vormundschafts- oder Pflegschaftsakten genommen. 2Eine nach § 1751 Abs. 1 BGB kraft Gesetzes eintretende Vormundschaft ist, auch wenn dasselbe Gericht zuständig ist, neu zu erfassen. 3Vorgänge über Adoptionen unterliegen einer besonderen Geheimhaltungspflicht. 4Es ist daher sicherzustellen, dass Ersuchen um Übersendung von Akten, um Gewährung von Einsicht in die Akten sowie um Erteilung von Auskünften oder Abschriften aus den Akten ebenso wie Ersuchen um Gewährung von Einsicht oder Erteilung von Auskünften zu den erfassten Personen- und Verfahrensdaten dem Familienrichter vorgelegt werden.



(9) 1Verfahren auf Genehmigung zur Unterbringung unter Vormundschaft stehender Personen (§ 1800 BGB i. V. m. § 1631b BGB) sind neu zu erfassen.



(10) 1Sachen, in denen eine Unterbringungsmaßnahme nach § 151 Nr. 6 FamFG genehmigt worden ist oder eine Unterbringung nach § 151 Nr. 7 FamFG angeordnet wurde, sind bei den nach Liste 22 erfassten Daten als Unterbringungsmaßnahme unter Angabe der § 151 Nr. 6 oder § 151 Nr. 7 FamFG kenntlich zu machen. 2Das Gleiche gilt für eine vom Familiengericht gemäß § 1631b BGB in Verbindung mit § 1846 BGB angeordnete Unterbringung. 3Die betreffenden Akten sind besonders zu kennzeichnen.



(11) 1Die verfügten Fristen zur Überwachung der Dauer und der Überprüfung der Unterbringung und Unterbringungsmaßnahme sind nach Maßgabe der Liste 2 bzw. in einem besonderen Geschäftskalender zu erfassen und dort besonders zu kennzeichnen oder in anderer geeigneter Weise zu kontrollieren. 2Ist der Zeitraum, für den die Unterbringung und Unterbringungsmaßnahme genehmigt ist, abgelaufen, und kein Antrag gestellt worden oder wird die bzw. der Untergebrachte entlassen, so sind die Akten dem Richter vorzulegen.



(12) 1Vormundschaften und Pflegschaften sind, wenn der Rechtspfleger erstmals mit der Angelegenheit befasst wird, als selbständige Verfahren in einer Bestandsliste nach Maßgabe der Liste 6 einzutragen. 2Die Führung der Bestandsliste kann unterbleiben, soweit die statistische Auswertung durch das eingesetzte DV-Verfahren sichergestellt ist und die Informationen zu Nrn. 3 und 5 der Liste 6 im DV-Verfahren festgehalten werden. 3Den Akten über Vormundschaften und Pflegschaften ist, wenn Vermögen zu verwalten ist, nach Eingang des Vermögensverzeichnisses eine Nachweisung vorzuheften (Liste 8). 4Der Präsident des Oberlandesgerichts kann Anordnungen über eine weitere Ausgestaltung der Nachweisung (Hinweise auf Schlussrechnung, Verpflichtung, Sicherheitsleistung u. ä.) sowie darüber erlassen, wem die Ausfüllung obliegt. 5Die Behördenleitung kann anordnen, dass Fristen für Rechnungslegungen und Vermögensübersichten besonders überwacht werden.



(13) 1Auf Anordnung des Rechtspflegers können Sonderhefte für Schriftstücke, die Vergütungen, Aufwendungsersatz, Aufwandsentschädigungen und Rechnungslegung betreffen, gebildet werden, die bei den zugehörigen Akten aufzubewahren sind. 2Auf dem Aktenumschlag bzw. dem Aktenvorblatt ist auf die Sonderhefte zu verweisen.



(14) 1Die von den Vormündern und Pflegern eingereichten Nachweise über besondere Kenntnisse im Sinne des Vormünder- und Betreuervergütungsgesetzes können vorbehaltlich ihrer Zustimmung in Sammelakten geführt werden. 2In der Zustimmung müssen die Pfleger erklären, dass sie mit der Wiederverwendung der Nachweise für Zwecke der Vergütungsfestsetzung einverstanden sind. 3Die Sammelakten sind verschlossen aufzubewahren.





§ 14
Vollstreckungssachen des Vollstreckungsgerichts



(1) 1Vollstreckungssachen werden in zwei getrennten Abteilungen (Listen 14 und 15) registriert. 2In der Abteilung I werden die Verteilungsverfahren, die Zwangsversteigerungen und Zwangsverwaltungen von unbeweglichen Gegenständen sowie die Konkurssachen und die Vergleichsverfahren zur Abwendung des Konkurses einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe und eingehende Ersuchen um grenzüberschreitende Prozesskostenhilfe (§ 1078 ZPO) erfasst. 3In der Abteilung II sind alle sonstigen zur Zuständigkeit des Vollstreckungsgerichts gehörigen Sachen einschließlich der diesen Verfahren sowie den Verfahren zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe zu erfassen.



(2) 1Nicht als Vollstreckungssachen zu registrieren sind:



a)
Anträge auf Eintragung einer Sicherungshypothek im Wege der Zwangsvollstreckung oder zur Vollziehung eines Arrestes in ein Grundstück oder in eine Berechtigung (§§ 867, 932 ZPO), da sie als Grundbuchsachen zu behandeln sind,


b)
Anträge auf Vollziehung eines Arrestes in eine Forderung des Gegners, weil dann das Arrestgericht (als Vollstreckungsgericht) zuständig ist (§ 930 ZPO).


(3) 1Unter J werden die Verteilungsverfahren bei der Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen erfasst; ausgenommen sind die Fälle, in denen es einen Teil eines anderen selbständigen Verfahrens bildet, z. B. im Konkurs, im Insolvenzverfahren oder bei der Zwangsvollstreckung in unbewegliches Vermögen, das auch bewegliche Gegenstände umfasst.



(4) 1Unter K und L sind sämtliche Zwangsversteigerungen und Zwangsverwaltungen von Gegenständen des unbeweglichen Vermögens (Grundstücke, in § 864 ZPO bezeichnete Berechtigungen, Schiffe und Luftfahrzeuge) zu erfassen, und zwar auch dann, wenn sie nicht im Wege der Zwangsvollstreckung wegen Geldforderungen beantragt sind. 2In Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungssachen ist ein Vorblatt (Liste 14a) zu führen, das den Akten vorzuheften ist. 3Der Präsident des Land-(Amts-)gerichts kann anordnen, dass in das Vorblatt weitere Angaben aufzunehmen sind.



(5) Unter M sind insbesondere die Sachen zu registrieren, die die Tätigkeit des Vollstreckungsgerichts bei der Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen betreffen, z. B.



Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe für die Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen durch den Gerichtsvollzieher (§ 114 ZPO),


Anträge auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses (§§ 829, 835 ZPO),


Anträge auf Aufhebung, Einstellung oder Beschränkung der Zwangsvollstreckung (z. B. § 769 Absatz 2, § 954 Absatz 2 ZPO in Verbindung mit Artikel 34 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 655/2014, § 954 Absatz 3 Satz 1, § 955 Satz 1, §§ 1084, 1096, 1109 ZPO oder § 31 AUG),


Erinnerungen gegen die Art und Weise der Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher (§ 766 ZPO) und Rechtsbehelfe nach § 954 Absatz 2 ZPO in Verbindung mit Artikel 34 Absatz 1 Buchstabe b und Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 655/2014,


Vollziehung von in einem anderen Mitgliedstaat erlassenen Beschlüssen zur vorläufigen Kontenpfändung nach § 949 Absatz 2, §§ 952, 954 Absatz 4 ZPO,


Anträge auf Vollstreckungsschutz (§ 765a ZPO),


Anträge auf Festsetzung der Vollstreckungskosten (§ 788 Absatz 2 ZPO),


Anträge auf Genehmigung der Durchsuchung der Wohnung des Schuldners (§ 758a ZPO, § 287 Absatz 4 AO),


Anträge der Finanzbehörde auf Anordnung der Ersatzzwangshaft (§ 334 Absatz 1 AO),


Anträge auf Abgabe der eidesstattlichen Versicherung nach § 889 ZPO,


Widersprüche gegen die Eintragungsanordnung (§ 882d Absatz 1 ZPO) und Anträge auf einstweilige Aussetzung der Eintragung (§ 882d Absatz 2 ZPO),


Anträge auf Erlass eines Haftbefehls (§ 802g ZPO oder § 284 Absatz 8 AO).




Zusatzbestimmungen



1Für die Anträge auf Forderungspfändung kann auf Anordnung der Behördenleitung die Registrierung nach Absatz 1 Satz 3 unterbleiben. 2Im Falle einer solchen Anordnung sind für diese Anträge anstelle der Erfassung der in Liste 15 aufgeführten Angaben besondere Hüllen nach Maßgabe des § 12 Abs. 2 zu führen. 3Für die einzelne Sache kann statt einer Blattsammlungshülle ein einfacher Umschlag, der mit Entwürfen für die Verfügung und die Kostenrechnung versehen ist, verwendet werden.





§ 14a
Vollstreckungssachen des Zentralen
Vollstreckungsgerichts



(1) 1Das zentrale Vollstreckungsgericht verwaltet die Vermögensverzeichnisse nach § 802k ZPO und führt das Schuldnerverzeichnis nach § 882b ZPO. 2Eine Registrierung der hinterlegten Vermögensverzeichnisse und der eingegangenen Eintragungsanordnungen wird grundsätzlich durch eine Verwaltung in einem automatisierten Verfahren sichergestellt (§ 2 VermVV und § 2 Absatz 2 SchuFV). 3Erfolgt dies nicht, ist eine Registrierung nach Maßgabe der Liste 15 vorzunehmen.



(2) 1Unter MZ sind nach Maßgabe der Liste 15



a)
Einwendungen gegen die Regellöschung und deren Versagung nach § 882e Absatz 2 in Verbindung mit Absatz 1 ZPO,


b)
Anträge auf vorzeitige Löschung nach § 882e Absatz 3 ZPO,


c)
berichtigende Änderungen an bereits erfolgten Eintragungen nach § 882e Absatz 4 ZPO


zu registrieren. 2Für Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe, Rechtsmittel und Rechtsbehelfe gilt § 7 Absatz 4 entsprechend. 3Im Übrigen ist § 1 Absatz 5 zu beachten (§ 882h Absatz 2 Satz 3 ZPO).





§ 15
Konkurssachen



(1) 1In Konkurssachen werden Aktenbände angelegt über:



a)
das Verfahren,


b)
die Schuldenmasse,


auf Anordnung des Richters auch über:



c)
die Teilungsmasse,


d)
Verteilungen,


e)
Zwangsvergleichsvorschläge;


dem Aktenzeichen kann der Unterscheidungsbuchstabe für die einzelnen Bände - durch einen Punkt getrennt - beigefügt werden.



(2) 1In den Band a gehören Schriften, die allgemeine Angelegenheiten betreffen, z. B. die Bestellung des Verwalters, den Gläubigerausschuss, die Aufhebung oder Einstellung des Verfahrens. 2Die Namen des Konkursverwalters und der Mitglieder des Gläubigerausschusses sind auf dem Aktendeckel zu vermerken. 3Der Band b soll über die beteiligten Konkursgläubiger und ihre Ansprüche Aufschluss geben (§§ 61 bis 70, 138 ff. KO); diesem Bande wird die Tabelle der angemeldeten Forderungen, jedoch erst bei Beendigung des Verfahrens, vorgeheftet. 4Werden weitere Aktenbände nicht gebildet, so sind die Schriften, die die Teilungsmasse, die Verteilungen und die Zwangsvergleichsvorschläge betreffen, zu den Verfahrensakten (Band a) zu nehmen.



(3) 1Auch die Schriftstücke, die nach der Konkursordnung auf der Geschäftsstelle zur Einsicht der Beteiligten niederzulegen sind, sind unbeschadet des Einsichtsrechts der Beteiligten alsbald zu den Akten zu nehmen. 2Die gemäß § 86 KO niedergelegten Belege sind nach Anerkennung der Schlussrechnung durch die Gläubigerversammlung an den Konkursverwalter zurückzugeben.



(4) 1Die Tabelle über die angemeldeten Forderungen ist von dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle nach Anordnung des Rechtspflegers wahlweise nach dem Muster 17 oder dem Muster 17a in Verbindung mit dem Muster 17b in zwei Abteilungen für bevorrechtigte Forderungen - I - (§ 61 KO) und für die übrigen Forderungen - II - zu führen.



(5) 1Den Gläubigern streitig gebliebener Forderungen sind nach § 146 Abs. 1 Satz 2 KO auf Anordnung des Gerichts beglaubigte Auszüge aus der Tabelle von Amts wegen zu erteilen; nach jedem Prüfungstermin ist die Tabelle dem Richter wegen der Erteilung entsprechender Weisung vorzulegen.



(6) 1Die von den Gläubigern überreichten Urkunden, Wechsel, vollstreckbaren Titel, Schuldscheine und dgl. werden im Prüfungstermin oder unverzüglich nach seinem Schluss mit den erforderlichen Feststellungsvermerken versehen und zurückgegeben.



(7) 1In den Fällen der §§ 164, 194, 206 KO dürfen vollstreckbare Ausfertigungen nur für solche Konkursforderungen erteilt werden, die festgestellt und von dem Gemeinschuldner weder im Prüfungstermin noch nachträglich gemäß § 165 KO ausdrücklich bestritten sind.



(8) 1Die vollstreckbare Ausfertigung besteht aus einem Auszug aus der Tabelle mit der Vollstreckungsklausel. 2Im Falle des § 194 KO ist eine Ausfertigung des Zwangsvergleichsprotokolls und, wenn dieses die Vergleichsbedingungen nicht vollständig enthält, auch des mit dem Zeugnis der Rechtskraft versehenen Bestätigungsbeschlusses dem Tabellenauszug vorzuheften.





§ 15a
Insolvenzverfahren



1Insolvenzverfahren einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe werden wie folgt erfasst:



Registerzeichen IN:   

Insolvenzverfahren (ohne IK und IE)

Registerzeichen IK:

Verbraucherinsolvenzverfahren (§ 304 InsO)

Registerzeichen IE:

-
Anträge auf Begründung eines Gruppen-Gerichtsstandes nach § 3a InsO,

-
Anträge auf Einleitung eines Koordinationsverfahrens nach §§ 269d bis 269i InsO,

-
Anträge auf Einleitung eines Gruppen-Koordinationsverfahrens nach Artikel 61 EUInsVO,

-
Anträge zu ausländischen Insolvenzverfahren nach §§ 343 bis 353 InsO, Artikel 102 EGInsO, Artikel 102c EGInsO sowie

-
Partikular- und Sekundärinsolvenzverfahren nach §§ 354 bis 358 InsO und Artikel 3 Absatz 2 bis 4 EUInsVO.


2Die zu erfassenden Daten ergeben sich aus Liste 16.



(2) 1In Insolvenzsachen werden Aktenbände mit den nachfolgenden Unterscheidungsbuchstaben angelegt über:



a)
das Verfahren,


auf Anordnung des Insolvenzgerichts auch über:



b)
die Schuldenmasse,


c)
den Insolvenzplan,


d)
den Grundbesitz des Schuldners,


e)
den Schuldenbereinigungsplan,


f)
das Restschuldbefreiungsverfahren und


g)
die Anfragen zum Verfahrensstand und deren Beantwortung.


2Auf Anordnung des Insolvenzgerichts können weitere Aktenbände angelegt werden. 3Dem Aktenzeichen kann der Unterscheidungsbuchstabe für die einzelnen Bände beigefügt werden. 4Auf dem Aktenumschlag des Aktenbandes a oder in einer ihm vorzuheftenden Übersichtsliste ist zu vermerken, ggf. welche weiteren Bände angelegt sind.



(3) 1In den Band a gehören Schriften, die allgemeine Angelegenheiten betreffen und daher nicht zu einem besonderen Aktenband zu nehmen sind. 2Der Band b soll über die beteiligten Insolvenzgläubiger und ihre Ansprüche Aufschluss geben (§§ 38 ff., 174 ff. InsO); diesem Band wird spätestens bei Beendigung des Verfahrens die Tabelle der angemeldeten Forderungen mit den Feststellungen nach § 178 Abs. 2 InsO beigefügt. 3Liegenmehrere Insolvenz- oder Schuldenbereinigungspläne vor, so kann bei einer Anordnung nach Absatz 2 Satz 1 für jeden Plan ein eigener Aktenband angelegt werden, zu dem der jeweilige Plan und die ihn betreffenden Schriften zu nehmen sind. 4Der Aktenband ist besonders zu kennzeichnen. 5Zum Band d sind sämtliche Schriften, Ersuchen und Nachrichten zu nehmen, die sich auf den Grundbesitz des Schuldners beziehen. 6In den Band f ist eine Abschrift des Beschlusses, in dem die Restschuldbefreiung angekündigt worden ist (§ 291 InsO), aufzunehmen; in diesen Band gehören weiter die das Restschuldbefreiungsverfahren betreffenden Schriften. 7Der Band g dient der Sammlung sämtlicher Anfragen zum Verfahren und der gerichtlichen Verfügungen, die darauf ergangen sind. 8Werden weitere Aktenbände nicht gebildet, so sind die in den Sätzen 3 bis 7 genannten Schriften zu den Verfahrensakten (Band a) zu nehmen.



(4) 1Auch die Schriftstücke, die nach der Insolvenzordnung vom Insolvenzgericht zur Einsicht der Beteiligten niederzulegen sind, sind unbeschadet des Einsichtsrechts der Beteiligten alsbald zu den Akten zu nehmen. 2Die gemäß § 66 InsO niedergelegten Belege sind, sobald sie nicht mehr benötigt werden, an den Insolvenzverwalter (Treuhänder, Sachwalter) zurückzugeben.



(5) 1Die weitere Führung der dem Insolvenzgericht nach § 175 InsO vorgelegten Tabelle obliegt dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle.



(6) 1Die von den Gläubigern überreichten Urkunden, Wechsel, vollstreckbaren Titel, Schuldscheine und dgl. werden im Prüfungstermin oder unverzüglich nach seinem Schluss mit den erforderlichen Feststellungsvermerken versehen und zurückgegeben.





§ 16
Vergleichsverfahren zur Abwendung des Konkurses



(1) 1Der Antrag auf Eröffnung des Vergleichsverfahrens nebst seinen Anlagen und das Ergebnis der etwaigen weiteren Ermittlungen sind nach § 22 Abs. 3 VglO auf der Geschäftsstelle niederzulegen. 2Die Schriften sind mit Ausnahme des Gläubigerverzeichnisses alsbald zu den Akten zu nehmen, die den Beteiligten auf Verlangen vorzulegen sind. 3Auf dem Aktendeckel sind der Vergleichsverwalter und die Mitglieder des Gläubigerbeirats zu vermerken.



(2) 1Als Gläubigerverzeichnis ist grundsätzlich das vom Schuldner eingereichte Verzeichnis der Gläubiger zu führen; muss es im Einzelfall besonders angelegt werden, so sind alle von dem Schuldner angeführten Gläubiger darin aufzunehmen. 2Das Verzeichnis wird erst bei Beendigung des Verfahrens den Akten vorgeheftet.



(3) 1Bei den Einzeleintragungen im Gläubigerverzeichnis ist zu vermerken, für wen, gegen wen und zu welcher Zeit eine vollstreckbare Ausfertigung erteilt ist (§ 85 VglO, § 734 ZPO). 2Im Falle des § 85 VglO besteht die vollstreckbare Ausfertigung in einem Auszug aus dem berichtigten Gläubigerverzeichnis in Verbindung mit einer Ausfertigung des Vergleichsprotokolls und, wenn dieses die Vergleichsbedingungen nicht vollständig enthält, auch des die Bedingungen enthaltenden Schriftstücks sowie einer Ausfertigung des Bestätigungsbeschlusses. 3Die Vollstreckungsklausel ist auf den Auszug aus dem Gläubigerverzeichnis zu setzen; die bezeichneten Ausfertigungen sind dem Auszug vorzuheften. 4Zu den Schriftstücken, die die Vergleichsbedingungen enthalten, gehört insbesondere der schriftliche Vergleichsvorschlag des Schuldners; wenn die Vollstreckung gegen einen Dritten stattfinden soll, der in dem Vergleich für seine Erfüllung neben dem Schuldner ohne Vorbehalt der Einrede der Vorausklage Verpflichtungen übernommen hat, so gehört auch seine Verpflichtungserklärung zu den bezeichneten Schriftstücken.





§ 17





b) Strafsachen und Bußgeldsachen



§ 18
Register- und Aktenführung



(1) 1Bei dem Amtsgericht wird das Register für Privatklage- und Bußgeldsachen Bs, OWi (Liste 34) geführt. 2In diesem Register sind zu registrieren:



a)
Privatklagesachen,


b)
Anträge der Verwaltungsbehörde auf Anordnung der Erzwingungshaft (§ 96 Absatz 1 OWiG, auch im Falle des § 87n Absatz 2 IRG),


c)
Anträge auf Erteilung von vollstreckbaren Ausfertigungen von Kostenfestsetzungsbescheiden der Verwaltungsbehörde (§ 106 Absatz 2 Satz 3 OWiG),


d)
einzelne richterliche Verfolgungshandlungen (§ 35 Absatz 1 OWiG),


e)
Anträge auf gerichtliche Entscheidungen gegen Maßnahmen der Verwaltungsbehörde oder der Staatsanwaltschaft (§§ 62, 52 Absatz 2 Satz 3, § 69 Absatz 1 Satz 2, § 100 Absatz 2, § 108 Absatz 1 OWiG, § 25a Absatz 3 Straßenverkehrsgesetz – StVG –, auch im Falle des § 87n Absatz 6 IRG in Verbindung mit § 22 JVKostG),


f)
Einwendungen gegen die Vollstreckung oder Maßnahmen der Vollstreckungsbehörde (§§ 103, 104 Absatz 1 OWiG, auch im Falle des § 87n Absatz 2 IRG),


g)
Anträge auf Anordnung von Auflagen gegen Jugendliche und Heranwachsende (§ 98 Absatz 1 OWiG, auch im Falle des § 87n Absatz 2 IRG).


3Werden die Verfahren nicht in einem Fachverfahren geführt, kann zu diesem Register nach Anordnung der Behördenleitung ein alphabetisches Namenverzeichnis für einen oder mehrere Jahrgänge geführt werden.



(2) 1Über einzelne richterliche Anordnungen wird das Register für einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs (Liste 35) geführt. 2Zu den Gs-Sachen gehören die Anzeigen und Anträge in solchen Straf-(Privatklage-)sachen, in denen die öffentliche (Privat-) Klage nicht oder nicht bei diesem Amtsgericht erhoben ist und das Amtsgericht auch nicht als Rechtshilfegericht (§§ 156 ff. Gerichtsverfassungsgesetz – GVG –) angerufen wird. 3Als Gs-Sachen zu registrieren sind insbesondere die auf Grund von Vorschriften der StPO (z. B. §§ 98 bis 100, 125, 128, 159, 162 ff. StPO) im vorbereitenden Verfahren auf Antrag der Staatsanwaltschaft oder von Amts wegen vorzunehmenden richterlichen Untersuchungshandlungen, die Anträge auf Augenscheinnahme (Leichenschau, Leichenöffnung), Beschlagnahme, Durchsuchung, Erlass oder Aufhebung von Haftbefehlen, die Anträge, in denen die Staatsanwaltschaft die richterliche Zustimmung zur Abstandnahme von der Erhebung der öffentlichen Klage nachsucht usw., sowie sonstige Entscheidungen in Strafsachen vor Erhebung der öffentlichen Klage, die den Richtern zugewiesen sind (z. B. § 9 Absatz 1 Satz 1 des Gesetzes über die Entschädigung für Strafverfolgungsmaßnahmen – StrEG –, § 73 Absatz 3 SGB X usw.) sowie Entscheidungen nach §§ 87g und 87i IRG. 4Über mehrere Entscheidungen in einer Haftsache wird nur ein Aktenstück geführt. 5Wenn für das Verfahren die Vorschriften des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit nicht entsprechend gelten, sind weitere den Amtsgerichten gesetzlich zugewiesene Geschäfte der Anordnung von Durchsuchung und der Bestätigung der Beschlagnahme in Liste 35 zu registrieren.



(3) 1Vorgänge über Wiederaufnahme eines rechtskräftig abgeschlossenen Privatklageverfahrens sind zu den Akten zu nehmen, in denen sich die angegriffene Entscheidung befindet. 2Richtet sich das Wiederaufnahmegesuch gegen ein Urteil einer höheren Instanz, so gehören die Vorgänge gleichwohl in die erstinstanzlichen Akten (§ 4 Absatz 6).



(4) 1In allen nicht in dem Register für Privatklage- und Bußgeldsachen Bs, OWi (Absatz 1) und nicht in dem Register für einzelne richterliche Anordnungen Gs (Absatz 2) zu erfassenden Straf- und Bußgeldsachen, also in allen übrigen vor den Strafrichter und den Jugendrichter gehörenden Straf- und Bußgeldsachen (einschließlich der Einspruchs-, Nach- und Wiederaufnahmeverfahren) sowie in den vor das Schöffengericht und vor das Jugendschöffengericht gehörenden Sachen obliegt die Akten- und Registerführung der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft. 2Diese Akten werden bei Gericht unter dem Js-Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft weitergeführt. 3Zum Zeichen der Anhängigkeit bei Gericht werden dem Js-Aktenzeichen folgende Unterscheidungsmerkmale vorangesetzt:



Ls

für Sachen des Schöffengerichts (Jugendschöffengerichts)



Ds

für Sachen des Strafrichters (Jugendrichters)



Cs

für Strafbefehlssachen



OWi

für Bußgeldsachen.



4Außerdem ist ggf. dem um eines dieser Unterscheidungsmerkmale ergänzten Js-Aktenzeichen die Nummer der zuständigen Abteilung der Geschäftsstelle des Amtsgerichts voranzusetzen. 5Das sich hiernach ergebende Aktenzeichen für das Verfahren bei Gericht lautet also z. B. „8 Ls 12 Js 130/92“. 6Die Geschäftsstelle des Gerichts teilt der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft zum Js-Register mit, bei welcher Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts das Verfahren anhängig ist. 7Von dieser Mitteilung kann die Geschäftsstelle des Gerichts nur im Einvernehmen mit der Staatsanwaltschaft grundsätzlich oder für bestimmte Fälle absehen (z. B. wenn die zuständige Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts der Staatsanwaltschaft bereits bekannt ist oder bei dem Gericht nur eine Geschäftsstellenabteilung für Straf- und Bußgeldsachen besteht).



(4a) Bei Anträgen der Finanzbehörde auf Erlass von Strafbefehlen, die dem Amtsgericht unmittelbar zugehen, ist zunächst eine Registrierung bei der zuständigen Staatsanwaltschaft herbeizuführen.



(5) Wird in den Fällen des Absatz 4 Untersuchungshaft oder einstweilige Unterbringung vollzogen, teilt nach Erhebung der öffentlichen Klage die Geschäftsstelle des mit der Sache neu befassten Gerichts bei Eingang der Akten unverzüglich die Anhängigkeit des Verfahrens zum Register für einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs mit.



(6) 1Solange die Akten bei dem Gericht sind und es sich nicht um Vollstreckungen des als Vollstreckungsleiter zuständigen Jugendrichters handelt, werden sie von der Geschäftsstelle des Amtsgerichts durch eine Aktenkontrolle (Liste 52) überwacht, die – wenn sie nicht in einem Fachverfahren geführt wird – für ein oder mehrere Jahre fortlaufend oder alphabetisch geführt werden kann. 2Die Behördenleitung kann bestimmen, dass zu einer fortlaufend geführten Kontrolle ein Namenverzeichnis geführt wird und dass Sachen, die nur auf kurze Zeit dem Amtsgericht zugehen (z. B. zur Eröffnung des Hauptverfahrens, zum Erlass des Strafbefehls), von der Erfassung ausgeschlossen bleiben. 3Jedes Verfahren ist nur einmal zu erfassen, solange es in derselben Abteilung geführt wird. 4Wird die Aktenkontrolle fortlaufend geführt, so ist die laufende Nummer auf dem Aktendeckel zu vermerken.



(7) In Straf- und Bußgeldsachen wird ein Kalender für Hauptverhandlungen nach Liste 42 geführt.



(8) Bei Anträgen auf Erlass von Strafbefehlen (§ 407 Absatz 1 StPO) werden die Verfahrensdaten in einer Aktenkontrolle nach Maßgabe der Liste 52 registriert.



(9) 1Über alle Vollstreckungen in Straf- und Bußgeldsachen, für die als Vollstreckungsleiter der Jugendrichter zuständig ist, wird das Vollstreckungsregister für Jugendrichtersachen VRJs (Liste 45) geführt. 2Das VRJs-Aktenzeichen ist zum Js-Register (Liste 32) oder zum Register für Privatklage- und Bußgeldsachen des Amtsgerichts (Liste 34) mitzuteilen; dort ist es unter „Bemerkungen“ zu vermerken. 3Soweit über die Vollstreckungen des als Vollstreckungsleiter zuständigen Jugendrichters Vollstreckungshefte gebildet werden, sind sie – ebenso wie die Gnadenhefte – in den Hauptakten zu verwahren. 4Anlegung und Inhalt des Vollstreckungsheftes richten sich nach §§ 15, 16 Strafvollstreckungsordnung (StVollstrO). 5Nach Abschluss der Vollstreckung sind die Akten an die Staatsanwaltschaft zur Aufbewahrung zurückzuleiten.



(10) 1Ist nach § 56 StGB oder nach § 21 JGG die Freiheitsstrafe oder Jugendstrafe zur Bewährung ausgesetzt worden, ist dies nach Maßgabe der Liste 46a zu erfassen. 2Das Gleiche gilt bei der Verwarnung mit Strafvorbehalt (§§ 59, 59a StGB) und der Aussetzung der Verhängung der Jugendstrafe (§ 27 JGG). 3Die Bewährung ist in einem Bewährungsheft zu führen, das nach Abschluss der Bewährung in den Hauptakten zu verwahren ist.





Zusatzbestimmungen



1.
Ist rechtskräftig Strafaussetzung zur Bewährung, Aussetzung der Verhängung von Jugendstrafe, Aussetzung der Jugendstrafe zur Bewährung oder Entlassung zur Bewährung während der Vollstreckung einer Jugendstrafe bewilligt oder ist eine Verwarnung mit Strafvorbehalt ausgesprochen worden, so ist der Bewährungsfall in das Bewährungsregister BRs (Muster 46) einzutragen. Werden die Hauptakten nicht bei dem Gericht (Vollstreckungsleiter) geführt, dem die Überwachung des Bewährungsfalls obliegt oder später übertragen wird, ist zu der jeweiligen Nummer des Bewährungsregisters ein Bewährungsheft anzulegen. Das Aktenzeichen der Hauptakten gilt auch für das überwachende Gericht, die Nummer des Bewährungsregisters ist in Klammern hinzuzusetzen, z. B. „8 Ls 12 Js 130/92 (3 BRs 14/92)“. Das Gericht hat das Bewährungsaktenzeichen der Behörde, in deren Aktenregister die Hauptakten eingetragen sind, alsbald mitzuteilen; dort ist es im Register zu vermerken.


In den Fällen, in denen die Überwachung des Bewährungsfalls in den Hauptakten durchgeführt wird, kann ein Bewährungsheft angelegt werden, wenn besondere Gründe die Anlegung geboten erscheinen lassen, z. B. wegen der Vielzahl der Verurteilten. Unabhängig von der Anlegung eines Bewährungsheftes ist die Nummer des Bewährungsregisters dem Aktenzeichen der Hauptakten immer in Klammern hinzuzusetzen z. B. „8 Ls 12 Js 130/92 (3 BRs 14/92)“.


Die Anlegung eines Bewährungsheftes ist generell im Bewährungsregister zu vermerken. Zum Bewährungsheft sind zu nehmen:


a)
eine beglaubigte Abschrift der gerichtlichen Entscheidungen, die den Bewährungsfall betreffen, mit Gründen,


b)
sämtliche die Bewährung betreffenden Beschlüsse, Verfügungen, Gesuche, Eingaben und andere Eingänge.


Nach Abschluss der Überwachung sind die Bewährungshefte in den Hauptakten zu verwahren.


Mit der Erhebung der öffentlichen Klage endet die Zuständigkeit des bisherigen Haftrichters. Befindet sich in den Fällen des § 18 Abs. 4 bei Eingang der Akten ein Beschuldigter in dieser Sache in Untersuchungshaft, so teilt die Geschäftsstelle des Gerichts zum Register für einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs mit, bei welcher Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts das Verfahren anhängig ist.




§ 19
Abgabe der Akten bei Vollstreckung



1Ist aus einem Urteil in Privatklagesachen eine Geld- oder Freiheitsstrafe oder ist eine Erzwingungshaft zu vollstrecken, so sind die Akten der Staatsanwaltschaft zur Vollstreckung vorzulegen. 2Nach Abschluss der Vollstreckung sind die Akten an das Amtsgericht zur Aufbewahrung zurückzuleiten.





§ 20
Strafkammer bei dem Amtsgericht



1Ist bei einem Amtsgericht eine Strafkammer gebildet, so gelten für den Geschäftsgang die Vorschriften für die Strafkammern bei den Landgerichten entsprechend.





c) Angelegenheiten des Grundbuchs und der öffentlichen Register





§ 21
Grundbuchsachen



(1) 1Aus den Schriften zu dem einzelnen Grundbuchblatt werden die Grundakten gebildet. 2Innerhalb eines Aktenstücks erhält jedes selbständige Schriftstück in der Reihenfolge seines Eingangs eine Ordnungsnummer, die auch in einem weiteren Band und auch dann weiterzuzählen ist, wenn die Akten bei einem anderen Gericht fortzuführen sind. 3Die Anlagen eines Schriftstücks werden durch dessen Ordnungsnummer mitbestimmt und sind, wenn es zur Vermeidung von Irrtümern notwendig ist, mit einem Zugehörigkeitsvermerk zu versehen. 4Zustellungsurkunden und andere Empfangsnachweise, Abschriften und dergleichen, auf die keine Verfügung gesetzt ist, erhalten keine Ordnungsnummer. 5Eine Urkunde, auf die sich Eintragungen in mehreren Grundbuchblättern gründen, soll in der Regel endgültig zu den Grundakten genommen werden, bei denen sie ihre erste Ordnungsnummer erhalten hat. 6Nachweise über die Bestellung eines Verwalters einer Wohnungseigentums-(Teileigentums-)anlage und sonstige, die gesamte Wohnanlage betreffende Urkunden (z. B. Teilungserklärung, Bestellung eines Globalgrundpfandrechts, Vollmachten nebst Anlagen zur Abwicklung von Bauherren-, Bauträger- und Erwerbermodellen), sind bei den Grundakten mit der niedrigsten Grundbuchblattnummer der jeweiligen Wohnungseigentums-(Teileigentums-)anlage aufzubewahren.



(2) 1Die Ordnungsnummern sind auf einem Vorblatt der Akten oder in einer automatisierten Datei unter Beifügung des Datums der Schriften zu registrieren. 2Werden mehrere Ordnungsnummern unter einem Fall oder einer Verfügung bearbeitet, ergibt sich die Geschäftsnummer grundsätzlich aus der höchsten Ordnungsnummer. 3Bei der Abgabe eines Schriftstücks sind der Tag der Abgabe sowie der Verbleib bei der jeweiligen Ordnungsnummer zu vermerken. 4Werden Grundakten versandt, so wird mit den zu dem Kontrollblatt (§ 5 Abs. 3) eingehenden Schriften die Nummernfolge fortgesetzt. 5Wird das Vorblatt als automatisierte Datei geführt, ist bei Aktenversendung ein Ausdruck des Vorblatts zum Grundakt zu nehmen. 6Ergibt sich nach Rückkunft der Akten, dass infolge der Fortführung der Akten an der auswärtigen Stelle (z. B. in der Beschwerdeinstanz) mehrere Schriftstücke dieselbe Nummer tragen, so sind die bei dem Kontrollblatt entstandenen Nummern mit einem kleinen Unterscheidungsbuchstaben zu versehen. 7Bei maschineller Führung sind die bei der auswärtigen Stelle eingetragenen Ordnungsnummern, gegebenenfalls mit einem Unterscheidungskennzeichen, in der automatisierten Datei nachzutragen.



(3) 1Zur Erhaltung der Übersichtlichkeit können Schriftstücke von vorübergehender Bedeutung zu Sonderheften genommen werden, die bei den Grundakten aufzubewahren sind. 2Hierfür kommen insbesondere in Betracht



a)
lediglich den Geschäftsgang betreffende Schriftstücke, sofern sie nicht Erklärungen von selbstständiger Bedeutung enthalten,


b)
unbrauchbar gemachte Hypothekenbriefe oder dazugehörige Schuldurkunden, die den Beteiligten wegen unbekannten Aufenthalts nicht ausgehändigt werden können.


3Der Grundbuchrechtspfleger kann einzelne Schriftstücke dieser Art hiervon ausschließen oder andere dafür bestimmen. 4Urkunden, die mit Rücksicht auf § 10 Abs. 1 GBO dauernd bei den Grundakten aufzubewahren sind, geschlossene Handblätter sowie die die Wert- und Kostenberechnung betreffenden Schriften, soweit sie von dauernder Bedeutung sind, dürfen nicht in Sonderhefte genommen werden. 5Die Weglegung der Sonderhefte wird nach Bedarf verfügt und ausgeführt; das Weglegungsjahr ist auf den Grundakten zu vermerken.



(4) 1Wird ein Grundbuchblatt geschlossen, so ist dies auf den Grundakten zu vermerken. 2Die Genehmigung, auch die für das geschlossene Grundbuchblatt geführten Akten zu schließen (§ 32 Abs. 2 GBV), obliegt der Behördenleitung.



(5) 1Für die in Grundbuchsachen eingereichten Urkunden und die eingehenden behördlichen oder gerichtlichen Ersuchen, die eine oder mehrere zur Eintragung erforderliche Erklärungen (§§ 19, 20 GBO) enthalten, ist von jeder Geschäftsstelle eine Eingangsliste (Liste 10) zu führen. Die Behördenleitung kann anordnen, dass für mehrere Abteilungen eine gemeinsame Eingangsliste geführt wird. 2Zur Überwachung der rechtzeitigen Erledigung der auf Eintragung in das Grundbuch gerichteten Anträge und Ersuchen kann auf Anordnung des Präsidenten des Oberlandesgerichts die Eingangsliste um weitere Positionen ergänzt werden.



(6) Sammelakten



a)
sind anzulegen mit den Schriften über Grundstücke, für die ein Grundbuchblatt nicht angelegt ist, und zwar für jeden Grundbuchbezirk sowie mit unbrauchbar gemachten Grundpfandrechtsbriefen und anderen unbrauchbar gemachten Briefen (§ 53 Abs. 2 GBV);


b)
sollen angelegt werden, soweit zur Erhaltung der Übereinstimmung zwischen Grundbuch und dem amtlichen Grundstücksverzeichnis (§ 2 Abs. 2 GBO) den Grundbuchämtern Veränderungsnachweise gesammelt zugehen, mit diesen Sammelnachweisen und den diese betreffenden Schriften, und zwar für jeden Grundbuchbezirk getrennt; auf Anordnung der Behördenleitung können alle Veränderungsnachweise zu den Sammelakten genommen werden;


c)
sollen angelegt werden mit den Anträgen auf Erteilung von Ausdrucken oder Abschriften einschließlich der Kostenberechnung; diese Sammelakten werden in Jahresheften geführt und drei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres weggelegt; die Behördenleitung kann bei Vorliegen besonderer Gründe anordnen, dass alle Anträge zu den Grundakten zu nehmen sind.


(7) 1Für den Bezirk des Amtsgerichts wird ein Eigentümerverzeichnis und, sofern die technischen Voraussetzungen für eine automationsgestützte Führung vorliegen, ein Verzeichnis der Grundstücke geführt:



a)
für Personen, die als Eigentümer von Grundstücken, von Wohnungs- oder Teileigentum oder als Berechtigte grundstücksgleicher Rechte eingetragen sind. In das Verzeichnis ist jede Person unter Angabe sämtlicher Eigentumsrechte nur einmal aufzunehmen. Das Verzeichnis soll enthalten: die Bezeichnung der Grundbuchstelle unter Angabe des Bezirks, des Blattes, Familien- und Vornamen (bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften deren genaue Bezeichnung), Geburtsdatum und Wohnort des Eigentümers oder des Berechtigten;


b)
für Grundstücke, Wohnungs- oder Teileigentum sowie grundstücksgleiche Rechte; in das Verzeichnis ist einzutragen: die Flurstücksnummer, die Grundbuchstelle unter Angabe des Blattes, des Bezirks, wenn das Grundstück oder Recht im Grundbuch eines anderen Bezirks eingetragen ist; bei Wohnungs- oder Teileigentum auch der Bruchteil des Miteigentumsanteils und der Gegenstand des Sondereigentums, bei grundstücksgleichen Rechten auch die kurze Bezeichnung des Rechts.


2Für die Verzeichnisse kann auch das automatisierte Liegenschaftsbuch verwendet werden.



(8) Über die Beteiligten, bestellten Vertreter oder Zustellungsbevollmächtigten wird bei Bedarf eine automatisierte Datei (Beteiligtendatenbank - Wohnungsblatt) gemäß Liste 11 geführt.





§ 22
Pachtkreditsachen



(1) 1Pachtkreditsachen werden nach Maßgabe der Liste 12 erfasst. 2Die Blattsammlungen mit den niedergelegten Inventarverpfändungsverträgen sind in gleicher Weise aufzubewahren wie die manuell geführten Grundbücher. 3Soweit die Blattsammlungen zu heften sind, ist darauf zu achten, dass eine spätere Entheftung und Rückgabe des Verpfändungsvertrages (§ 15 Abs. 4 des Pachtkreditgesetzes (PachtkredG) vom 5. 8. 1951, BGBl. I S. 494) möglich ist.



(2) 1Zu der mit einem Verpfändungsvertrag usw. anzulegenden Blattsammlung sind auch die weiteren denselben Pächter und dasselbe Inventar betreffenden Verpfändungsverträge, Anträge oder Anzeigen, unbeschadet ihrer erneuten Erfassung, zu nehmen. 2Das Aktenzeichen wird stets mit der neuesten Erfassungsnummer gebildet.



(3) 1Anträge von Pächtern auf Erteilung einer Bescheinigung, dass ein Verpfändungsvertrag bei dem Amtsgericht nicht niedergelegt ist (§ 16 Abs. 2 PachtkredG), sind, wenn für die Angelegenheiten nicht schon eine Blattsammlung besteht, zu Sammelakten zu nehmen; in einer alphabetischen Namensliste, die in schriftlicher Form den Akten vorzuheften ist, sind die Pächter nachzuweisen. 2Bei elektronischer Führung der Namensliste muss diese nicht den Akten vorgeheftet werden.



(4) 1Der zuständige Bedienstete, der zuerst den niederzulegenden Verpfändungsvertrag in Empfang nimmt, hat sofort bei Eingang auf dem Verpfändungsvertrag oder auf einem mit dem Vertrag fest zu verbindenden Blatt an deutlich sichtbarer Stelle den Zeitpunkt des Eingangs nach Tag, Stunde und Minute zu vermerken und den Eingangsvermerk mit vollem Namen zu unterschreiben. 2Entsprechend ist zu verfahren, wenn ein Abänderungsvertrag oder eine Vereinbarung gemäß § 3 Abs. 2 Satz 2 PachtkredG niedergelegt wird.



(5) 1Die Bescheinigung nach § 16 Abs. 2 PachtkredG ist stets nach dem nachstehend abgedruckten Muster auszustellen und mit dem Gerichtsstempel zu versehen. 2Auf Wunsch des Pächters ist eine gleiche Bescheinigung auch hinsichtlich des Rechtsvorgängers auszustellen. 3Ist ein Verpfändungsvertrag zwar niedergelegt, aber inzwischen wieder zurückgegeben worden, so ist dies unter Angabe des Rückgabetages zu bescheinigen.



(6) 1Wird für den Sitz eines Betriebes (§ 2 Abs. 1 Satz 1 PachtkredG) in Folge einer Änderung der Gerichtsgrenzen ein anderes Amtsgericht zuständig, so sind die Akten mit den niedergelegten Inventarverpfändungsverträgen und den sonstigen Vorgängen nebst einer beglaubigten Abschrift der nach Liste 12 erfassten Daten dem nunmehr zuständigen Amtsgericht zu übersenden. 2Bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben ist bei dem bisherigen Amtsgericht „Abgegeben an Amtsgerichts ... am ..." und bei dem neu zuständigen Amtsgericht „Übernommen vom Amtsgericht ... am ...; früheres Aktenzeichen...“ zu vermerken. 3Die Geschäftsstelle des neu zuständigen Amtsgerichts hat den Pächter und das Pachtkreditinstitut von Amts wegen von der veränderten Zuständigkeit zu benachrichtigen.



Bescheinigung



1)


hat beantragt, ihm als Pächter des Gutes 2)






gemäß § 16 Abs. 2 des Pachtkreditgesetzes vom 5. 8. 1951 (BGBl. I S. 494) zu bescheinigen, dass bei dem unterzeichneten Amtsgericht kein Vertrag niedergelegt sei, durch den er das ihm gehörende Inventar des bezeichneten Gutes verpfändet habe.



Es wird bescheinigt, dass ein derartiger Vertrag hier – nicht niedergelegt ist - zwar niedergelegt war, aber am _____________ dem Pächter gemäß § 15 Abs. 4 Pachtkeditgesetzes herausgegeben worden ist.





____________________

(Ort und Tag)





(Gerichtsstempel)……………………………………………………………...

Amtsgericht





________________________________________________________________________



1)
Name des Antragstellers.
2)
Genaue Bezeichnung des Gutes nach seiner Benennung und Lage, andernfalls Bezeichnung nach dem Grundbuch.




§ 23
Öffentliche Register



(1) 1Die zu den öffentlichen Registern eingereichten Urkunden und sonstigen Anträgen auf Eintragung sind nach Maßgabe der Liste 13 zu erfassen. 2Anträge auf Eintragung in ein öffentliches Register, die sich nicht auf eine bereits vorhandene Eintragung beziehen, werden zunächst im Allgemeinen Register unter dem Aktenzeichen AR erfasst. 3Die Erfassung im AR-Register kann unterbleiben, wenn der Sachbearbeiter bei der ersten Vorlage dem Antrag entspricht. 4Auch sonst sind Schriften über Angelegenheiten, für die besondere Registerakten noch nicht angelegt sind, unter dem Aktenzeichen AR zu erfassen; das gilt insbesondere für das Zwangsgeldverfahren, durch das eine neue Registereintragung herbeigeführt werden soll, sowie für Ordnungsgeldverfahren bei unbefugtem Firmen- oder Namensgebrauch. 5Erfolgt die Eintragung, sind Vorgänge zu den Registerakten zu nehmen.



(2) 1Zu den öffentlichen Registern sind alphabetische Verzeichnisse in geeigneter Weise zu führen. 2In das Verzeichnis sind Name, Partnerschaft oder Firma, die jeweilige Registerbezeichnung sowie die Registernummer als Mindestinhalt aufzunehmen. 3Die Verzeichnisse können in elektronischer oder manueller Form verwaltet werden. 4Elektronisch geführte Dateien müssen jederzeit sicht- und lesbar gemacht werden können.



(3) 1Für die öffentlichen Register ist das Verzeichnis gemeinschaftlich anzulegen. 2Erfordern es die örtlichen Verhältnisse, kann auf Anordnung der Behördenleitung für die einzelnen Register und einzelnen Abteilungen der öffentlichen Register je ein gesondertes Verzeichnis geführt werden. 3Nach der Löschung der gesamten Eintragungen einer Registernummer oder bei Löschung einzelner von mehreren Eintragungen einer Registernummer ist dies im Namen- und Firmenverzeichnis durch Rötung oder auf eine andere eindeutige Weise kenntlich zu machen. 4Bei einer Übertragung aus einer Abteilung des Handelsregisters in die andere oder bei Übertragung in ein anderes Register ist auf den Übergang hinzuweisen, wenn die Namen- und Firmenverzeichnisse gesondert geführt werden.



(4) 1Für das Güterrechtsregister ist das Namensverzeichnis einheitlich für den jeweiligen Registerbezirk nach den Ehenamen oder Lebenspartnerschaftsnamen zu führen. 2Führen Ehegatten oder Lebenspartner keinen Ehenamen oder Lebenspartnerschaftsnamen, sind Einträge unter den von jedem Ehegatten oder Lebenspartner zur Zeit der Eintragung geführten Namen aufzunehmen. 3In den Fällen sind zusätzlich die Vornamen und Geburtsnamen der Ehegatten oder Lebenspartner sowie die Registernummer anzugeben. 4Die Führung des Namensverzeichnisses bedarf es nicht, wenn das Register alphabetisch geordnet in Lose-Blatt-Form geführt wird. 5In den Fällen des Satzes 2 ist dann für jeden Ehegatten oder Lebenspartner ein besonderes Blatt einzustellen.



(5) 1In die Namensverzeichnisse zum Schiffsregister und zum Schiffsbauregister sind die Namen der Eigentümer, Miteigner und Korrespondentreeder aufzunehmen; die Verzeichnisse zum Schiffsregister und Schiffsbauregister können gemeinschaftlich geführt werden. 2Daneben ist ein Verzeichnis der Namen der eingetragenen Schiffe zu führen; bei Schiffen gleichen Namens ist der Name des Eigentümers beizufügen.





§ 24
Registerakten



(1) 1Für jede Nummer eines öffentlichen Registers werden Akten gebildet. 2Zu den Registerakten gehören auch die Schriften über solche gerichtliche Handlungen, die, ohne auf eine Registereintragung abzuzielen, mit den im Register vermerkten rechtlichen Verhältnissen im Zusammenhang stehen. 3Hierunter fällt auch das Schriftgut zu unternehmensrechtlichen Verfahren nach §§ 375, 402 bis 409 FamFG.



(2) 1Die Führung der Akten für das Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister richtet sich nach den §§ 7, 8 (Registerakten) sowie § 9 (Registerordner) HRV. 2Bis zur Anlegung eines elektronischen Registers können Handblätter geführt werden, die nach Anlegung des elektronischen Registers vernichtet werden können. 3Der übrige Teil der Registerakten (Hauptband) enthält unbeschadet der besonderen Bestimmungen in § 24a sämtliche Vorgänge, die nicht der unbeschränkten Einsicht unterliegen, zum Beispiel die gerichtlichen Verfügungen, Zwangsgeldverfahren, gutachterliche Äußerungen der Industrie- und Handelskammern und der Organe der Berufsstände.



(3) 1Das Registergericht kann bestimmen, dass über eine Nummer des Handelsregisters, des Partnerschaftsregisters, des Vereinsregisters und des Genossenschaftsregisters mehrere gesonderte Aktenbände zu führen sind; auf diesen Aktenbänden ist der jeweilige Inhalt kurz anzugeben; die Führung von besonderen Aktenbänden ist auf dem Aktendeckel der Registerakte zu vermerken. 2Dies gilt auch für unternehmensrechtliche Verfahren nach §§ 375, 402 bis 409 FamFG.



(4) Die Führung der Akten für das Vereinsregister richtet sich nach den §§ 7 und 26 VRV.



(5) 1Wird die Niederlassung oder der Sitz in den Bezirk eines anderen Amtsgerichts verlegt, sind die bei dem bisherigen Amtsgericht geführten Akten und der Registerordner an das Amtsgericht zu übermitteln, auf das die Zuständigkeit übergeht. 2Wechselt ein eingetragener Rechtsträger die Rechtsform und muss deshalb die Eintragung in einer anderen Abteilung des Handelsregisters oder in ein anderes Register erfolgen, sind die bisher geführten Akten und Registerordner dem neu anzulegenden Register zuzuordnen. 3In den übrigen Fällen des Umwandlungsgesetzes, in denen der übertragene Rechtsträger erlischt, sind die bisher geführten Akten und Registerordner dem Register des übernehmenden Rechtsträgers zuzuordnen. 4Ist der Wechsel im Falle des Satzes 2 mit dem Wechsel des Sitzes und der Niederlassung verbunden oder hat im Falle des Satzes 3 das fortsetzende Unternehmen seinen Sitz oder seine Niederlassung in einem anderen Amtsgerichtsbezirk, gilt Satz 1 entsprechend. 5Geht bei einer Änderung der Zuständigkeit aus vorstehenden Gründen diese auf ein Registergericht über, bei dem dieses Register einschließlich Registerordner nicht in elektronischer Form geführt wird, ist mit den Akten ein vollständiger beglaubigter Ausdruck des Registerordners in Papierform an das Amtsgericht zu übermitteln, auf das die Zuständigkeit übergeht.



(6) Die Zahl der gelöschten Registereintragungen wird für die Geschäftsübersicht in geeigneter Weise erfasst oder ermittelt.“



Zusatzbestimmungen



1.
1Sind eingehende Schriftstücke in ein elektronisches Dokument zu übertragen, ist dieses mit einem Vermerk zu versehen, der den Anforderungen des § 298a Abs. 3 ZPO und § 9 Abs. 4 HRV entspricht. 2Elektronisch erfasste Papierdokumente sind nach erfolgter Übertragung vorbehaltlich Satz 6 und 9 zu vernichten. 3Das Registergericht gewährleistet den Zugriff des Beschwerdegerichts auf die elektronischen Dokumente der Akte und des Ordners durch Übermittlung des Inhalts als ZIP-Datei. 4Das Beschwerdegericht übermittelt dort eingehende Papierdokumente dem Registergericht nach Erledigung des Beschwerdeverfahrens. 5Das Registergericht behandelt die Papierdokumente gemäß Satz 1. 6Nach Ablauf des der Beschwerdeentscheidung folgenden Jahres sind die Papierdokumente zu vernichten und die ZIP-Dateien des Registergerichts und des Beschwerdegerichts zu löschen. 7Wird Rechtsbeschwerde erhoben und hat das Rechtsbeschwerdegericht keinen Zugriff auf die elektronischen Dokumente der Registerakte, sind die Ausdrucke (§ 8 Abs. 3 Satz 4, § 9 Abs. 6 Satz 1 HRV) zu einer festen Akte zu vereinigen und dem Rechtsbeschwerdegericht vorzulegen. 8Die elektronische Akte ist nach Rückgabe der Akte durch das Rechtsbeschwerdegericht zu vervollständigen. 9Die Rechtsbeschwerdeakte ist nach Ablauf des der Rechtbeschwerdeentscheidung folgenden Jahres zu vernichten.


2.
1In den Fällen gemäß Absatz 5 Satz 1 bis 4 ist der Inhalt der Registerakte vorbehaltlich Absatz 5 Satz 5 elektronisch zu übermitteln; etwa vorhandene Papierdokumente der Akte und des Ordners sind zu übersenden. 2Mit Eingang der Nachricht von der Eintragung in das Register des neuen Registergerichts sind die Dokumente der Registerakte und des Registerordners zu sperren.




§ 24a
Sammelakten



(1) 1Über die Erteilung von Zeugnissen des Inhalts, dass eine gewisse Eintragung in dem Register nicht vorhanden ist, sind Sammelakten zu führen, soweit diese Schriftstücke nicht zu den vorhandenen Akten genommen oder urschriftlich beantwortet werden. 2Auch die Anträge auf Erteilung von Abschriften, Registerauszügen, Registerausdrucken und Zeugnissen über den Registerinhalt können zu den Sammelakten genommen werden. 3Eine getrennte Aufbewahrung dieser Anträge, nach Registernummern oder anderen vom Registergericht zu bestimmenden Ordnungsmerkmalen geordnet, ist zulässig. 4In geeigneten Fällen, zum Beispiel bei Kostenfreiheit vorschussweiser Zahlung, können derartige Anträge auch urschriftlich erledigt werden.



(2) 1Die Belegblätter über öffentliche Bekanntmachungen können zu besonderen Beiheften der Akten vereinigt werden. 2Werden Eintragungen zu mehreren Registernummern in einer zusammengefassten Bekanntmachung veröffentlicht, können die entsprechenden Schriftstücke und Belegblätter zu Sammelakten genommen werden; in den Akten ist jeweils der Hinweis auf die Sammelakte anzubringen. 3Erfolgt die Übertragung der Bekanntmachungstexte an das Veröffentlichungsorgan mittels elektronischer Datei, sind diese Dateien ebenfalls abzuspeichern und deren Abrufbarkeit jederzeit sicherzustellen.



(3) Soweit es für den Geschäftsablauf dienlich ist, weitere Sammelakten zu führen, kann dies auf Anordnung des Registergerichts erfolgen.



(4) Soweit zu den Registerakten gehörige Schriftstücke zu besonderen Sammelakten genommen werden, ist in den Akten darauf zu verweisen.





d) Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit im Übrigen





§ 25
Urkundssachen



(1) 1Als Urkundssachen werden die Beurkundungen und die sonstigen Handlungen und Entscheidungen in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit mit Ausnahme der in Absatz 5 aufgeführten nach Maßgabe der Listen 4 bzw. 4a erfasst, und zwar auch dann, wenn der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle sie auf Grund eigener Zuständigkeit beurkundet oder vornimmt oder wenn das Gericht mit der Vornahme der Handlung den Urkundsbeamten oder einen Gerichtsvollzieher beauftragt.



(2) 1Unter I werden alle gerichtlichen Beurkundungen von Rechtsgeschäften und von tatsächlichen Vorgängen erfasst, unabhängig davon, ob sie selbständig oder aus Anlass der Bearbeitung einer anderen Rechtsangelegenheit (Familien-, Betreuungs-, Nachlasssache usw.) erfolgt sind; dies gilt auch für eidesstattliche Versicherungen nach § 352 Absatz 3 Satz 3 FamFG und § 36 Absatz 2 IntErbRVG. 2Nicht erfasst werden Vergleiche und Erklärungen über die Anerkennung der Vaterschaft (§ 180 FamFG) vor dem Prozessgericht sowie rechtsgeschäftliche Erklärungen innerhalb eines Zwangsvollstreckungsverfahrens.



(3) 1Unter II werden die sonstigen Handlungen und Entscheidungen in Sachen der freiwilligen Gerichtsbarkeit erfasst, die außerhalb eines anhängigen Verfahrens vorgenommen oder beantragt werden und für die weder ein besonderes Register noch ein besonderes Sammelaktenstück bestimmt ist. 2Es gehören hierher z. B.



-
die Anträge auf Gewährung von Verfahrenskostenhilfe in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit,


-
die Ausstellung gerichtlicher Zeugnisse mit Ausnahme der Erbscheine und der ihnen gleichstehenden Zeugnisse,


-
die Bewilligung der öffentlichen Zustellung von Willenserklärungen,


-
die Kraftloserklärung von Vollmachten,


-
die Abnahme von Eiden oder eidesstattlichen Versicherungen außerhalb eines anhängigen Verfahrens ohne die eidesstattlichen Versicherungen nach § 352 Absatz 3 Satz 3 FamFG und § 36 Absatz 2 IntErbRVG,


-
die Anträge auf Todeserklärung, auf Aufhebung einer Todeserklärung und auf Feststellung des Todes und der Todeszeit,


-
die Aufgebotsverfahren (§ 433 ff. FamFG),


-
die sonstigen im Bürgerlichen Gesetzbuch, im Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, im Handelsgesetzbuch, in den Gesetzen über die Binnenschifffahrt und die Flößerei, im Genossenschaftsgesetz, im Gesetz betreffend Gesellschaften mit beschränkter Haftung, im Vertragshilfegesetz und im Gesetz über Unschädlichkeitszeugnisse den Gerichten zugewiesenen Handlungen und Entscheidungen, sofern sie nicht zu bereits vorhandenen Akten zu nehmen oder unter I einzutragen sind.


3Angelegenheiten der Beratungshilfe werden nach Maßgabe der Liste 4a erfasst.



(4) 1Bleibt nach den bestehenden Vorschriften eine Urkunde weder in Urschrift noch in Abschrift bei dem Gericht zurück, so sind die Namen, Geburtsdatum und Wohnort der Beteiligten, der Wert des Gegenstandes und alle sonstigen für die Berechnung und Einforderung der Kosten notwendigen Angaben zu erfassen. 2Dies kann auch bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben der Liste 4 erfolgen.



(5) 1Von der Erfassung als Urkundssache oder als sonstige Handlung oder Entscheidung sind ausgenommen:



a)
das von dem Familien- oder Betreuungsgericht als solchem beurkundete Anerkenntnis der Schlussrechnung des Vormundes oder des Betreuers,


b)
...,


c)
die Entscheidungen über Anträge auf Erteilung oder Umschreibung einer Vollstreckungsklausel und auf Erteilung einer weiteren vollstreckbaren Ausfertigung bei Schuldtiteln, die außerhalb gerichtlicher Verfahren errichtet sind und sich nicht in Verwahrung des Amtsgerichts befinden, sowie die Entscheidungen über Einwendungen, welche die Zulässigkeit der zu diesen Schuldtiteln erteilten Vollstreckungsklausel betreffen, hierzu gehören auch die Entscheidungen nach § 1081 Abs. 1 Satz 3 ZPO,


d)
die Wechsel- und Scheckproteste.


2Das zu a) aufgeführte Anerkenntnis gehört in die Familien- bzw. Betreuungsakten. 3Im Übrigen werden Sammelakten angelegt:



zu b)  ...,



zu c) soweit nicht in den Fällen des § 13a Abs. 5 Abgabe zu den Familienakten erfolgt,



zu d) mit den zurückbehaltenen beglaubigten Abschriften der Protesturkunden, den Vermerken über Inhalt und Verstempelung der Wechsel usw. und den Kostenrechnungen.



(6) 1Unter III (Standesamtssachen) werden



die Anträge auf Änderung der Vornamen sowie Anträge auf Feststellung der Geschlechtszugehörigkeit nach dem Transsexuellengesetz,


die Anträge, einen Standesbeamten zur Vornahme einer Amtshandlung anzuhalten,


die Anträge auf Berichtigung der Personenstandsbücher (§§ 48, 50 des Personenstandsgesetzes) erfasst.




§ 26
Schriftgut der Notare, Gerichtsvollzieher und Schiedspersonen



1Über die Aufbewahrung von Dienstpapieren der Notare und der Gerichtsvollzieher sowie von Protokollbüchern der Schiedspersonen sind je eine oder nach Bedarf mehrere Sammelakten zu führen, zu denen insbesondere die Anträge auf Erteilung von Ausfertigungen notarieller Urkunden oder Vergleiche vor Schiedspersonen gehören. 2Ebenso sind Anträge auf Erteilung von vollstreckbaren Ausfertigungen dieser Urkunden oder Vergleiche zu den Sammelakten zu nehmen und nicht zu erfassen. 3Anträge auf Aufhebung des Ordnungsgeldbescheides der Schiedspersonen oder auf Herabsetzung des Ordnungsgeldes (§ 24 Abs. 4 bis 7 des Schiedsstellen- und Schlichtungsgesetzes vom 22. 6. 2001, GVBl. LSA S. 214), denen die Schiedspersonen nicht entsprechen, sowie Einwendungen gegen den Kostenansatz (§ 53 des Gesetzes) sind ebenfalls ohne Erfassung zu den Sammelakten zu nehmen.





§ 27
Erbrechtsangelegenheiten, Verfügungen von Todes wegen



(1) 1Erbrechtsangelegenheiten werden nach Maßgabe der Liste 5 erfasst.



(2) 1Über mehrere von derselben Person errichtete Verfügungen von Todes wegen (Testamente, Erbverträge) wird nur eine Akte geführt, zu der alle Urkunden und Schriften über Errichtung, Verwahrung, Rückgabe oder Eröffnung der Verfügungen zu nehmen sind; das Aktenzeichen wird mit der jeweils neuesten Erfassungsnummer gebildet. 2Die Geschäftsstelle hat beim Eingang einer Verfügung von Todes wegen anhand der erfassten Personendaten zu prüfen, ob bereits Akten vorhanden sind, die sich auf den Verfügenden beziehen.



(3) 1Bei eigenhändigen Testamenten, deren besondere amtliche Verwahrung vom Erblasser verlangt wird, ist nach der AV über die Benachrichtigung in Nachlasssachen zu verfahren. 2Der nach dieser AV zu verwendende Umschlag ist mit dem Prägesiegel oder dem Dienstsiegel zu verschließen.



(4) 1Die zur besonderen amtlichen Verwahrung zu bringenden Testamente und Erbverträge sind nach Maßgabe der Liste 5a zu erfassen. 2Die Nummer der Erfassung ist auf dem Umschlag der Verfügung von Todes wegen oben rechts zu vermerken. 3Die Bestimmungen der AV über die Benachrichtigung in Nachlasssachen sind zu beachten. 4Die Verfügungen von Todes wegen sind unter dem gemeinschaftlichen Verschluss der beiden Verwahrungsbeamten an einem feuersicheren Ort in der Nummernfolge der Erfassung aufzubewahren. 5Befinden sich Erbverträge oder gemeinschaftliche Testamente in der besonderen amtlichen Verwahrung, so sind sie nach der Eröffnung bei dem Tode des ersten der Vertragschließenden oder Verfügenden in die besondere amtliche Verwahrung zurückzubringen; dies gilt nicht, wenn der Erbvertrag oder das Testament nur Anordnungen enthält, die sich auf den Erbfall beziehen, der mit dem Tode des Erstverstorbenen eintritt, z. B. wenn der Erbvertrag oder das Testament sich auf die Erklärung beschränkt, dass Ehegatten sich gegenseitig zu Erben einsetzen (vgl. § 349 Abs. 2 Satz 2, Abs. 3 FamFG, § 2300 BGB).



(5) 1Die Annahme einer Verfügung von Todes wegen ist in der Akte zu dokumentieren und von den Verwahrungsbeamten unterschriftlich zu bestätigen. 2Die Herausgabeverfügung, in der die Nummer der Erfassung der Verwahrungsdaten anzugeben ist, kann in Urschrift vorgelegt werden; wenn die Geschäfte demjenigen übertragen sind, dem die Bearbeitung der Verfügung von Todes wegen obliegt; in diesem Falle ist der Empfang bei den Verwahrungsdaten unter „Bemerkungen“ zu erfassen. 3Im Übrigen ist die Herausgabeverfügung in Ausfertigung vorzulegen; die so vorgelegten Herausgabeverfügungen sind als Belege nach der Nummernfolge der Erfassung der Verwahrungsdaten aufzubewahren.



(6) 1Über jede zur besonderen amtlichen Verwahrung gebrachte Verfügung von Todes wegen ist dem Erblasser ein Hinterlegungsschein zu erteilen (§ 346 Abs. 3 FamFG, § 2258b Abs. 3, §§ 2277, 2300 BGB), der die unter Nrn. 1 bis 4 der Liste 5a erfassten Verwahrungsdaten enthält; bei Nottestamenten soll der Hinterlegungsschein einen Hinweis über die Bestimmungen des § 2252 BGB enthalten. 2Der Hinterlegungsschein ist der Annahmeverfügung bei ihrer Rückleitung beizufügen und von der Geschäftsstelle dem Erblasser oder, auf entsprechende Bitte, dem Notar zuzuleiten, vor dem die Verfügung von Todes wegen errichtet worden ist. 3Vor der Rückgabe einer Verfügung von Todes wegen ist der Hinterlegungsschein zurückzufordern. 4Bringt ein Notar oder ein Bürgermeister ein Testament gemäß § 34 Abs. 1 Satz 4 BeurkG, § 2249 Abs. 1 Satz 4 BGB zur besonderen amtlichen Verwahrung, so hat die Geschäftsstelle auf Verlangen den Empfang zu bescheinigen.



(7) 1Soll eine zur besonderen amtlichen Verwahrung angenommene Verfügung von Todes wegen bei einem anderen Gericht weiter verwahrt werden, so ist ihm die Verfügung von Todes wegen mit den Akten unter Beachtung der für wichtige Postsendungen gegebenen Vorschriften zu übersenden. 2Der Einlieferungsschein und die Empfangsbescheinigung des anderen Gerichts sind zu Sammelakten zu nehmen. 3Der bisherige Hinterlegungsschein ist gegen Erteilung eines neuen zu den Akten einzuziehen.



(8) 1Muss eine in besondere amtliche Verwahrung genommene Verfügung von Todes wegen lediglich zur Rückgabe an die verfügende Person einem anderen Gericht übersandt werden, so ist nach den für wichtige Postsendungen gegebenen Vorschriften zu verfahren; die Akten über die Verfügung von Todes wegen sind in der Regel nicht beizufügen. 2Bei dem ersuchten Gericht ist der Vorgang lediglich unter dem Registerzeichen AR zu erfassen. 3Die Verfügung von Todes wegen ist bis zu ihrer Rückgabe von der Geschäftsstelle aufzubewahren. 4Nach der Erledigung des Ersuchens sind die entstandenen Vorgänge und, falls die Akten beigefügt waren, auch diese dem ersuchenden Gericht zurückzusenden.



(9) 1Wird eine in amtliche Verwahrung genommene letztwillige Verfügung, die vor einem Richter oder vor einem Notar oder nach § 2249 BGB errichtet worden ist, dem Erblasser oder den Vertragsschließenden zurückgegeben, so ist in die Niederschrift über die Rückgabe der letztwilligen Verfügung folgender Vermerk über die in § 2256 Abs. 1 Satz 2; 2300 Abs. 2 Satz 3 BGB vorgeschriebene Belehrung aufzunehmen:

Der Erblasser/die Vertragsschließenden ist/sind darüber belehrt worden, dass die letztwillige Verfügung durch die Rückgabe als widerrufen gilt. Ein entsprechender Vermerk ist auf dem Testament/dem Erbvertrag angebracht worden.



2Auf der Urkunde ist zu vermerken:



Dieses Testament/dieser Erbvertrag gilt durch die am ______________________________ erfolgte Rückgabe aus der amtlichen Verwahrung als widerrufen (§§ 2256, 2272, 2300 Abs. 2 Satz 3 BGB).



_________________________________________________________

(Ort und Tag)



_________________________________________________________

(Name)
Rechtspfleger





(10) 1Wird der Tod einer Person bekannt, von der eine Verfügung von Todes wegen in Verwahrung genommen ist, so ist das zur Eröffnung der Verfügung Erforderliche zu veranlassen.



(11) 1Für die folgenden Verfügungen von Todes wegen müssen weitere Auswertungen möglich sein:



a)
nach dem Tode des Erstverstorbenen eröffnete, nach Abs. 13 Sätze 2,3 bei den Nachlassakten verbleibende gemeinschaftliche Testamente und Erbverträge, soweit sie Anordnungen enthalten, die erst nach dem Tode des Überlebenden wirksam werden,


b)
von dem Amtsgericht nach § 51 BNotO in Verwahrung genommene Erbverträge,


c)
von dem Gericht vor dem 1. 1. 1970 beurkundete, nicht in die besondere amtliche Verwahrung gebrachte Erbverträge.


2Eine Unterscheidung zwischen Erbverträgen und Testamenten muss gewährleistet sein. 3Es sind die Namen der Erblasser, ihre Geburtsnamen, ihr Geburtsdatum, das Datum der Verfügung von Todes wegen und das Aktenzeichen des Amtsgerichts bzw. der Name und die Nummer der Urkundenrolle des Notars zu erfassen. 4Sobald eine Verfügung von Todes wegen nach dem Tode des Längstlebenden eröffnet ist, sind die Angaben für Auswertungen nicht mehr heranzuziehen. 5Bei der Übernahme einer Urkundensammlung eines Notars nach § 51 BNotO ist diese auf das Vorhandensein nicht eröffneter Erbverträge durchzusehen. 6Wird eine notarielle Urkunde, die sich in einer bei einem Amtsgericht verwahrten Sammlung von Notariatsakten befindet, zur Eröffnung in Nachlasssachen zu den Gerichtsakten genommen, so ist eine mit einem Vermerk über die erfolgte Eröffnung zu versehende beglaubigte Abschrift (Kopie) dieser Urkunde in die Notariatsakten einzufügen.



(12) Testamente und Erbverträge, die sich seit mehr als 30 Jahren in amtlicher Verwahrung befinden (§ 351 FamFG), sind in geeigneter Weise z. B. unter „Bemerkungen“ besonders kenntlich zu machen.



(13) 1Die nach dem Tode des Erblassers an das Nachlassgericht abgelieferten Verfügungen von Todes wegen (§§ 2259, 2300 BGB) werden bis zu ihrer Eröffnung von der Geschäftsstelle bei den Akten aufbewahrt. 2Ein abgeliefertes gemeinschaftliches Testament verbleibt auch nach der Eröffnung bei den Akten, wenn der Überlebende nicht die besondere amtliche Verwahrung verlangt. 3Dasselbe gilt für Erbverträge, die nicht in die besondere amtliche Verwahrung genommen waren (§ 2300 BGB).



(14) 1Für die Erteilung beglaubigter oder einfacher Abschriften von eröffneten eigenhändigen Testamenten sind grundsätzlich Ablichtungen dieser Testamente zu verwenden. 2Ist dies im Einzelfall nicht möglich, darf ausnahmsweise auch eine Abschrift erteilt werden. 3Enthält das Testament Wörter oder Zahlen, die nicht durch Handschrift, sondern durch Druck oder auf andere mechanische Weise hergestellt sind, so ist dies bei beglaubigten Abschriften in dem Beglaubigungsvermerk unter genauer Bezeichnung der Wörter oder Zahlen ersichtlich zu machen; bei einfachen Abschriften solcher Testamente ist der Abschrift ein entsprechender Vermerk beizufügen.



(15) 1Die bei den Erbrechtsregisterdaten erfassten Personen müssen anhand ihres Geburts- und Familiennamens auffindbar sein; ggf. ist auch die Nummer der Erfassung in den Verwahrungsdaten anzugeben. 2Bei gemeinschaftlichen Verfügungen von Todes wegen gilt dies für alle Beteiligte; der Bezug zu der jeweils anderen Person ist sicherzustellen. 3Dies gilt auch für die nach Abs. 11 erfassten Personendaten.



(16) 1Bringt ein Konsularbeamter eine von ihm nach § 11 Abs. 1 des Konsulargesetzes vom 11. 9. 1974 (BGBl. I S. 2317) beurkundete Verfügung von Todes wegen in die besondere amtliche Verwahrung, so sind die vorstehenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden. 2Wird ein derartiges Testament dem Erblasser aus der besonderen amtlichen Verwahrung zurückgegeben, so ist nach Abs. 9 zu verfahren.





Zusatzbestimmungen



1.
Noch nicht eröffnete, mit notariellen Urkundensammlungen übernommene Erbverträge und gerichtlich beurkundete, nicht in die besondere amtliche Verwahrung gebrachte Erbverträge sind neu zu erfassen.


2.
Noch nicht eröffnete Testamente und Erbverträge und eröffnete gemeinschaftliche Testamente und Erbverträge, soweit sie Anordnungen enthalten, die erst nach dem Tode des Überlebenden wirksam werden, mit abweichendem Registerzeichen sind neu zu erfassen und besonders kenntlich zu machen.


3.
Eröffnete letztwillige Verfügungen, Erbscheine und ähnliche Zeugnisse, gegenüber dem Nachlassgericht abzugebende Erklärungen und deren Anfechtung aus der Zeit vor Einführung der Fachanwendung (Altbestand) sind nachträglich zu erfassen, wenn seit der Eröffnung, Erteilung oder Abgabe noch nicht 30 Jahre vergangen sind.


4.
1Die vollständige Erfassung setzt bezüglich der nicht in besonderer amtlicher Verwahrung befindlichen Verfügungen von Todes wegen die Durchsicht der Register voraus. 2Bei Zweifeln sind die Akten, Dokumenten- und Urkundensammlungen heranzuziehen.


5.
Bis zum Abschluss der Erfassung sind in die Prüfung, ob bereits Akten vorhanden sind, die sich auf dieselbe Person beziehen, zusätzlich die Verzeichnisse mit den noch nicht in der Fachanwendung erfassten Personendaten einzubeziehen.


6.
1Alljährlich im Oktober hat die Geschäftsstelle zu prüfen, ob noch Verfügungen solcher Personen aufbewahrt werden, deren Tod gerichtskundig ist. 2Sie nutzt die Auswertungsfunktionen gemäß Absatz 11 und ergänzt Liste 5 gemäß Absatz 12. 3Ist die Erfassung noch nicht abgeschlossen oder nicht gewährleistet, dass die Auswertungsfunktionen alle nicht in besondere amtliche Verwahrung genommenen, nicht eröffneten letztwilligen Verfügungen umfassen, sind in die Prüfung zusätzlich die Altregister einzubeziehen.


7.
Die in § 351 FamFG vorgesehenen Ermittlungen über das Fortleben des Erblassers sind in den Fällen, in denen das Fortleben bereits festgestellt ist, spätestens alle fünf Jahre zu wiederholen.




§ 28
Nachlass- und Teilungssachen



(1) 1Bei jeder Neuerfassung einer Nachlasssache hat die Geschäftsstelle zu prüfen, ob Akten über denselben Erblasser nach dem Erbrechtsregister (IV und VI) vorhanden sind; sie hat diese, soweit nötig, heranzuziehen. 2Für die gegenseitige Verweisung ist außer bei den erfassten Daten auch auf den Aktenumschlägen bzw. den Aktenvorblättern zu sorgen; mit Genehmigung der Behördenleitung kann die gegenseitige Verweisung bei den erfassten Daten unterbleiben.



(2) 1Die Verhandlungen über Auseinandersetzungen eines Ehegatten mit seinen oder seines Ehegatten Kindern sind zu etwa vorhandenen Vormundschafts- oder Pflegschaftsakten zu nehmen.



(3) 1Wird einem Beteiligten von dem Nachlassgericht ein Abwesenheitspfleger für das Auseinandersetzungsverfahren bestellt (§ 364 FamFG), so ist die Abwesenheitspflegschaft als Teil dieses Verfahrens zu behandeln.



(4) 1Zu den unter VI zu erfassenden Angelegenheiten gehören die Verfahren zur Einrichtung von Nachlasspflegschaften und -verwaltungen, die Erklärungen gegenüber dem Nachlassgericht, die Verfahren auf Erteilung von Erbscheinen oder ähnlichen Zeugnissen sowie die sonstigen Handlungen, die zur Zuständigkeit des Nachlassgerichts oder des in § 344 Absatz 4 FamFG genannten Amtsgerichts gehören, ferner auch das Verfahren mit dem Zweck der Feststellung, dass ein anderer Erbe als der Fiskus oder eine an seine Stelle tretende Körperschaft nicht vorhanden ist (§ 1964 BGB). 2Weitere Beispiele für die Erfassung unter VI sind:



-
Sicherstellung des Nachlasses,


-
Bestimmung einer Inventarfrist oder einer Erklärungsfrist in den Fällen des § 355 Abs. 1 FamFG,


-
die Erklärungen über die Annahme oder die Ausschlagung einer Erbschaft oder des Amtes als Testamentsvollstrecker,


-
die Anfechtung solcher Erklärungen,


-
die Anfechtung einer Verfügung von Todes wegen,


-
die Aufhebung der fortgesetzten Gütergemeinschaft durch den überlebenden Ehegatten,


-
der Verzicht eines Abkömmlings auf seinen Anteil an dem Gesamtgut der fortgesetzten Gütergemeinschaft (§§ 1492, 1491 BGB),


-
die Anmeldung der Forderung eines Nachlassgläubigers (§ 2061 BGB),


-
die Verfahren der Stundung eines Pflichtteilsanspruchs (§ 362 FamFG),


-
Vermittlung der Erbauseinandersetzung usw.


(5) 1Mitteilungen der Standesämter an das für ihren Sitz zuständige Nachlassgericht sind nach der Erfassung unter dem Registerzeichen AR unverzüglich an das nach § 343 FamFG zuständige Nachlassgericht weiterzuleiten. 2Bei diesem sind sie und die entsprechenden Mitteilungen des Amtsgerichts Schöneberg in Berlin (Hauptkartei für Testamente), sofern nicht bereits Vorgänge vorhanden sind und soweit zu Maßnahmen kein Anlass besteht, nach Erfassung der Personendaten zu den Sammelakten zu bringen. 3Wird später ein Verfahren eingeleitet, so sind die Mitteilungen zu den Akten dieses Verfahrens zu nehmen.



(6) 1Wird das Nachlassgericht erst nach Eingang einer Mitteilung oder einer Abgabeverfügung des Amtsgerichts Schöneberg in Berlin tätig (§ 343 Abs. 1 FamFG i. V. m. §§ 7 und 6 Abs. 2 ZustErgG, § 343 Abs. 2 FamFG), so sind die Anträge gleichwohl nach Maßgabe der Liste 5 zu erfassen; eine nochmalige Erfassung nach Eingang der Mitteilung oder der Abgabeverfügung unterbleibt.



(7) 1Den Akten über Nachlasspflegschaften und -verwaltungen ist nach Eingang des Nachlassverzeichnisses eine Nachweisung entsprechend der Liste 8 vorzuheften. Die Vorschriften in § 29 Abs. 1 Satz 2 und 3 gelten entsprechend.





§ 29
Betreuungssachen und betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen



(1) 1Betreuungssachen (§ 271 FamFG) und Genehmigungen einer freiheitsentziehenden Unterbringung von Personen, die einen Dritten hierzu bevollmächtigt haben (§ 312 Nummer 1 zweite Alternative FamFG, § 1906 Absatz 5 BGB), werden nach Maßgabe der Liste 7b, betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen (§ 340 FamFG) werden nach Maßgabe der Liste 7 erfasst. 2Den Akten ist, wenn Vermögen zu verwalten ist, nach Eingang des Vermögensverzeichnisses eine Nachweisung vorzuheften (Liste 8). 3Der Präsident des Oberlandesgerichts kann Anordnungen über eine weitere Ausgestaltung der Nachweisung (z. B. Hinweise auf Schlussrechnung, Verpflichtung, Sicherheitsleistung u. ä.) sowie darüber erlassen, wem die Ausfüllung obliegt. 4Die Behördenleitung kann anordnen, dass Fristen für Rechnungslegungen und Vermögensübersichten besonders überwacht werden.



(2) Verfahren über einstweilige Anordnungen sind aus den angelegten Akten oder einem Beiheft zu bearbeiten.



(3) 1Auf Anordnung des Rechtspflegers können Sonderhefte für Schriftstücke, die Vergütungen, Aufwendungsersatz, Aufwandsentschädigungen und Jahresrechnungslegung betreffen, gebildet werden, die bei den zugehörigen Akten aufzubewahren sind. 2Auf dem Aktenumschlag bzw. dem Aktenvorblatt ist auf die Sonderhefte zu verweisen.



(4) 1Die von den Betreuern und Pflegern eingereichten Nachweise über besondere Kenntnisse im Sinne des Vormünder- und Betreuervergütungsgesetzes können vorbehaltlich ihrer Zustimmung in Sammelakten geführt werden. 2In der Zustimmung müssen die Betreuer erklären, dass sie mit der Wiederverwendung der Nachweise für Zwecke der Vergütungsfestsetzung einverstanden sind. 3Die Sammelakten sind verschlossen aufzubewahren.



(5) 1Anzeigen und Mitteilungen an das Betreuungsgericht, die zu Maßnahmen keinen Anlass geben, sind alphabetisch (ein- oder mehrjährig geordnet) in Sammelmappen abzulegen bzw. auf Anordnung der Behördenleitung nach Erfassung der Personendaten zu Sammelakten zu bringen. 2Wird später ein Verfahren eingeleitet, so sind die Vorgänge zu den Akten dieses Verfahrens zu nehmen.



(6) Geht eine betreuungsgerichtliche Zuweisungssache in eine Betreuung über, so ist nach Erfassung der Sache als Betreuungssache nach Maßgabe der Liste 7b das Aktenzeichen des Betreuungsverfahrens bei den für Bemerkungen vorgesehenen Angaben zu erfassen.





§ 29a
Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung
oder freiheitsentziehenden Maßnahmen



(1) 1Verfahren auf Genehmigung einer freiheitsentziehenden Unterbringung unter Betreuung stehender Personen (§ 1906 Absatz 2 BGB) und der Einwilligung in eine ärztliche Zwangsmaßnahme (§ 1906a Absatz 2 BGB) sind aus den Betreuungsakten zu bearbeiten. 2Das Gleiche gilt für freiheitsentziehende Maßnahmen gemäß § 312 Nr. 2 FamFG (§ 1906 Abs. 4 BGB).



(2) 1Unterbringungsverfahren werden nach Maßgabe der Liste 9a erfasst. 2Verfahren, in denen eine Unterbringungsmaßnahme nach § 312 Nrn. 1 bis 3 FamFG genehmigt worden ist, sind bei den nach Liste 7b erfassten Daten besonders kenntlich zu machen. 3Die betreffenden Akten sind ebenfalls besonders zu kennzeichnen.



(3) 1Die verfügten Fristen zur Überwachung der Dauer und der Überprüfung der Unterbringung und Unterbringungsmaßnahme sind bei den nach Liste 2 erfassten Daten besonders kenntlich zu machen. 2Ist der Zeitraum, für den die Unterbringung und Unterbringungsmaßnahme genehmigt ist, abgelaufen und kein Antrag gestellt worden oder wird der Untergebrachte entlassen, so sind die Akten dem Richter vorzulegen. 3In den Fällen der § 313 Abs. 3, § 314 FamFG obliegt die Fristenkontrolle dem Gericht, in dessen Bezirk die betroffene Person untergebracht ist.



(4) Verfahren über einstweilige Anordnungen sind aus den angelegten Akten oder einem Beiheft zu bearbeiten.





§ 29b
Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen



(1) 1Verfahren



a)
auf Freiheitsentziehung nach §§ 415 ff. FamFG,


b)
nach § 312 Nummer 4 FamFG,


c)
auf richterliche Entscheidung nach sonstigen landesrechtlichen Bestimmungen


sind nach Maßgabe der Liste 9 unter dem Registerzeichen XIV zu erfassen. 2Um das Auffinden der Verfahrensakten zu ermöglichen, ist der berechtigungsgesteuerte Zugriff auf die erfassten Personendaten der Verfahrensbeteiligten sicherzustellen.



(2) 1Bei jeder Neuerfassung eines Freiheitsentziehungs- oder Unterbringungsverfahrens hat die Geschäftsstelle zu prüfen, ob bereits Akten über dieselbe betroffene Person mit dem Registerzeichen XIV vorhanden sind; sie hat diese, soweit nötig, heranzuziehen. 2Das Ergebnis der Prüfung ist auf dem Aktendeckel bzw. dem Aktenvorblatt zu vermerken. 3Für die gegenseitige Verweisung ist außer bei den erfassten Verfahrensdaten auch auf den Aktenumschlägen bzw. den Aktenvorblättern zu sorgen.



(3) 1Die Fristen zur Überwachung der Dauer der Unterbringung sind bei den nach Liste 2 erfassten Daten besonders kenntlich zu machen. 2Die betreffenden Akten sind ebenfalls besonders zu kennzeichnen.



(4) 1Auf dem Aktenumschlag bzw. dem Aktenvorblatt ist an deutlich sichtbarer Stelle der jeweils nächste Prüfungstermin (§ 421 Nr. 2, § 329 Abs. 1, § 333 FamFG) zu vermerken und nach Erledigung durchzustreichen.



(5) 1Das Aktenzeichen wird durch das Registerzeichen XIV und durch die laufende Nummer im Register gebildet. 2Als Unterscheidungsmerkmal wird bei Angelegenheiten nach dem Bundesgesetz der Buchstabe B und bei Angelegenheiten nach Landesgesetz der Buchstabe L hinzugefügt (z. B. XIV 132/04 B; XIV 587/04 L).



(6)1In den Fällen der sofortigen Unterbringung durch die Verwaltungsbehörde ist die Akte als Sofortsache unverzüglich dem Richter vorzulegen.



(7) 1Hat das Beschwerdegericht die Freiheitsentziehung oder Unterbringung angeordnet, so sind die Akten alsbald nach Rückkehr dem Richter zur Bestimmung eines Überwachungstermins vorzulegen.





§ 29c





e) Landwirtschaftssachen



§ 30
Register und Namenverzeichnis für Landwirtschaftssachen



(1) 1Gerichtlichen Verfahren in Landwirtschaftssachen werden nach Maßgabe der Liste 18 mit dem Registerzeichen Lw erfasst.



(2) 1Zu erfassen sind die Namen des Antragstellers, des Antragsgegners, der sonstigen Beteiligten und der Grundstückseigentümer, sofern sie aus den Akten ersichtlich sind. 2Um das Auffinden der Verfahrensakten zu ermöglichen, ist der berechtigungsgesteuerte Zugriff auf die erfassten Personendaten der Verfahrensbeteiligten sowie die Suche nach Jahrgängen oder Jahrgangsgruppen sicherzustellen. 3In Zuweisungssachen ist der Name des Erblassers zugleich auch bei den Erbrechtsregisterdaten zu erfassen.





§ 31





f) Gerichtliche Entscheidungen des Amtsgerichts über Justizverwaltungsakte



§ 32
Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte



Anträge nach § 30a des Einführungsgesetzes zum Gerichtsverfassungsgesetz (EGGVG) werden nach Maßgabe der Liste 27 unter dem Registerzeichen VAk erfasst. Eine Auswertung nach Jahrgängen ist vorzusehen.





§§ 33 bis 37





II. Landgerichte und Oberlandesgericht

a) Zivilsachen



§ 38
Erstinstanzliche Prozesssachen des Landgerichts



(1) Die erstinstanzlichen Zivilprozesssachen vor dem Landgericht und der Kammer für Handelssachen und Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens werden nach Maßgabe der Liste 20, die Verfahren nach dem Therapieunterbringungsgesetz werden nach Maßgabe der Liste 21 mit dem Zusatz „Th" erfasst.



(2) 1Zu den unter dem Registerbuchstaben O einzutragenden bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten zählen insbesondere

-
die Zivilprozesse einschließlich der Urkunden-, Wechsel- und Scheckprozesse,
-
die Arreste und Anträge auf Erlass eines Beschlusses zur vorläufigen Kontenpfändung,
-
einstweilige Verfügungen,
-
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, die Anträge auf Aufhebung oder Abänderung der Vollstreckbarerklärung und die Verfahren auf Aufhebung von Schiedssprüchen, soweit hierfür ausnahmsweise auf Grund staatsvertraglicher Regelungen die Landgerichte zuständig sind*,
-
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Anwaltsvergleichen (§ 796a ZPO),
-
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung ausländischer Vollstreckungstitel,
-
die Anträge auf Aufhebung oder Abänderung einer solchen Vollstreckbarerklärung,
-
die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Entscheidungen nach Art. 38 VO (EG) Nr. 44/2001 (§ 1 Absatz 2 AVAG).

2Anträge auf Bestätigung inländischer Titel als Vollstreckungstitel (§ 1079 ZPO) und Anträge auf Berichtigung oder Widerruf gerichtlicher Bestätigungen (§ 1081 ZPO) sind ohne Neuerfassung zu den Akten zu nehmen.





(3) 1Zu den Anträgen außerhalb eines anhängigen Rechtsstreits (OH) gehören z. B. Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung (§ 769 Absatz 1, § 771 Absatz 3 ZPO), Anträge auf selbstständige Beweisverfahren (§ 485 ff. ZPO) und Anträge nach § 127 GNotKG.



(4) 1Über Arreste, einstweilige Verfügungen und Verfahren zur vorläufigen Kontenpfändung werden stets besondere Blattsammlungen angelegt; wenn aber die Hauptsache anhängig ist, werden sie nicht gesondert, sondern bei den Hauptakten aufbewahrt.



(5) 1Über die O-Sachen wird ein 5 bis 10 Jahrgänge umfassendes alphabetisches Namenverzeichnis nach dem Namen des Beklagten geführt; der Name des Klägers (Antragstellers) ist ebenfalls zu vermerken.



(6)1Über die Termine zur mündlichen Verhandlung wird ein Verhandlungskalender (Liste 29) geführt.





§ 38a
Erstinstanzliche Prozesssachen des Oberlandesgerichts



(1) Die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, die Anträge auf Aufhebung der Vollstreckbarerklärung, die Anträge auf Aufhebung von Schiedssprüchen, die Anträge auf gerichtliche Entscheidung in den in § 1062 Absatz 1 Nummern 1 bis 3 ZPO genannten Fällen, die Verfahren nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrensgesetz, die Freigabeverfahren nach dem Aktien- und Umwandlungsgesetz (§§ 246a, 319 AktG, 16 UmwG) ‚ die Musterfeststellungsklagen (§§ 606 bis 614 ZPO) sowie die Entschädigungsklagen (§ 201 GVG) und die den Entschädigungsklagen vorausgehenden PKH-Anträge gemäß § 117 ZPO sind nach Maßgabe der Liste 20 zu erfassen.





(2) 1Die Anträge auf Vollstreckbarerklärung von Schiedssprüchen, die Anträge auf Aufhebung der Vollstreckbarerklärung und die Anträge auf Aufhebung von Schiedssprüchen werden unter dem Registerbuchstaben Sch erfasst. 2Die Anträge auf gerichtliche Entscheidung in den in § 1062 Abs. 1 Nrn. 1 bis 3 ZPO genannten Fällen werden unter SchH, die Verfahren nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrengesetz werden unter dem Registerzeichen Kap erfasst. 3Die Freigabeverfahren nach dem Aktien- und Umwandlungsgesetz (§§ 246a, 319 AktG, 16 UmwG) werden unter dem Registerzeichen AktG, die Entschädigungsklagen sowie die den Entschädigungsklagen vorausgehenden PKH-Anträge unter dem Registerzeichen EK erfasst. 4Die Musterfeststellungsklagen werden unter dem Registerzeichen MK registriert. 5Anträge auf Bestätigung inländischer Titel als Vollstreckungstitel (§ 1079 ZPO) und Anträge auf Berichtigung oder Widerruf gerichtlicher Bestätigungen (§ 1081 ZPO) sind ohne Neuerfassung zu den Akten zu nehmen.



(3) 1Über die Termine zur mündlichen Verhandlung wird ein Verhandlungskalender (Liste 29) geführt.





§ 39
Berufungs-, Beschwerde- und sonstige Zivilsachen
des Landgerichts und des Oberlandesgerichts



(1) 1Die Register für Berufungs-, Beschwerde- und sonstige Zivilsachen sind für die Landgerichte und das Oberlandesgericht gleich. 2Sie unterscheiden sich lediglich in den zu verwendenden Registerbuchstaben.



(2) 1Das Berufungsregister für Zivilsachen wird für alle Sachen, einschließlich der Landwirtschaftssachen, bei dem Landgericht und dem Oberlandesgericht nach der Liste 23 geführt. 2Die Entgegennahme der Berufungen kann die Behördenleitung für alle Kammern (Senate) einer besonderen Abteilung der Geschäftsstelle übertragen, die über die Berufungen eine Hauptliste zu führen hat und insbesondere zur Erteilung der Notfristzeugnisse berufen ist. 3Die Hauptliste kann in Karteiform geführt werden; etwaige Schriften sind zu Sammelakten zu nehmen.



(3) 1Zu den Anträgen außerhalb eines in der Berufungsinstanz anhängigen Rechtsstreits (SH, UH) gehören z. B. Anträge auf Einstellung der Zwangsvollstreckung (§ 771 Abs. 3 ZPO). 2Einstweilige Anordnungen ohne vorangegangenes amtsgerichtliches Verfahren (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) vor dem Landgericht sind unter SH zu erfassen.



(4) 1Die Akten sind an das Gericht erster Instanz zurückzusenden, wenn die Berufung erledigt ist. 2Falls die Beendigung der Instanz (z. B. durch Vergleich, rechtskräftiges Urteil usw.) nicht ohne weiteres ersichtlich ist, gilt eine Berufung als erledigt, wenn sie zurückgenommen wird oder die Zurücknahme zu den Akten angezeigt und in dem zur mündlichen Verhandlung bestimmten Termin ein Antrag nicht gestellt wird. 3Im übrigen gilt sie als erledigt, wenn das Verfahren seit sechs Monaten nicht betrieben worden ist.



(5) 1In das Beschwerderegister (Liste 23) gehören alle Beschwerden, über die das Gericht zu entscheiden hat. 2Nicht hierher gehören also z. B. Anträge auf Änderung einer Entscheidung des beauftragten oder ersuchten Richters bzw. des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle sowie Aufsichtsbeschwerden aller Art; diese Anträge und Beschwerden werden zu den einschlägigen Akten genommen oder, wenn solche nicht bestehen, in das Allgemeine Register eingetragen. 3Die Behördenleitung kann die Führung einer Hauptliste wie in Absatz 2 anordnen.



(6) 1Mit denjenigen Zivilsachen, die nicht unter die vorausgegangenen Vorschriften fallen, werden Sammelakten und, wenn die Tätigkeit des Landgerichts oder des Oberlandesgerichts sich nicht auf eine einmalige Entscheidung beschränkt, Sonderakten angelegt. 2Die erforderlichen näheren Anordnungen trifft die Behördenleitung. 3Es kommen u. a. in Frage die Schriften und Entscheidungen der Zivilkammer oder des Zivilsenats als oberen Gerichts, z. B. bezüglich der Bestimmung des zuständigen Gerichts nach § 36 ZPO, § 2 des Gesetzes über die Zwangsversteigerung, § 5 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit und die Entscheidungen über die Ablehnung von Gerichtspersonen.



(7) 1Über die Berufungsprozesse (S, U) wird ein alphabetisches Namenverzeichnis nach dem Namen des Berufungsbeklagten geführt; der Name des Berufungsklägers ist ebenfalls zu vermerken. 2Die Behördenleitung kann bestimmen:



a)
ob das Namenverzeichnis für mehrere Jahrgänge anzulegen ist,


b)
dass das Namenverzeichnis in anderer Weise, z. B. nach dem Namen des Beklagten, geführt wird,


c)
dass das Namenverzeichnis entfällt, wenn eine Hauptliste nach Absatz 2 geführt wird.


(8) 1Über die Termine zur mündlichen Verhandlung wird ein Verhandlungskalender (Liste 29) geführt.





§ 39a
Beschwerden und einstweilige Anordnungen in Familiensachen
des Oberlandesgerichts



(1) 1Die Beschwerdeverfahren und einstweilige Anordnungen (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) vor dem Familiensenat des Oberlandesgerichts einschließlich der diesen vorausgehenden Anträge auf Gewährung von Verfahrenskostenhilfe werden unter den Registerzeichen UF, UFH und WF nach Liste 25a erfasst. 2Unter UF sind alle Beschwerden nach § 58 FamFG gegen Endentscheidungen in richterlichen Verfahren in Familiensachen (ausgenommen Kostenentscheidungen) zu erfassen; hierzu gehören auch Beschwerden gegen einstweilige Anordnungen. 3Beschwerden in Familiensachen gegen Endentscheidungen, für die der Rechtspfleger zuständig ist, sind unter WF zu erfassen. 4Die sonstigen Beschwerden, die sich nicht gegen Endentscheidungen richten, sowie alle Beschwerden gegen Kostenentscheidungen sind ebenfalls unter WF zu erfassen. 5Sind sonstige Beschwerden (z. B. in Kostenangelegenheiten) nach der Geschäftsverteilung nicht einem Familiensenat zugewiesen, so kann der Präsident bestimmen, dass diese Beschwerden als Beschwerde in Zivilsachen nach Maßgabe der Liste 23 erfasst werden.



(2) 1Als Anträge außerhalb eines bei dem Gericht anhängigen Verfahrens sind nur solche Anträge anzusehen, die zur Zuständigkeit des Familiensenats gehören. 2Unter UFH sind auch die einstweiligen Anordnungen ohne vorangegangenes amtsgerichtliches Verfahren (§ 50 Abs. 1 Satz 2 FamFG) zu erfassen.



(3) 1Über die Termine zur mündlichen Verhandlung wird ein Verhandlungskalender (Liste 29) geführt.



(4) 1Um das Auffinden der Verfahrensdaten zu ermöglichen, ist der berechtigungsgesteuerte Zugriff auf die erfassten Personendaten der Verfahrensbeteiligten sicherzustellen. 2Betrifft das Verfahren ein Kind, ist zusätzlich auch dessen Name zu erfassen.



(5) 1§ 39 Abs. 1 gilt sinngemäß.





§ 40
Besondere Geschäfte des Präsidenten des Land-(Amts-)gerichts
und des Präsidenten des Oberlandesgerichts



(1) 1Über die bei dem Präsidenten des Oberlandesgerichts eingehenden Anträge auf Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses für Ausländer (§ 10 Abs. 2 EheG) sind Sammelakten zu führen.





Zusatzbestimmungen



1.
Die mit der verwaltungsmäßigen Prüfung und Überwachung des Schriftverkehrs im Rechtshilfeverkehr mit dem Ausland in Zivilsachen befassten Prüfungsstellen (§ 9 ZRHO) führen ein Register für den Rechtshilfeverkehr mit dem Ausland in Zivilsachen ZRH (Muster 73).


2.
Für die Anträge auf Ausstellung der Apostille nach Art. 5 Abs. 1 des Haager Übereinkommens vom 5. 10. 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Gesetz vom 21. 6. 1965 - BGBl. II S. 875 -) wird ein Register für Anträge auf Ausstellung der Apostille Ap (Muster 74) geführt.


Die Anträge auf Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers (Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens) sind zu Sammelakten zu nehmen.


Die Apostille ist mit der Urkunde dauerhaft zu verbinden.




b) Strafsachen und Bußgeldsachen



§ 41
Register, Kalender für Hauptverhandlungen, Aktenkontrolle



(1) 1Bei dem Landgericht und dem Oberlandesgericht werden Register geführt:



a)
über Berufungen (Revisionen) in Privatklagesachen (Liste 38),


b)
über Beschwerden in Straf- und Bußgeldsachen (Liste 41).


2Anträge auf Anordnung der Erzwingungshaft (§ 96 Absatz 1 OWiG), für die gemäß § 104 Absatz 1 Nummer 2 in Verbindung mit §§ 64, 82 OWiG ein Spruchkörper des Landgerichts als Gericht erster Instanz zuständig ist, sind im Beschwerderegister für Straf- und Bußgeldsachen des Landgerichts QS zu registrieren. 3Die Anträge auf Entscheidung der Strafkammer (des Strafsenats) als oberen Gerichts und über die Ablehnung von Gerichtspersonen sind nicht im Beschwerderegister zu erfassen; die Entscheidungen sind in Urschrift oder in Abschrift zu besonderen Sammelakten zu bringen, über deren Einrichtung die Behördenleitung das Nähere bestimmt. 4Anträge auf Entscheidung nach § 462a Absatz 2 Satz 3 StPO sind nach Maßgabe der Liste 43a zu erfassen. 5Im Übrigen liegt die Akten- und Registerführung über die vor dem Landgericht und dem Oberlandesgericht zu verhandelnden Straf- und Bußgeldsachen in den Händen der Staatsanwaltschaft.



(2) 1Die Akten und Sonderbände (§ 47 Absatz 1 Satz 6) werden bei Gericht unter dem Js-Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft weitergeführt. 2Zum Zeichen der Anhängigkeit bei Gericht werden dem Js-Aktenzeichen eines der folgenden Unterscheidungsmerkmale zugesetzt:



Ks

für Schwurgerichtssachen



KLs

für Sachen der großen Strafkammer (Jugendkammer)



Ns

für Berufungssachen



OWi LG

für erstinstanzliche Bußgeldsachen



NSV

für Anträge auf Anordnung der nachträglichen Sicherungsverwahrung



VSV

für Anträge auf Anordnung der vorbehaltenen Sicherungsverwahrung.



3Außerdem ist ggf. den um eines dieser Unterscheidungsmerkmale ergänzten Js-Aktenzeichen die Nummer der Abteilung der zuständigen Geschäftsstelle des Landgerichts (Kammerbezeichnung) voranzusetzen. 4Das sich hiernach ergebende Aktenzeichen für das Verfahren beim Landgericht lautet also z. B. 3 KLs 4 Js 10/92. 5Die Geschäftsstelle des Gerichts teilt der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft zum Js-Register mit, bei welcher Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts das Verfahren anhängig ist. 6Von dieser Mitteilung kann die Geschäftsstelle des Gerichts nur im Einvernehmen mit der Staatsanwaltschaft grundsätzlich oder für bestimmte Fälle absehen (z. B. wenn die zuständige Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts der Staatsanwaltschaft bereits bekannt ist oder bei dem Gericht nur eine Geschäftsstellenabteilung für Straf- und Bußgeldsachen besteht).



(3) In Straf- und Bußgeldsachen wird ein Kalender für Hauptverhandlungen nach Liste 42 geführt.



(4) Der Aktenverkehr wird kontrolliert:



a)
bei dem Landgericht durch die Aktenkontrolle (Liste 52); § 18 Absatz 6 findet entsprechende Anwendung,


b)
bei dem Oberlandesgericht in Auslieferungssachen durch die Aktenkontrolle (vgl. zu a), während im Übrigen die Kontrolle durch den Kalender für Hauptverhandlungen erfolgt.


(5) Die Bewährung ist in einem Bewährungsheft zu führen, das nach Abschluss der Bewährung in den Hauptakten zu verwahren ist.





Zusatzbestimmungen



1.
Ist rechtskräftig Strafaussetzung zur Bewährung, Aussetzung der Verhängung von Jugendstrafe oder Aussetzung der Jugendstrafe zur Bewährung bewilligt oder ist eine Verwarnung mit Strafvorbehalt ausgesprochen worden, so ist der Bewährungsfall in das Bewährungsregister BRs (Muster 46) einzutragen. Das Aktenzeichen der Hauptakten gilt auch für das überwachende Gericht, jedoch ist die Nummer des Bewährungsregisters in Klammern hinzuzusetzen, z. B. 4 Ks/8 Js 6478/91 (3 BRs 3/92). Das Gericht hat das Bewährungsaktenzeichen der Behörde, in deren Aktenregister die Hauptakten eingetragen sind, alsbald mitzuteilen; dort ist es im Register zu vermerken.


Zu jeder Nummer des Bewährungsregisters ist ein Bewährungsheft anzulegen. Zu dem Bewährungsheft sind zu nehmen:


a)
eine beglaubigte Abschrift der gerichtlichen Entscheidungen, die den Bewährungsfall betreffen, mit Gründen,


b)
sämtliche die Bewährung betreffenden Beschlüsse, Verfügungen, Gesuche, Eingaben und andere Eingänge.


Nach Abschluss der Überwachung sind die Bewährungshefte in den Hauptakten zu verwahren.


2.
Mit der Erhebung der öffentlichen Klage endet die Zuständigkeit des bisherigen Haftrichters. Befindet sich in den Fällen des § 41 Abs. 2 bei Eingang der Akten ein Beschuldigter in dieser Sache in Untersuchungshaft, so teilt die Geschäftsstelle des Gerichts zum Register für einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs bzw. der Geschäftsstelle des Gerichts der Vorinstanz mit, bei welcher Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts das Verfahren anhängig ist.




§ 42
Angelegenheiten der Strafvollstreckungskammer



(1) 1Bei dem Landgericht wird für Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer ein Register StVK nach Liste 47 geführt. 2Zu dem Register ist ein alphabetisches Namenverzeichnis nach dem Namen des Verurteilten zu führen.



(2) 1Die Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer nach §§ 462a, 463 StPO sind aus den Akten der zugrunde liegenden Strafsache zu bearbeiten, in denen auch die Urschriften der Entscheidungen verbleiben. 2Auf Anordnung der Behördenleitung sind Abschriften der Entscheidungen zu Sammelakten zu nehmen oder in sonst geeigneter Weise zu verwahren (z. B. als Datei zu speichern).



1Auf Anordnung der Behördenleitung kann die laufende Bearbeitung der Angelegenheiten der Strafvollstreckungskammern aus dem jeweiligen Vollstreckungs- oder Bewährungsheft erfolgen. 4Im Schriftverkehr ist zusätzlich das Aktenzeichen der Strafsache anzugeben, z. B.: 1 StVK 23/92 (12 Js 130/92 StA Düsseldorf). 5Entscheidungen der Strafvollstreckungskammern anderer Bundesländer nach §§ 462a, 463 StPO und nach dem IRG, die nach den dort geltenden Bestimmungen nicht zu den Hauptakten, sondern zu besonderen Heften genommen worden sind, verbleiben in diesen Vorgängen. 6Beglaubigte Abschriften der Entscheidungen sind zu Verfahrensakten und zum Vollstreckungsheft sowie zum Bewährungsheft zu nehmen, sofern ein solches angelegt ist.



(3) 1Die Verfahren nach §§ 109, 119a, 138 Abs. 2 StVollzG werden in besonderen Akten geführt; im Übrigen gelten Absätze 1 und 2 entsprechend.



(4) 1Für die Verfahren nach §§ 50, 58 Abs. 3, § 71 Abs. 4 IRG gelten Absätze 1 und 2 entsprechend.





Zusatzbestimmungen



1Zusatzbestimmung 1 zu § 41 ist entsprechend anzuwenden. 2Bei Aussetzung des Strafrestes oder der Unterbringung zur Bewährung in mehreren Strafsachen gegen einen Verurteilten reicht die Anlegung eines Bewährungsheftes in einem der am längsten aufzubewahrenden Hauptverfahren aus. 3Zu den Akten der übrigen Strafsachen ist eine beglaubigte Abschrift der Entscheidungen zu nehmen. 4Nach Abschluss der Überwachung ist das Bewährungsheft in den Hauptakten der in Satz 2 bezeichneten Strafsache zu verwahren.





§ 43
Unterrichtung des Haftrichters über Entscheidungen zur Haftfrage



1Die Geschäftsstellen der Beschwerdegerichte und der Oberlandesgerichte (§§ 122, 126 Abs. 3, § 126a Abs. 3 Satz 3, § 354 Abs. 2 Satz 1 letzte Alternative StPO) leiten eine Ausfertigung der Entscheidung, die sich mit einer haftrichterlichen Entscheidung oder Zuständigkeit befasst, dem nach §§ 125, 126 Abs. 1 oder 2 StPO zuständigen Gericht unmittelbar zu.





c) Gerichtliche Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Justizverwaltungsakte



§ 44
Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte



1Anträge nach den §§ 23 - 30 des Einführungsgesetzes zum Gerichtsverfassungsgesetz (EGGVG) werden nach Maßgabe der Liste 27 unter dem Registerzeichen „VA“ erfasst. 2Eine Auswertung nach Jahrgängen ist vorzusehen. 3Gehört die Sache zur Zuständigkeit eines Strafsenats, so ist dem Registerzeichen ein „s“ anzuhängen.





d) Verwaltungsbeschwerden und Bußgeldsachen des Oberlandesgerichts nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen)



§ 44a
Verwaltungsbeschwerden und Bußgeldsachen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen)



Die zur Zuständigkeit des Oberlandesgerichts gehörenden Verwaltungsbeschwerden gegen Verfügungen der Kartellbehörden nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie nach § 75 Absatz 4 des Gesetzes über die Elektrizitäts- und Gasversorgung (Energiewirtschaftsgesetz – EnWG) werden nach Maßgabe der Liste 27a und Bußgeldverfahren wegen einer Ordnungswidrigkeit nach dem GWB und nach § 98 EnWG werden nach Maßgabe der Liste 27b unter dem Registerzeichen „Kart“ erfasst.



e) Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Entscheidungen der Vergabekammern



§ 44b
Entscheidungen des Oberlandesgerichts über Entscheidungen der Vergabekammern



1Die zur Zuständigkeit des Oberlandesgerichts gehörenden Entscheidungen zur Erteilung des Zuschlags bei Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor den Vergabekammern (§ 115 Abs. 2 Sätze 2 und 3 GWB) und über sofortige Beschwerden gegen Entscheidungen der Vergabekammern (§ 116 GWB) werden entsprechend der Liste 28 jahrgangsweise unter dem Registerzeichen „Verg“ erfasst. 2Das Aktenzeichen wird durch die Ziffer des betreffenden Senats, das Registerzeichen, die laufende Nummer und die Jahreszahl gebildet (z. B. 4 Verg 1/99).



f) Disziplinarverfahren und berufsgerichtliche Verfahren



§ 45
Erstinstanzliche Verfahren
1)



(1) 1Erstinstanzliche Verfahren



a)
bei dem Dienstgericht für Richter,


b)
bei dem Senat für Notarsachen,


c)
bei der Kammer für Steuerberater- und Steuerbevollmächtigtensachen,


d)
bei der Kammer für Wirtschaftprüfersachen


werden nach Maßgabe der Liste 61 erfasst.



(2) 1Die Termine zur mündlichen Verhandlung werden nach Maßgabe der Liste 2 erfasst.



(3) Anträge auf Enthebung vom Amt des Beisitzers gemäß § 104 Absatz 2 der Bundesnotarordnung sind nach Maßgabe der Liste 3 zu erfassen.





§ 45a
Berufungs- und Beschwerdeverfahren
1)



(1) 1Berufungs- und Beschwerdeverfahren sowie für Verfahren über Anträge auf gerichtliche Entscheidung



a)
bei dem Dienstgerichtshof für Richter,


b)
bei dem Anwaltsgerichtshof für Rechtsanwälte,


c)
bei dem Senat für Steuerberater- und Steuerbevollmächtigtensachen,


d)
bei dem Senat für Wirtschaftsprüfersachen


werden nach Maßgabe der Liste 62 erfasst. 2Zu den zu erfassenden Anträgen auf gerichtliche Entscheidung gehören alle Anträge außerhalb eines anhängigen Berufungs- oder Beschwerdeverfahrens, über die das Gericht erst- oder zweitinstanzlich zu entscheiden hat.



(2) 1Die Termine zur mündlichen Verhandlung werden nach Maßgabe der Liste 2 erfasst.



(3) Anträge auf Enthebung vom Amt des patentanwaltlichen Mitglieds gemäß § 89 Absatz 3 Patentanwaltsordnung, vom Amt des Beisitzers gemäß § 101 Absatz 2 des Steuerberatergesetzes oder nach § 77 Absatz 2 der Wirtschaftsprüferordnung sind nach Maßgabe der Liste 3 zu erfassen.





III. Staatsanwaltschaften, Generalstaatsanwaltschaft, Gerichte



a) Zivilsachen und Entschädigungssachen für Strafverfolgungsmaßnahmen



§ 46
Zivilsachen



(1) 1Ehe- und Todeserklärungssachen werden nicht registriert, wenn die Staatsanwaltschaft von dem Verfahren lediglich Kenntnis nimmt, es sei denn, dass der Sachbearbeiter eine Kontrolle der Sache anordnet.



(2) 1Das Register für Zivilsachen der Staatsanwaltschaft (Liste 48) wird nach dem Namen des Beklagten (Gegners) und, wenn dies die Staatsanwaltschaft selbst ist, nach dem Namen des Klägers geführt.



(3) 1Die Generalstaatsanwaltschaft führt über die Zivilsachen ein Register (Muster 49); Absatz 2 gilt sinngemäß. 2Die entstehenden Vorgänge werden, soweit nichts anderes verfügt ist, den Hs-Akten der Staatsanwaltschaft einverleibt, sonst zu Sammelakten genommen.





§ 46a
Entschädigungssachen für Strafverfolgungsmaßnahmen



(1) 1Anträge nach §§ 8, 9 des Gesetzes über die Entschädigung für Strafverfolgungsmaßnahmen (StrEG) sind zu den Hauptakten zu nehmen. 2Mit den Anträgen nach §§ 10, 11 StrEG sind bei der Prüfungsstelle unter dem Aktenzeichen des zugrundeliegenden Ermittlungsverfahrens Sonderhefte zu den Hauptakten anzulegen. 3Nach Abschluss des Entschädigungsverfahrens sind die Sonderhefte bei den Hauptakten aufzubewahren.



(2) 1Die Festsetzungsstelle führt ein StrEs-Register nach Muster 57 AktO. 2Es werden Blattsammlungen angelegt. 3Die Sonderhefte der Prüfungsstellen verbleiben bis zur rechtskräftigen Entscheidung über den Entschädigungsantrag bei diesen Blattsammlungen. 4Danach werden sie zu den Hauptakten genommen.





b) Strafsachen und Bußgeldsachen



§ 47
Staatsanwaltschaft



(1) 1Bei der Staatsanwaltschaft wird das Register für Strafsachen und Bußgeldsachen Js (Liste 32) / UJs (Liste 33) geführt. 2In dieses Register sind einzutragen:



a)
Anträge auf Strafverfolgung,


b)
eingehende Anzeigen, die sich gegen eine bestimmte Person richten,


c)
Ermittlungen der Staatsanwaltschaft von Amts wegen,


d)
Anklageerhebungen ohne Anstellung vorheriger Ermittlungen,


e)
beschleunigte Verfahren nach § 212 StPO,


f)
vereinfachte Jugendverfahren nach § 76 JGG,


g)
Einsprüche gegen Bußgeld- oder Einziehungsbescheide (§ 69 Abs. 3, §§ 67, 87 Abs. 2 und 3, § 88 Abs. 3 OWiG),


h)
Wiederaufnahme- oder Nachverfahren in Bußgeldsachen (§ 85 Abs. 4 Satz 2, § 87 Abs. 4 Satz 2 OWiG),


i)
Verfahren bei Einziehungen nach § 430 ff. StPO,


j)
Sicherungsverfahren (§ 413 ff. StPO),


k)
Mitteilungen der Polizei über einen Selbstmord, über einen Unglücksfall ohne Schuld eines Dritten, über einen Brand oder über das Auftauchen von Falschgeld,


l)
Privatklagesachen, die das Gericht der Staatsanwaltschaft zur Übernahme der Strafverfolgung vorlegt,


m)
Verfolgungssachen, die die Verwaltungsbehörde wegen Anhaltspunkten für eine Straftat an die Staatsanwaltschaft abgibt (§ 41 Abs. 1 OWiG) oder die die Staatsanwaltschaft wegen Zusammenhangs mit einer Straftat übernimmt (§ 42 OWiG),


n)
Anträge der Finanzbehörden auf Erlass eines Strafbefehls in Steuerstrafsachen,


o)
Ersuchen ausländischer Behörden um Rechtshilfe durch Vollstreckung einer im Ausland verhängten Strafe oder sonstigen Sanktion,


p)
Bußgeldsachen gemäß § 3 der Verordnung über sachliche Zuständigkeiten für die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten vom 2.3.2010 (GVBl. LSA S. 106).




3In Sachen, die zur Zuständigkeit des Jugendrichters, des Jugendschöffengerichts oder der Jugendkammer gehören, erhält das Aktenzeichen hinter der Jahreszahl den Zusatz „jug", der von der Jahreszahl durch einen Punkt zu trennen ist. 4Der Leiter der Staatsanwaltschaft kann im Einvernehmen mit dem Präsidenten des Landgerichts (Amtsgerichts) bestimmen, dass der Zusatz „jug" für bestimmte oder alle Sachen entfällt. 5Im Falle der Einleitung eines Verfahrens auf Anordnung der nachträglichen Sicherungsverwahrung (§ 66b StGB) oder der vorbehaltenen Sicherungsverwahrung (§ 66a StGB) kann für diese Verfahren ein Sonderband angelegt werden. 6Dieser Sonderband erhält das Aktenzeichen des früheren Verfahrens mit dem Zusatz „NSV“ (für Anträge auf Anordnung der nachträglichen Sicherungsverwahrung) oder „VSV“ (für Anträge auf Anordnung der vorbehaltenen Sicherungsverwahrung). 7Die Anlage des Sonderbandes ist auf dem Aktendeckel des Hauptbandes zu vermerken. 8Zur Zählung der in Satz 5 genannten Verfahren für die Monatsübersicht ist, sofern dies nicht auf andere Weise sichergestellt werden kann, eine einfache Zählliste zu führen.



(2) 1Alle Straf- und Bußgeldsachen, die in das Js-Register nach Absatz 1 eingetragen werden und deren Akten über die Staatsanwaltschaft zum Gericht gelangen, werden bei Gericht unter dem Js-Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft weitergeführt. 2Zum Zeichen der Anhängigkeit bei Gericht werden dem Js-Aktenzeichen durch das Gericht folgende Unterscheidungsmerkmale vorangesetzt:



Ks

für Schwurgerichtssachen

KLs

für Sachen der großen Strafkammer (Jugendkammer)

Ls

für Schöffengerichtssachen (Jugendschöffengerichtssachen)

Ds

für Sachen des Strafrichters (Jugendrichters)

Cs

für Strafbefehlssachen

OWi

für Bußgeldsachen

Ns

für Berufungssachen.



3Vor das Unterscheidungsmerkmal wird die arabische Nummer der Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts gesetzt.



(3) 1Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt und Mitteilungen nach Absatz 1 Satz 2 Buchstabe l), in denen ein Beschuldigter nicht genannt ist, sind in ein vereinfachtes Register nach Liste 33 (UJs) einzutragen. 2Verfahren gegen Unbekannt werden auch dann im UJs-Register geführt, wenn seitens der Staatsanwaltschaft ermittelt wird. 3In das Js-Register nach Absatz 1 sind Verfahren gegen Unbekannt erst zu übernehmen, wenn gegen einen namentlich bezeichneten Beschuldigten ermittelt wird.



(4) 1Zu den Registern nach Absatz 1 und 3 ist ein alphabetisches Namenverzeichnis zu führen. 2Außerdem kann ein besonderes Namenverzeichnis geführt werden für



a)
Todesermittlungen nach dem Namen des Verstorbenen,


b)
Brandermittlungen nach dem Namen des Geschädigten,


c)
sonstige Verfahren gegen unbekannte Täter nach dem Namen des Verletzten, notfalls des Tatorts.


3Soweit bei der Staatsanwaltschaft eine Zentralnamenkartei eingerichtet ist, sind besondere Namenverzeichnisse zu den Registern nicht mehr zu führen.



(5) 1Mitteilungen, die nicht auf Einleitung eines Strafverfahrens abzielen, sind in das Allgemeine Register AR (Liste 3) einzutragen. 2Dies gilt insbesondere für Mitteilungen der Amtsgerichte über die Eröffnung eines Konkurs- bzw. Insolvenzverfahrens; veranlasst die Staatsanwaltschaft Ermittlungen, so ist die Sache in das Js-Register einzutragen.



(6) 1Die Haftprüfungstermine nach § 122 Abs. 4 StPO sind durch die gemäß § 6 Abs. 6 zu führende Haftkontrolle zu überwachen.



(7) ...



(8) 1Hat das Gericht in Bußgeldsachen eine Sachentscheidung getroffen, so werden die Akten der Verwaltungsbehörde Bestandteil der staatsanwaltschaftlichen Akten. 2Sind die Akten der Verwaltungsbehörde nach Abschluss des gerichtlichen Verfahrens dieser zur Vollstreckung des Bußgeldbescheides zurückzugeben, weil der Einspruch zurückgenommen oder rechtskräftig verworfen worden ist, so sind die bei Gericht angefallenen Schriftstücke, insbesondere die Urschrift der gerichtlichen Entscheidung, zurückzubehalten. 3Den Akten der Verwaltungsbehörde ist eine Ausfertigung der rechtskräftigen gerichtlichen Entscheidung oder eine beglaubigte Abschrift der Rücknahmeerklärung beizufügen.



(9) 1Über alle Vollstreckungen in Strafsachen und Bußgeldsachen wird das Vollstreckungsregister (Liste 55) geführt. 2Die angeordnete nachträgliche oder vorbehaltene Sicherungsverwahrung ist als selbstständige Vollstreckung zu behandeln. 3Die Behördenleitung kann für die Vollstreckung von Geldbeträgen eine vereinfachte Registrierung anordnen. 4Das VRs-Aktenzeichen ist zum Js-Register (Liste 32) bzw. zum Register für Privatklage- und Bußgeldsachen des Amtsgerichts (Liste 34) mitzuteilen; dort ist es in der Spalte Bemerkungen zu vermerken. 5Soweit über Vollstreckungen besondere Vollstreckungshefte gebildet werden, sind sie, ebenso wie die Gnadenhefte, in den Hauptakten zu verwahren. 6Anlegung und Inhalt des Vollstreckungsheftes richten sich nach §§ 15, 16 StVollstrO.





Zusatzbestimmungen



1.
In Bewährungsfällen ist das vom überwachenden Gericht mitgeteilte Bewährungsaktenzeichen in dem Register, in dem die Hauptakten eingetragen sind, zu vermerken. Etwaige Bewährungshefte sind, ebenso wie die Vollstreckungs- und Gnadenhefte, in den Hauptakten zu verwahren.


2.
Über Gnadensachen wird ein Register für Gnadensachen Gns (Liste 56) geführt.


Art und Umfang der Eintragungen in das Register sowie die Führung des Gnadenheftes und der dazugehörigen Sonderhefte regelt die Gnadenordnung für das Land Sachsen-Anhalt.




§ 48
Generalstaatsanwaltschaft



(1) 1Die Generalstaatsanwaltschaft führt ein Register für erstinstanzliche Strafsachen OJs (Liste 32). 2In diesem Register werden auch die sich aus eingetragenen Verfahren ergebenden Strafvollstreckungen überwacht. 3Zu dem OJs-Register ist, sofern nach der Zahl der Sachen ein Bedürfnis besteht, ein Namenverzeichnis zu führen.



(2) 1Über Revisionen gegen Urteile in Strafsachen und über Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen sowie Rechtsbeschwerdeverfahren nach § 87j IRG wird das Register für Revisionen in Strafsachen und für Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen Ss (Liste 39) geführt. 2In dieses Register sind die Revisionen in Strafsachen und die Rechtsbeschwerden sowie die Anträge auf Zulassung der Rechtsbeschwerde in Bußgeldsachen, ferner die Anträge auf Wiederaufnahme des Verfahrens, die sich gegen eine rechtskräftige Bußgeldentscheidung richten, sowie Rechtsbeschwerdeverfahren nach § 87j IRG einzutragen.



(3) 1Die Haftprüfungstermine nach § 122 Abs. 4 StPO in OJs-Sachen sind durch die gemäß § 6 Abs. 6 zu führende Haftkontrolle zu überwachen.



(4) 1Ist die Generalstaatsanwaltschaft zuständig, in einem Vorverfahren nach § 24 Abs. 2 EGGVG zu entscheiden, so sind die Vorgänge über das Vorverfahren im AR-Register zu erfassen; die lfd. Nr. erhält den Zusatz „VorV".



(5) 1Berichte mit Sachdarstellung und Beurteilung der Rechtslage und Stellungnahmen zu solchen Berichten sind in die Berichtsliste (Liste 37) einzutragen; hierzu gehören auch Stellungnahmen der Generalstaatsanwaltschaft zu Anträgen auf gerichtliche Entscheidung gemäß §§ 23 bis 30 EGGVG und die Mitwirkung der Generalstaatsanwaltschaft in Beschwerdesachen, über die das Oberlandesgericht entscheidet, sowie in Haftprüfungsverfahren nach §§ 121 ff. StPO.



(6) 1Über die Beschwerden, über die nach § 21 der Strafvollstreckungsordnung der Generalstaatsanwalt zu entscheiden hat oder die sonst gegen eine Maßnahme oder Entscheidung einer Staatsanwaltschaft erhoben werden, wird eine Beschwerdeliste Zs (Liste 40) geführt. 2Wird die Beschwerde der Vollstreckungsbehörde zur Beifügung der Vorgänge übersandt, so ist ihr Wiedereingang lediglich durch die Spalte 5 der Liste zu überwachen. 3Die Beschwerdeschrift ist nach Erledigung zu den übrigen Strafvollstreckungsvorgängen zu nehmen. 4Anträge und Beschwerden in Justizverwaltungssachen sowie Beschwerden, über die das Oberlandesgericht entscheidet, gehören nicht in die Beschwerdeliste.



(7) 1Verfahren nach dem Gesetz über die Internationale Rechtshilfe in Strafsachen und Überstellungsverfahren (gegen den Willen des Verurteilten) nach dem Zusatzprotokoll vom 18. Dezember 1997 sind nach Maßgabe der Liste 50 zu erfassen.





Zusatzbestimmungen



1.
Über Haftentscheidungen des Oberlandesgerichts (§§ 121 ff. StPO) wird ein Register für Haftentscheidungen des Oberlandesgerichts HEs (Liste 44) geführt.


2.
Über Gnadensachen wird ein Register für Gnadensachen Gns (Liste 56) geführt. Art und Umfang der Eintragungen in das Register sowie die Führung des Gnadenheftes und der dazugehörigen Sonderhefte regelt die Gnadenordnung für das Land Sachsen-Anhalt.


§ 49
Handakten, Hilfsakten



(1) 1Werden Akten der Staatsanwaltschaft im Laufe des gewöhnlichen Geschäftsganges dem Gericht vorgelegt oder zur Erforschung des Sachverhalts an andere Behörden versandt, so sind Handakten anzulegen, die stets in den Händen der Staatsanwaltschaft verbleiben. 2Zu diesen sind nur die den inneren Dienst betreffenden Schriftstücke, namentlich der Schriftwechsel über die Sachbehandlung mit vorgesetzten Behörden und Behörden anderer Verwaltungen, ferner z. B. die Entwürfe zu Anklageschriften zu nehmen. 3Der Sachbearbeiter kann anordnen, dass Schriftstücke aus den Handakten zu den Hauptakten oder umgekehrt genommen werden.



(2) 1Die Handakten bilden eine nach § 3 Abs. 4 zu behandelnde Blattsammlung mit dem Aktenzeichen der Hauptakten, dem die Buchstaben „HA" anzufügen sind (z. B. 4 Js 120/92.HA). 2Sie werden, wenn die Sache an eine andere Staatsanwaltschaft endgültig abzugeben ist, mit den Hauptakten an diese abgegeben.



(3) 1Die Handakten werden bei den Hauptakten aufbewahrt. 2Handakten, die keine die Berichtspflicht in Strafsachen betreffenden Aktenbestandteile enthalten oder in denen ein zur Ablieferung an das Staatsarchiv geeignetes gesondertes Berichtsheft angelegt worden ist, können bei der Weglegung der Hauptakten vernichtet werden, sofern die Behördenleitung dies allgemein angeordnet hat. 3Werden die Hauptakten versandt, so ersetzt ein Handaktenvermerk das in § 5 Abs. 3 vorgeschriebene Kontrollblatt. 4Bei den Handakten werden auch die bis zur Rückkunft der Hauptakten eingehenden, zu diesen gehörenden Schriften gemäß § 5 Abs. 3 gesammelt und geordnet.



(4) 1In Haftsachen sind grundsätzlich Hilfsakten anzulegen; diese Akten sollen die Staatsanwälte in die Lage versetzen, das Verfahren auch dann sachgemäß zu fördern, wenn die Hauptakten nicht zur Verfügung stehen.





§ 50
Allgemeine Vorschriften



(1) 1Die in den Registern der Staatsanwaltschaft eingetragenen Straf- und Bußgeldakten sind - mit Ausnahme der Handakten (§ 49) - dem mit der Sache befassten Gericht auf Verlangen jederzeit vorzulegen. 2Der Sachbearbeiter ist von der Vorlage zu unterrichten; einer Verfügung des Sachbearbeiters bedarf es jedoch nicht.



(2) 1Nach Eingang der Akten mit dem rechtkräftigen Urteil sind in allen Fällen die Akten dem zuständigen Staatsanwalt (Amtsanwalt) vorzulegen.



(3) 1Im Falle der Verweisung einer Sache durch das Berufungs- oder Revisionsgericht an ein anderes als das zuerst mit der Sache befasste Gericht sind die Akten nach dem Eintritt der Rechtskraft an die Staatsanwaltschaft bei dem Gericht abzugeben, an das die Sache verwiesen wurde. 2Im Falle der Wiederaufnahme eines Verfahrens sind die Akten an die Staatsanwaltschaft des nach § 140a GVG zuständigen Gerichts abzugeben. 3Nach endgültiger Erledigung des Verfahrens (einschließlich der Strafvollstreckung) obliegt die Aufbewahrung der Akten der zuletzt mit der Sache befassten Staatsanwaltschaft.



(4) 1Die Schriften, welche die Wiederaufnahme eines durch rechtskräftiges Urteil geschlossenen Verfahrens betreffen, sind zu den Akten zu nehmen, in denen sich das angegriffene Urteil befindet.





§ 51
Zentrale Registerführung



(1) 1Wird das Register für Strafsachen und Bußgeldsachen Js bei der Staatsanwaltschaft auf Anordnung des Ministeriums der Justiz zentral geführt, gilt, sofern in der Anordnung nichts abweichendes bestimmt ist, folgendes:



a)
2Alle staatsanwaltschaftlichen Verfahren nach § 47 - ausgenommen die Verfahren gegen Unbekannt - sind in einem zentralen Js-Register entsprechend dem Inhalt des Musters 31 innerhalb eines Jahres fortlaufend zu nummerieren.


b)
3Mit der Eintragung in das zentrale Js-Register sind Aufkleber für die erforderlichen Karteikarten und den Aktendeckel zu fertigen. 4Die von der registerführenden Stelle anzulegenden Karteikarten für die Bewegungskartei sind mit den Akten der zuständigen Abteilung der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft zuzuleiten.


c)
5Die jährlich fortlaufende Nummer des zentralen Js-Registers kann durch Paginierstempel im Register, auf dem Aktendeckel und auf den Karteikarten angebracht werden.


d)
6Zum Zwecke der zeitlichen Gliederung ist zu Beginn eines jeden Arbeitstages dessen Datum in Spalte 1 des zentralen Js-Registers am oberen Rand des jeweils ersten offenen Feldes einzutragen. 7Erst dann ist mit den Eintragungen zu beginnen.


e)
8Die für die Aktenführung zuständige Abteilung der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft, bei der die Bewegungskartei geführt wird, ist in der Spalte 2 des zentralen Js-Registers zu vermerken.


f)
9Im zentralen Js-Register kann von der Übertragung der Verfahren älterer Jahrgänge gemäß § 2 Abs. 3 Satz 2 und 3 abgesehen werden.


g)
10Zu dem zentralen Js-Register ist eine alphabetische Namenkartei zu führen, für die ein nach Buchstabe b) mit gefertigter Aufkleber verwendet werden kann.


h)
11Wird das zentrale Js-Register zwar in Karteiform, aber nicht in fortlaufender Nummernfolge geführt, ist eine Hilfsliste über die fortlaufende Nummerierung zu führen, um


-
den Namen des Beschuldigten und die zuständige Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft ermitteln zu können, falls nur das Js-Aktenzeichen ohne Zusatz der Nummer der Geschäftsstelle bekannt ist,


-
die Prüfung der Vollständigkeit der angefallenen Akten zu ermöglichen.


(2) 1Bei den staatsanwaltschaftlichen Zweigstellen ist ein eigenes zentrales Js-Register zu führen. 2Die Behördenleitung bestimmt für dieses Register in Ergänzung zu dem zentralen Js-Register der Staatsanwaltschaft eine Zahlengruppe, um bereits aus der Js-Nummer die Registrierung bei der Zweigstelle erkennen zu können (z. B. für Hauptregister Zahlengruppe Js 1 - 29 999, für Zweigstellenregister Zahlengruppe Js 30 000 ff.).



(3) 1Die Abgabe der Akten an das Gericht ist in der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft auf der Karteikarte der Bewegungskartei zu vermerken. 2Ein Vermerk im zentralen Js-Register ist nicht erforderlich. 3Den Akten ist die bei der Eintragung in das zentrale Js-Register angelegte zweite Karteikarte für die gerichtliche Bewegungskartei beizufügen. 4Entsprechend Satz 1 bis 3 ist auch zu verfahren, wenn die Akten über die Staatsanwaltschaft einem Rechtsmittelgericht zugeleitet werden.



(4) 1Die Geschäftsstelle des Gerichts teilt der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft zur Bewegungskartei mit, bei welcher Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts das Verfahren anhängig ist. 2Von dieser Mitteilung kann die Geschäftsstelle des Gerichts nur im Einvernehmen mit der Staatsanwaltschaft grundsätzlich oder für bestimmte Fälle absehen (z. B. wenndie zuständige Abteilung der Geschäftsstelle des Gerichts der Staatsanwaltschaft bereits bekannt ist oder bei dem Gericht nur eine Geschäftsstelle für Strafsachen besteht).



(5) 1ln den staatsanwaltschaftlichen und gerichtlichen Geschäftsstellen für Strafsachen und Bußgeldverfahren wird jeweils eine Bewegungskartei mit Karten DIN A 5 entsprechend dem Muster 31a geführt; eine Aktenkontrolle wird in diesen Fällen bei den Gerichten nicht geführt. 2Die Behördenleitung bestimmt, ob die Kartei nach dem Js-Aktenzeichen oder nach dem Namen des Beschuldigten/Betroffenen zu ordnen ist. 3Auf der Karteikarte sind jeweils, soweit erforderlich, der Verbleib der Akten und die sonstigen Bewegungen festzuhalten (§ 5 Abs. 1). 4So sind auf der Karteikarte u. a. auch die Versendung, zeitweilige Verausgabung und Abgabe der Akten zu vermerken. 5Außerdem können bei Bedarf auch sonstige Hinweise sowie Fristen und Termine vorgemerkt werden. 6Falls die Karteikarte der Bewegungskartei für versandte oder zeitweilig verausgabte Akten in der Kartei gesondert verwahrt wird, kann auch das Aktenkontrollblatt (§ 5 Abs. 3) entfallen. 7Dabei ist sicherzustellen, dass die bis zur Rückkunft der Akten eingehenden Schriftstücke ordnungsgemäß und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden und dass die vorgeschriebenen Fristenkontrollen zeitgerecht durchführbar sind.



(6)

a)

1Die Karteikarte der Bewegungskartei der Staatsanwaltschaft verbleibt in der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft bis zur Weglegung der Akten (einschließlich der Zeit für die Vollstreckung).


b)

2Die Karteikarte der Bewegungskartei des Gerichts verbleibt in der Geschäftsstelle des Gerichts bis zum Abschluss des gerichtlichen Verfahrens in der Instanz (einschließlich der Zeit für Zwischenermittlung und Entscheidung über Beschwerden und Vollstreckungen in Jugendgerichtssachen). 3Bei Berufung geht die Karteikarte des Gerichts mit den Akten an das Berufungsgericht. 4Es ist wie bei Abgabe an ein anderes Gericht innerhalb des Geschäftsbereichs der registerführenden Staatsanwaltschaft gemäß Absatz 9 zu verfahren.



(7) 1Zur Zählung der in das zentrale Js-Register einzutragenden Bußgeldsachen für die Monatsübersicht nach der Zählkartenerhebung bei der Staatsanwaltschaft sind für jede Erhebungseinheit Zählblätter nach dem Muster 31b zu führen.



(8) 1Abgaben und Verbindungen von Verfahren innerhalb der Staatsanwaltschaft sind von der bisher zuständigen Geschäftsstelle der registerführenden Stelle entweder unter Zuleitung der Akten oder durch entsprechende Benachrichtigung mitzuteilen. 2Im zentralen Js-Register wird die Abgabe bzw. Verbindung sowie die neu zuständige Geschäftsstelle vermerkt. 3Die Karte der Bewegungskartei geht mit den Akten an die neu zuständige Geschäftsstelle.



(9) 1Abgaben und Verbindungen von Verfahren innerhalb des Gerichts sowie Abgaben an ein Gericht innerhalb des Geschäftsbereichs der registerführenden Staatsanwaltschaft sind von der bisher zuständigen Geschäftsstelle des Gerichts der zuständigen Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft zur Berichtigung des Vermerks auf der Karteikarte der Bewegungskartei anzuzeigen.



2Die Karte der gerichtlichen Bewegungskartei geht mit den Akten an die neu zuständige Geschäftsstelle des Gerichts bzw. an das neu zuständige Gericht innerhalb des Bezirks der Staatsanwaltschaft.



(10) 1Für abgetrennte Verfahren ist wie bei Neuanfall bei der registerführenden Stelle der Staatsanwaltschaft die Eintragung im zentralen Js-Register und die Anlegung der erforderlichen Karteikarten herbeizuführen.



(11) 1Bei Abgabe von Verfahren an eine andere Staatsanwaltschaft leitet die Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft die Akten mit der Karteikarte der Bewegungskartei der registerführenden Stelle zur Austragung im zentralen Js-Register zu. 2Die registerführende Stelle veranlasst dann die Versendung der Akten ohne die Karteikarten. 3Bei der neu zuständigen Staatsanwaltschaft werden die Akten des zu übernehmenden Verfahrens als Neuzugang behandelt.



(12) 1Abgaben an ein Gericht außerhalb des Geschäftsbereichs der registerführenden Staatsanwaltschaft sind von der Geschäftsstelle des bisher zuständigen Gerichts der Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft durch Übersendung der Karteikarte der gerichtlichen Bewegungskartei anzuzeigen. 2Diese teilt die Abgabe durch Zuleitung der beiden Karteikarten der registerführenden Stelle zum Austragen im zentralen Js-Register mit.



(13) 1Bei Verfahrensübernahme von einem Gericht außerhalb des Geschäftsbereichs der registerführenden Staatsanwaltschaft sind die Akten von der Geschäftsstelle des Gerichts zunächst der zuständigen Staatsanwaltschaft zur Behandlung als Neuzugang mit Eintragung im zentralen Js-Register und Anlegung der erforderlichen Karteikarten zuzuleiten. 2Die registerführende Stelle gibt die Akten über die zuständige Geschäftsstelle der Staatsanwaltschaft an das Gericht zurück.



(14) 1Ändert sich für ein Verfahren die Zuständigkeit des Gerichts, z. B. bei Wiederaufnahme (§ 140a Abs. 1 GVG) oder bei Zurückverweisung (§ 354 Abs. 2 StPO), so ist in der Akten- und Registerführung wie bei Abgabe an ein anderes Gericht bzw. wie bei Verfahrensübernahme von einem anderen Gericht zu verfahren.



(15) 1Im zentralen Js-Register sind demnach zu vermerken bzw. einzutragen:



-
die Abgabe innerhalb der Staatsanwaltschaft;


-
die Abgabe an eine andere Staatsanwaltschaft;


-
die Abgabe an ein Gericht außerhalb des Geschäftsbereichs der registerführenden Staatsanwaltschaft;


-
die Verbindung bei der Staatsanwaltschaft und beim Gericht;


-
der Neuzugang bei Übernahme von einer anderen Staatsanwaltschaft und von einem anderen Gericht außerhalb des Geschäftsbereichs der registerführenden Staatsanwaltschaft;


-
die durch Trennung verselbständigten Aktenvorgänge.




§ 51a
Übergangsvorschriften bei Einführung des zentralen Js-Registers



(1) 1Die vom Zeitpunkt der Einführung der zentralen Registerführung von den Staatsanwaltschaften den Gerichten zugehenden Akten, für die bei den Gerichten nur noch eine Bewegungskartei geführt wird, sind bei der Staatsanwaltschaft vor Abgabe an das Gericht wie ein Neuzugang im zentralen Js-Register unter Vermerk des bisherigen Aktenzeichens zu registrieren, auch wenn das Verfahren bereits vor der Einführung der zentralen Registerführung im Js-Register eingetragen war. 2Die Übertragung ist im alten Register unter Hinweis auf die neue Eintragung zu vermerken.



(2) 1Neueintragungen im zentralen Js-Register wegen der Übergangsregelungen nach Absatz 1 sind entweder im Register besonders zu kennzeichnen oder es ist für sie ein besonderer Nummernblock vorzusehen. 2Für diese Neueintragungen dürfen bei den Staatsanwaltschaften Zählkarten nicht neu angelegt werden; in den bereits angelegten Zählkarten ist lediglich das Aktenzeichen zu berichtigen.





c) Disziplinarverfahren, anwaltsgerichtliche und berufsgerichtliche Verfahren



§ 52
Register für Vorverfahren und Handaktenverzeichnis
1)



(1) 1Mitteilungen, Anträge und Anzeigen, die zur Einleitung eines anwaltsgerichtlichen Verfahrens gegen Rechtsanwälte oder eines berufsgerichtlichen Verfahrens gegen Steuerberater und Steuerbevollmächtigte sowie gegen Wirtschaftsprüfer führen können, werden nach Maßgabe der Liste 60 erfasst. 2Nach Abschluss des anwaltsgerichtlichen oder des berufsgerichtlichen Verfahrens werden die Akten der Generalstaatsanwaltschaft zur Aufbewahrung zugeleitet.





C. Schlussbestimmungen



§ 53
Sprachliche Gleichstellung



1Personen- und Funktionsbezeichnungen gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form.





§ 54
Befugnis für ergänzende Anordnungen



(1) Können Geschäfte, deren Erfassung vorgeschrieben ist, aus den zur Verfügung stehenden Daten oder Listen nicht entnommen werden, so trifft der Präsident des Oberlandesgerichts oder der Generalstaatsanwalt die erforderlichen Anordnungen.



(2) Unberührt bleibt die Befugnis der mit der Dienstaufsicht beauftragten Richter und Beamten, zur Durchführung der Aufsicht, insbesondere auch zur Regelung der Geschäftsverteilung, ergänzende Feststellungen an den für die Erfassung von Bemerkungen vorgesehenen Stellen oder durch Erfassung und Aufbereitung zusätzlicher Daten treffen zu lassen.



(3) Die Aufsichtsbehörden können sich die Zustimmung zu den in der Aktenordnung den Leitungen der nachgeordneten Behörden zugewiesenen Entscheidungen vorbehalten oder die Entscheidung selbst treffen.



(4) Allgemeine Anordnungen, die von den Präsidenten der Oberlandesgerichte und den Generalstaatsanwälten zur Durchführung der Aktenordnung getroffen werden und nicht auf einer in ihr selbst ausgesprochenen Ermächtigung beruhen, sind dem Justizministerium mitzuteilen.






Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 01: Anlage I zur Aktenordnung - Übersicht der Register, Listen, Kalender und Namensverzeichnisse

Anlage 02: Anlage II zur Aktenordnung - Verzeichnis der Muster und Listen

Anlage 03: Liste 2 - Fristen und Termine

Anlage 04: Liste 3 - Allgemeines Register

Anlage 05: Liste 3a - Güterichterverfahren

Anlage 06: Liste 4 - Urkundssachen I, II, III

Anlage 07: Liste 4a - Urkundssachen II Angelegenheiten der Beratungshilfe

Anlage 08: Liste 5 - Erbrechtssachen IV, VI

Anlage 09: Liste 5a - Erfassungsliste der Verwahrungsdaten für Verfügungen von Todes wegen

Anlage 10: Liste 6 - Bestandsliste der Vormundschaften und Pflegschaften

Anlage 11: Liste 7 - Betreuungsgerichtliche Zuweisungssachen X

Anlage 12: Liste 7b - Betreuungs- und Unterbringungssachen XVII

Anlage 13: Liste 8 - Nachweisung

Anlage 14: Liste 9 - Freiheitsentziehungs- und Unterbringungssachen

Anlage 15: Liste 9a - Verfahren auf betreuungsgerichtliche Genehmigung zur Unterbringung oder Anordnung der Unterbringung

Anlage 16: Liste 10 - Eingangsliste für Grundbuchsachen und Anlage zu Liste 10

Anlage 17: Liste 11 - Beteiligtendatenbank - Wohnungsblatt

Anlage 18: Liste 12 - Pachtkreditsachen Pk

Anlage 19: Liste 13 - Angelegenheiten der öffentlichen Register und Anlage zu Liste 13

Anlage 20: Liste 14 - Vollstreckungssachen (Abteilung I) J, K, L, N, VN

Anlage 21: Liste 14a - Vorblatt in Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungssachen

Anlage 22: Liste 15 - Vollstreckungssachen (Abteilung II) M, MZ

Anlage 23: Liste 16 - Insolvenzverfahren

Anlage 26: Muster 17 - Tabelle der in dem Konkursverfahren über das Vermögen der Firma ...

Anlage 27: Muster 17a

Anlage 28: Muster 17b

Anlage 29: Liste 18 - Landwirtschaftssachen des Amtsgerichts Lw

Anlage 30: Liste 20 - Zivilprozesssachen des Amtsgerichts C und H, des Landgerichts O und OH und des Oberlandesgerichts Sch, SchH und Kap, AktG, MK und EK

Anlage 31: Liste 21: Verfahren nach dem Therapieunterbringungsgesetz

Anlage 32: Liste 22 - Sachen des Familiengerichts F, FH

Anlage 33: Liste 23 - Berufungs- und Beschwerdesachen des Landgerichts S, SH und T und des Oberlandesgerichts U, UH und W

Anlage 34: Liste 25a - Beschwerden in Familiensachen des Oberlandesgerichts UF, UFH, WF

Anlage 35: Liste 27 - Gerichtliche Entscheidungen über Justizverwaltungsakte

Anlage 36: Liste 27a - Verwaltungsbeschwerden nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellsachen) sowie dem Energiewirtschaftsgesetz (EnWG)

Anlage 37: Liste 27b - Bußgeldsachen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie dem Energiewirtschaftgesetz (EnWG) (Kartellsachen)

Anlage 38: Liste 28 - Verfahren nach § 169 Abs. 2 Satz 5 und 6 und Abs. 4 Satz 2, § 171 GWB

Anlage 39: Liste 29 - Verhandlungskalender für Zivil- und Familiensachen des Amtsgerichts, für Zivilsachen des Landgerichts und für Zivil- und Familiensachen des Oberlandesgerichts

Anlage 40: Muster 31 - Zentrales Js - Register; Muster 31a - Karteikarte für Bewegungskartei

Anlage 41: Muster 31b - Zählblatt für Bußgeldsachen

Anlage 42: Liste 32 - Strafsachen und Bußgeldsachen der Staatsanwaltschaft Js Erstinstanzliche Strafsachen der Generalstaatsanwaltschaft OJs

Anlage 43: Liste 33 - Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt UJs

Anlage 44: Liste 34 - Privatklage- und Bußgeldsachen des Amtsgerichts Bs, OWi

Anlage 45: Liste 35 - Einzelne richterliche Anordnungen des Amtsgerichts Gs

Anlage 46: Liste 37 - Berichtsliste der Generalstaatsanwaltschaft

Anlage 47: Liste 38 - Register für Berufungen in Privatklagesachen des Landgerichts Ps und Revisionen in Privatklagesachen des Oberlandesgerichts Vs

Anlage 48: Liste 39 - Revisionen in Strafsachen Rechtsbeschwerden in Bußgeldsachen Ss

Anlage 49: Liste 40 - Beschwerdeliste der Generalstaatsanwaltschaft Zs

Anlage 50: Liste 41 - Beschwerden in Strafsachen und Bußgeldsachen des Landgerichts Qs und des Oberlandesgerichts Ws

Anlage 51: Liste 42 - Kalender für Hauptverhandlungen in Strafsachen und Bußgeldsachen

Anlage 53: Liste 43a: Verfahren über die Aussetzung der Vollstreckung des Strafrestes zur Bewährung im Fall der vorbehaltenen Sicherungsverwahrung

Anlage 54: Liste 44 - Register für Haftentscheidungen des Oberlandesgerichts HEs

Anlage 55: Liste 45 - Vollstreckungen in Jugendgerichtssachen VRJs

Anlage 56: Muster 46 - Bewährungsregister BRs

Anlage 57: Liste 46a - Bewährungsaufsichten

Anlage 58: Liste 47 - Verfahren vor der Strafvollstreckungskammer StVK

Anlage 59: Liste 48 - Zivilsachen Hs

Anlage 60: Muster 49 - Register für Zivilsachen der Generalsstaatsanwaltschaft Rs

Anlage 61: Liste 50 - Verfahren nach dem Gesetz über die Internationale Rechtshilfe in Strafsachen und Überstellungsverfahren nach dem Zusatzprotokoll vom 18. Dezember 1997 Ausl

Anlage 62: Liste 52 - Aktenkontrolle in Strafsachen und Bußgeldsachen

Anlage 63: Liste 53 - Haftmerkzettel

Anlage 64: Liste 53a - Freiheitsentziehende Maßnahmen

Anlage 65: Liste 54 - Überführungsstücke

Anlage 66: Liste 55 - Vollstreckungssachen VRs

Anlage 67: Liste 56 - Gnadensachen Gns

Anlage 68: Muster 57 - Register für Entschädigungssachen

Anlage 69: Liste 60 - Vorverfahren in Berufsgerichts-, Anwaltsgerichts und Disziplinarsachen

Anlage 70: Liste 61 - Erstinstanzliche Verfahren in Dienstgerichts-, Berufsgerichts- und Notarsachen

Anlage 71: Liste 62 - Berufungs- und Beschwerdeverfahren in Dienstgerichts- und Berufsgerichtssachen

Anlage 72: Muster 73 - Register für den Rechtshilfeverkehr mit dem Ausland in Zivilsachen ZRH

Anlage 73: Muster 74 - Register für Anträge auf Ausstellung der Apostille Ap

 


Abkürzung Fundstelle Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie immer auf die gültige Fassung der Vorschrift verlinken möchten:
http://www.landesrecht.sachsen-anhalt.de/jportal/?quelle=jlink&query=VVST-145400-MJ-20090825-SF&psml=bssahprod.psml&max=true